Hộp trọng tải như thế nào nó được thực hiện và ví dụ

các hộp tiền mặt Đó là một quá trình thường được thực hiện trong các doanh nghiệp như siêu thị, nhà hàng và ngân hàng, được thực hiện vào cuối ngày làm việc hoặc vào cuối ca làm việc. Quy trình kế toán này làm cho nhân viên thu ngân chịu trách nhiệm về số tiền trong máy tính tiền của mình.

Ngay cả với các hệ thống điểm bán hàng hiện đại được áp dụng hiện nay, vẫn cần một thủ tục để tính thu nhập tiền mặt của cửa hàng. Những kiểm soát nội bộ này là cần thiết để ngăn chặn việc quản lý tiền sai và bảo vệ tài sản chống lại mất mát hoặc trộm cắp.

Kiểm soát nội bộ vững chắc không chỉ thúc đẩy hiệu quả hoạt động, mà còn đảm bảo hồ sơ kế toán đáng tin cậy, sẽ cần thiết tại thời điểm nộp thuế.

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của việc giảm hoặc thua lỗ trong một cửa hàng là do xử lý tiền mặt kém. Khi điều tra, nguyên nhân phổ biến nhất tương ứng với việc thiếu các thủ tục hoặc kiểm soát đầy đủ.

Chỉ số

• 1 Cách tạo hộp tiền mặt?
  • 1.1 Thi công trọng tải
  • 1.2 Phân tách chức năng
  • 1.3 Thức ăn thừa hoặc mất tích
• 2 Ví dụ
  • 2.1 Kết quả trọng tải
• 3 tài liệu tham khảo

Cách kiếm tiền?

Vào đầu mỗi ca, mỗi nhân viên thu ngân nên được chỉ định ngăn kéo tiền mặt của riêng họ. Bạn phải làm cho nhân viên thu ngân đếm số tiền trong ngăn kéo để xác minh số dư ban đầu.

Bạn muốn giữ một số tiền không đổi trong hộp. Điều này đảm bảo rằng sẽ luôn có đủ tiền mặt để thay đổi cho khách hàng.

Bước tiếp theo để giữ hộp gọn gàng là gửi tiền mặt trong suốt cả ngày. Tùy thuộc vào khối lượng và số lượng giao dịch, số lượng tiền gửi sẽ được thực hiện sẽ khác nhau.

Sau khi xác định khi nào khoản tiền gửi này sẽ được thực hiện, tiền mặt được tính và phần chênh lệch của số tiền buổi sáng ban đầu được trừ đi. Máy tính tiền của máy tính tiền thường được thực hiện vào cuối ngày hoặc cuối ca làm việc của nhân viên thu ngân.

Ngăn kéo tiền mặt và nội dung của nó nên được đưa đến văn phòng hoặc khu vực cách ly khác để chuẩn bị báo cáo. Đây là thời gian để đảm bảo rằng tiền đi vào và đi ra trong ngày được thực hiện một cách hiệu quả và trung thực.

Thi hành trọng tải

Khi chuẩn bị đếm tiền, tất cả các hóa đơn lớn, séc và tem thực phẩm được đặt sang một bên và đặt sang một bên..

Đầu tiên, tổng số tiền trong hộp được tính, bao gồm séc và thu nhập từ thẻ tín dụng. Sau khi kết thúc việc thêm số tiền, con số này được so sánh thủ công với những gì hệ thống điểm bán hàng hiển thị.

Sau khi ngăn kéo tiền trở lại số tiền ban đầu được chỉ định, nó được đặt trong két hoặc nó được giao cho một nhân viên thu ngân khác đang bắt đầu ca làm việc của mình. Bây giờ, các hóa đơn và các thay đổi được đặt sang một bên được tính cùng với séc từ hộp thu ngân.

Đây là những gì tạo nên tiền gửi bán hàng của nhân viên thu ngân. Hầu hết các máy tính tiền có thể in biên lai bán hàng và biên lai tiền mặt. Các hóa đơn này cho biết nhân viên thu ngân đã bán bao nhiêu tiền và bao nhiêu tiền đã được đăng.

Nếu số tiền phù hợp với mọi thứ là tốt. Nếu không, bạn sẽ phải xem xét kỹ hơn một chút.

Tách chức năng

Bạn nên xem xét việc có hai người để vòm các hộp. Một người sẽ đếm ngăn kéo và tạo báo cáo tiền mặt hàng ngày, trong khi người còn lại sẽ chuẩn bị tiền gửi ngân hàng.

Cả hai người phải ký vào báo cáo, cho thấy trách nhiệm của họ đối với các số liệu được hiển thị. Mặc dù không có hệ thống nào có thể ngăn chặn gian lận, nhưng bản kiểm toán này sẽ giúp ngăn chặn sự đồng lõa giữa các nhân viên.

Còn lại hoặc mất tích

Khi có sự khác biệt xảy ra, tiền được tính lại để đảm bảo rằng số tiền là chính xác.

Bất kỳ thừa và / hoặc mất tích phải được điều tra. Sự khác biệt nhỏ là phổ biến và thường được gây ra bởi lỗi của con người, có thể là để giao dịch viên nói với sự thay đổi cho khách hàng. Sự khác biệt lớn nhất là những điều cần được quan sát kỹ hơn.

Sự khác biệt thường xuyên có thể là dấu hiệu của hành vi trộm cắp của nhân viên hoặc chỉ ra rằng cần phải đào tạo thêm cho một máy ATM cụ thể.

Phần còn lại / mất tích luôn có thể được tính bằng cách trừ đi số tiền trong ngăn kéo, ngoại trừ số tiền ban đầu, từ số tiền được in trên biên lai của thủ quỹ..

Tùy thuộc vào số lượng còn lại / mất tích và các trường hợp liên quan, các hành động kỷ luật có thể khác nhau. Nhân viên thu ngân đã mất vị trí của họ do thặng dư / mất tích, vì vi phạm nhiều lần hoặc thặng dư lớn hoặc mất tích.

Sự thiếu hụt thường là do hóa đơn bị mắc kẹt với nhau, nhân viên thu ngân trả lại quá nhiều trong thay đổi hoặc thậm chí có thể bỏ túi một số tiền.

Thức ăn thừa được sản xuất bằng cách lấy quá nhiều tiền từ khách hàng hoặc không nhập chính xác các mặt hàng tại điểm bán hàng.

Ví dụ

Tại cửa hàng Omega, quy trình đăng ký tiền mặt bắt đầu vào cuối ngày hôm trước, khi nhân viên thu ngân John Doe và người quản lý của anh ta chấp nhận số tiền mặt còn lại trong máy tính tiền của John..

Khi John đi làm vào sáng hôm sau, anh ta bắt đầu với số tiền còn lại trong hộp. Vào cuối mỗi ngày làm việc, anh ấy hoặc người quản lý của mình xuất bản một bản tóm tắt về hoạt động trong ngày tại máy tính tiền, để tạo một báo cáo về tổng doanh số được thực hiện bởi nhân viên thu ngân..

Để làm điều này, John đếm số lượng tiền mặt trong hộp của mình, cũng như tổng số séc, biên lai thẻ tín dụng và doanh số tín dụng của cửa hàng. Sau đó hoàn thành một mẫu như thế này:

Kết quả trọng tải

Người quản lý xem xét số tiền thực sự được sản xuất bởi hộp của John và so sánh nó với mẫu đã hoàn thành.

Nếu lượng tiền mặt trong hộp không khớp với biểu mẫu, người quản lý và John sẽ tìm cách xác định lỗi. Nếu không thể tìm thấy, một hình thức tiền mặt dư / thiếu sẽ được điền vào.

Một số công ty tính phí thu ngân bất kỳ thiếu. Những người khác chấp nhận vị trí sa thải nhân viên thu ngân sau một số lần thiếu hụt nhất định cho một số tiền nhất định. Ví dụ: ba thiếu hơn $ 10.

Người quản lý cửa hàng quyết định bạn nên để lại bao nhiêu tiền mặt hoặc đăng ký vào ngày hôm sau. Làm nhiệm vụ này cho mỗi máy ATM. Sau đó gửi vào ngân hàng tất cả tiền mặt và séc trong ngày trong một hộp ký gửi đêm.

Sau đó, người quản lý gửi báo cáo với các chi tiết về khoản tiền gửi cho kế toán để nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán.

Tài liệu tham khảo

1. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Nhân viên thu ngân cân đối. Lấy từ: en.wikipedia.org.
2. Matthew Hudson (2018). Cân bằng ngăn kéo tiền mặt. Cân bằng doanh nghiệp nhỏ. Lấy từ: thebalancesmb.com.
3. Chủ cửa hàng (2016). Cách cân bằng để rút tiền Đăng ký ngăn kéo Giống như một chuyên gia. Lấy từ: shopkeep.com.
4. Người giả (2018). Làm thế nào để cân bằng giao dịch đăng ký tiền mặt. Lấy từ: dummies.com.
5. Hồi sinh (2018). Nhân viên thu ngân cân đối. Lấy từ: revolvy.com.