Hệ thống kiểm soát hành chính kiểm soát, mục tiêu, lợi thế, ví dụ



các kiểm soát hành chính nó được định nghĩa là quá trình các nhà quản lý ảnh hưởng đến các thành viên khác trong tổ chức để thực hiện các chiến lược. Nó được thực hiện dựa trên thông tin mà các nhà quản lý nhận được.

Nó liên quan đến sự phối hợp, phân bổ nguồn lực, động lực và đo lường hiệu suất. Việc thực hành kiểm soát quản lý và thiết kế các hệ thống kiểm soát quản lý dựa trên một loạt các ngành học.

Kiểm soát hành chính ngụ ý một phép đo rộng rãi. Do đó, nó có liên quan và đòi hỏi sự đóng góp từ kế toán, đặc biệt là kế toán quản trị. Thứ hai, nó liên quan đến các quyết định phân bổ nguồn lực. Do đó, nó có liên quan và đòi hỏi sự đóng góp từ nền kinh tế, đặc biệt là từ nền kinh tế quản lý.

Thứ ba, nó ngụ ý giao tiếp và động lực làm việc. Điều này có nghĩa là nó có liên quan và đòi hỏi sự đóng góp từ tâm lý xã hội, đặc biệt là hành vi tổ chức.

Kiểm soát kém trong một công ty gây ra các mối đe dọa đáng kể, chẳng hạn như sử dụng tài nguyên không hiệu quả, xử lý lỗi, giảm lợi nhuận, thiếu tuân thủ quy định và trộm cắp hoặc chiếm dụng tài sản của nhân viên.

Chỉ số

  • 1 Lập kế hoạch và kiểm soát
  • 2 Hệ thống kiểm soát hành chính
    • 2.1 Công cụ kinh doanh
    • 2.2 Linh kiện
    • 2.3 Khó khăn
  • 3 mục tiêu
    • 3.1 Phát hiện lỗi
    • 3.2 Bằng chứng cho thấy mọi thứ hoạt động chính xác
    • 3.3 Hành động khi cần thiết
    • 3.4 Giao tiếp và động viên người lao động
    • 3.5 Thực hiện các biện pháp phòng ngừa
  • 4 Ưu điểm
    • 4.1 Hỗ trợ phân cấp
    • 4.2 Trợ giúp phối hợp
    • 4.3 Đơn giản hóa giám sát
    • 4.4 Tăng động lực
  • 5 nhược điểm
    • 5.1 Khó khăn trong việc thiết lập các tiêu chuẩn định lượng
    • 5.2 Không kiểm soát các yếu tố bên ngoài
    • 5.3 Kháng chiến của nhân viên
    • 5.4 Kinh doanh tốn kém
  • 6 Tầm quan trọng
    • 6.1 Xác minh chính sách
    • 6.2 Trách nhiệm quản lý
    • 6.3 Động cơ thúc đẩy
    • 6.4 Hiệu quả
  • 7 ví dụ
    • 7.1 Kiểm soát các yêu cầu
    • 7.2 Kiểm soát tài chính
    • 7.3 Kiểm soát hiệu suất
    • 7.4 Giám sát
    • 7.5 Kiểm soát thay đổi
    • 7.6 Kiểm soát an ninh
    • 7.7 Kiểm soát tuân thủ
    • 7.8 Điểm chuẩn
    • 7.9 Cải tiến liên tục
    • 7.10 Kiểm soát chất lượng
    • 7.11 Đảm bảo chất lượng
    • 7.12 Tự động hóa
    • 7.13 Kiểm soát dữ liệu
    • 7.14 Kiểm soát hàng tồn kho
    • 7.15 Kiểm soát tài sản
  • 8 tài liệu tham khảo

Lập kế hoạch và kiểm soát

Có một liên kết chặt chẽ giữa lập kế hoạch và kiểm soát. Lập kế hoạch là một quá trình theo đó các mục tiêu của một tổ chức và các phương pháp để đạt được các mục tiêu được thiết lập. Kiểm soát là một quá trình đo lường và chỉ đạo hiệu suất thực tế đối với các mục tiêu kế hoạch của tổ chức.

Khi các chiến lược được thiết lập và các kế hoạch được thực hiện, nhiệm vụ chính của ban quản lý là thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng các kế hoạch này được thực hiện hoặc, nếu có điều kiện, các kế hoạch được sửa đổi..

Kiểm soát hành chính là một trong những chức năng quản lý, như lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và quản lý.

Đây là một chức năng quan trọng, bởi vì nó giúp xác minh các lỗi và thực hiện các biện pháp khắc phục để giảm thiểu độ lệch của các tiêu chuẩn và đạt được các mục tiêu đã thiết lập của tổ chức theo cách mong muốn.

Kiểm soát hành chính có thể được định nghĩa là chức năng của hệ thống điều chỉnh các hoạt động khi cần thiết để đạt được kế hoạch hoặc để giữ các biến thể trong mục tiêu hệ thống trong giới hạn cho phép.

Hệ thống kiểm soát hành chính

Chúng là các hệ thống thu thập và sử dụng thông tin để đánh giá hiệu suất của các nguồn lực kinh doanh khác nhau, như con người, vật chất, tài chính và tổ chức nói chung, do kết quả của các chiến lược quản lý theo đuổi.

Do đó, chúng là tập hợp các thủ tục chính thức cần thiết cho hiệu quả hành chính và kinh tế. Người quản lý sử dụng nó để duy trì hoặc thay đổi các tiêu chuẩn trong các hoạt động của tổ chức.

Là một phần không thể thiếu trong toàn bộ hệ thống kiểm soát của một công ty, mục tiêu của nó là đảm bảo thực hiện đầy đủ và kịp thời các kế hoạch và chính sách quản lý.

Chúng có thể bao gồm từ cách cung cấp được yêu cầu đến cách sử dụng tài sản theo lịch trình, phân công được chỉ định hoặc quản lý kho.

Một hệ thống kiểm soát hành chính là cách các nhà quản lý có thể ghi lại các chiến lược hoặc chính sách tổ chức của họ. Tương tự, đó là một cách đánh giá hiệu suất của các quy trình nội bộ của công ty, so sánh chúng với các mục tiêu và chính sách đã nêu.

Công cụ kinh doanh

Hệ thống kiểm soát hành chính là một công cụ kinh doanh có thể đưa ra một dấu hiệu cho thấy tổ chức hoạt động tốt như thế nào theo các mục tiêu của nó.

Tuy nhiên, kiểm soát hành chính chỉ là một trong những công cụ mà người quản lý sử dụng để thực hiện các chiến lược mong muốn.

Các chiến lược được thực hiện không chỉ thông qua kiểm soát hành chính, mà còn với cơ cấu tổ chức, quản lý nguồn nhân lực và văn hóa tổ chức.

Linh kiện

Hệ thống kiểm soát hành chính là một công cụ giúp quản lý chỉ đạo một tổ chức hướng tới các mục tiêu chiến lược và lợi thế cạnh tranh của nó. Nó thường được hiểu rằng nó có ba thành phần:

- Thiết lập tiêu chuẩn.

- Đo lường hiệu suất thực tế theo các tiêu chuẩn này.

- Thực hiện các biện pháp khắc phục chống lại sự sai lệch so với các quy tắc và kế hoạch.

Khó khăn

Có hai khó khăn chung quanh hệ thống kiểm soát hành chính trong các công ty.

- Có thể nhận ra các khu vực cần kiểm soát nhiều hơn.

- Có thể nhận ra khi các điều khiển hiện tại không hiệu quả hoặc bị lỗi.

Mục tiêu

Các mục tiêu của kiểm soát hành chính đề cập đến độ tin cậy của thông tin tài chính, phản hồi kịp thời về việc đạt được các mục tiêu hoạt động hoặc chiến lược và tuân thủ luật pháp và các quy định..

Phát hiện lỗi

Sự bất thường trong quản trị của công ty có thể gây nguy hiểm cho việc đạt được các mục tiêu chung của công ty, khiến nó có thể mất chỗ đứng trước đối thủ cạnh tranh và cho đến khi nó ảnh hưởng đến sự tồn tại của chính nó.

Do đó, nó trở nên quan trọng để nhanh chóng phát hiện bất thường. Theo cùng một cách, bạn có thể xác định các mạch và khu vực khác nhau, mặc dù chúng không bị ảnh hưởng bởi sự bất thường hoặc lỗi nghiêm trọng, có thể được tối ưu hóa cho phúc lợi chung của công ty.

Bằng chứng là mọi thứ hoạt động chính xác

Kiểm soát hành chính kiểm tra rằng mọi thứ đều hoạt động tốt và cả mục tiêu đề xuất và cấp được thiết lập ở cấp hành chính liên quan đến lợi nhuận, bán hàng, bảo mật, v.v., đều được đáp ứng mà không có thay đổi đáng kể.

Theo cách này, công ty trở nên an toàn hơn, các tiêu chuẩn và quy trình ra quyết định hiệu quả của công ty trở nên vững chắc hơn.

Hành động khi cần thiết

Phát hiện một tình huống không hữu ích lắm nếu các hành động cụ thể không được thực hiện để chuyển hướng một tình huống tiêu cực, nhờ vào thông tin chi tiết và cụ thể được cung cấp bởi kiểm soát hành chính.

Giao tiếp và động viên người lao động

Kiến thức chính xác về tình trạng của công ty, bao gồm lỗi, sự cố và các khía cạnh được xử lý chính xác, thúc đẩy giao tiếp tốt hơn với người lao động, thúc đẩy họ đảm bảo rằng các khía cạnh cần thiết được cải thiện hoặc tuân thủ đúng đường.

Thực hiện các biện pháp phòng ngừa

Chẩn đoán sớm các vấn đề cụ thể được phát hiện bởi kiểm soát hành chính làm cho các hành động khắc phục trở nên không cần thiết, vì chúng chỉ được thay thế bằng các hành động phòng ngừa.

Ưu điểm

Ưu điểm lớn nhất của kiểm soát hành chính là nó tạo ra một chu kỳ định hướng và kiểm soát cho lãnh đạo doanh nghiệp. Ra quyết định được sắp xếp hợp lý với ít cá nhân tham gia.

Nó giúp các nhà quản lý đo lường hiệu suất thực tế và như một hướng dẫn để đạt được các mục tiêu.

Giúp phân cấp

Xu hướng hiện đại của các tổ chức kinh doanh là hướng tới phân cấp, đòi hỏi một hệ thống kiểm soát.

Trong phân cấp, thẩm quyền ra quyết định được phân tán trong toàn tổ chức.

Quản lý phải giữ quyền kiểm soát trong tay của họ để biết liệu cơ quan có được sử dụng đúng không. Không có kiểm soát hành chính đầy đủ, phi tập trung hóa không thể thành công.

Giúp phối hợp

Quy mô của các công ty hiện đại ngày càng tăng. Một lượng lớn vốn và một số lượng lớn người được tuyển dụng trong đó.

Điều này tạo ra vấn đề kiểm soát thích hợp, vì có nhiều bộ phận sản xuất và phân phối các sản phẩm khác nhau. Để phối hợp các hoạt động của họ, cần có một hệ thống kiểm soát.

Đơn giản hóa giám sát

Đơn giản hóa giám sát bằng cách báo hiệu độ lệch đáng kể. Giữ nhân viên dưới sự kiểm soát.

Một hệ thống kiểm soát tốt phát hiện điểm yếu rất nhanh. Điều này giúp mở rộng phạm vi kiểm soát ở tất cả các cấp.

Tăng động lực

Kỹ thuật kiểm soát tạo ra bầu không khí trật tự và kỷ luật trong tổ chức, tìm ra những sai lệch và xác định các yếu tố chịu trách nhiệm cho chúng.

Điều này làm tăng động lực của nhân viên, bởi vì họ biết công việc mà họ được coi là có trách nhiệm.

Nhược điểm

Một bất lợi của kiểm soát hành chính là nó có thể ngăn cản sự sáng tạo và đổi mới, bằng cách làm cho một công ty trở nên tiêu chuẩn hơn và kém linh hoạt hơn.

Thông thường, các tổ chức có kiểm soát hành chính chặt chẽ ít có khả năng thích ứng với những thay đổi trong thị trường, ngành hoặc môi trường pháp lý, có phạm vi hạn chế của các ý tưởng và kế hoạch có thể

Khó khăn trong việc thiết lập các tiêu chuẩn định lượng

Kiểm soát hành chính mất hiệu lực khi tiêu chuẩn hiệu suất không thể được định nghĩa theo thuật ngữ định lượng.

Rất khó để thiết lập một tiêu chuẩn định lượng cho hành vi của con người, mức độ hiệu quả, sự hài lòng trong công việc, động lực của nhân viên, v.v. Trong những trường hợp như vậy, thử nghiệm phụ thuộc vào quyết định của người quản lý.

Không có sự kiểm soát các yếu tố bên ngoài

Một công ty không thể kiểm soát các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như chính sách của chính phủ, thay đổi công nghệ, thay đổi thời trang, thay đổi chính sách cạnh tranh, v.v..

Kháng chiến của nhân viên

Nhân viên cơ sở có thể cảm thấy bị sa thải và không hài lòng vì họ không được phép trình bày ý tưởng của mình. Nhân viên cảm thấy rằng sự kiểm soát làm giảm tự do hành động của họ. Điều này có thể dẫn đến một doanh thu nhân sự mạnh mẽ.

Nhân viên thường chống lại sự kiểm soát. Kết quả là hiệu quả của nó bị giảm

Kinh doanh đắt

Để cài đặt một hệ thống kiểm soát hành chính tổ chức phải tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc.

Các lợi ích phải nhiều hơn chi phí liên quan, sau đó chỉ kiểm soát sẽ có hiệu quả, nếu không, nó sẽ dẫn đến không hiệu quả.

Ý nghĩa

Không có sự kiểm soát hành chính, quy trình quản lý không đầy đủ. Trong các công ty, nhu cầu kiểm soát phát sinh do một số yếu tố:

- Rất khó để thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất hoàn toàn chính xác trong các tổ chức lớn. Mặt khác, một người quản lý cần tất cả các loại thông tin kịp thời, không phải lúc nào cũng có sẵn. Kiểm soát là cần thiết để đánh giá độ chính xác của tiêu chuẩn.

- Nhân viên được ủy thác với số tiền lớn và các nguồn lực có giá trị. Tuy nhiên, trong trường hợp không có sự kiểm soát, nhân viên có thể nhượng bộ trước những cám dỗ. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả giúp giảm thiểu hành vi không trung thực của nhân viên.

- Trong trường hợp không có sự kiểm soát, nhân viên có thể thư giãn trong nỗ lực của họ và hiệu suất của họ có thể giảm xuống dưới mức bình thường.

Thông qua kiểm soát, đảm bảo rằng các nguồn lực của một tổ chức có được và được sử dụng hiệu quả để đạt được các mục tiêu mong muốn. Kiểm soát hành chính cung cấp các lợi ích sau:

Xác minh chính sách

Nó cho phép quản lý để xác minh chất lượng của các kế hoạch khác nhau. Do đó, nó có thể tiết lộ kế hoạch nào sẽ được thiết kế lại hoặc mục tiêu nào cần được sửa đổi.

Những thay đổi trong môi trường có thể làm cho các kế hoạch ban đầu không khả thi hoặc thiếu. Kiểm soát giúp xem xét và cập nhật các kế hoạch.

Trách nhiệm quản lý

Ngay cả khi người quản lý giao một số hoạt động và ủy quyền cho cấp dưới của mình, anh ta vẫn chịu trách nhiệm về hiệu suất cuối cùng.

Do đó, người quản lý phải xác minh hiệu suất của cấp dưới của mình để đảm bảo rằng họ đang sử dụng quyền hạn được ủy quyền theo cách mong muốn.

Kiểm soát hành chính cho phép các nhà quản lý thực hiện trách nhiệm của mình và đồng thời ủy quyền.

Động cơ

Truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc chăm chỉ và cung cấp hiệu suất tốt hơn. Khi họ biết rằng hiệu suất của họ đang được coi trọng và phần thưởng của họ được liên kết với đánh giá đó, họ sẽ cố gắng đóng góp những nỗ lực tốt nhất của họ.

Hiệu quả

Kiểm soát đóng góp vào hiệu quả của hoạt động, bằng cách tập trung vào việc đạt được các mục tiêu. Do đó, nó cho phép các nhà quản lý phát hiện và sửa lỗi trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, giúp giảm thiểu lãng phí và tổn thất.

Ví dụ

Kiểm soát hành chính là bất kỳ quy trình, thực tiễn, chính sách, công cụ, đo lường hoặc hệ thống nào được thực hiện để cho phép quản lý chỉ đạo các nguồn lực của một tổ chức. Sau đây là những ví dụ minh họa:

Kiểm soát yêu cầu

Chính thức ghi lại các kế hoạch theo yêu cầu và quản lý sự thay đổi của các kế hoạch này.

Kiểm soát tài chính

Kiểm soát tài chính như thực hành phát triển, giám sát và kế toán ngân sách.

Kiểm soát hiệu suất

Quá trình thống nhất một bộ mục tiêu với nhân viên và đánh giá hiệu suất liên quan đến các mục tiêu đó.

Giám sát

Giám sát hiệu suất của nhân viên để cải thiện năng suất, hiệu quả và chất lượng công việc.

Kiểm soát thay đổi

Quá trình gửi, đánh giá, phê duyệt, ưu tiên, thực hiện, truyền đạt và xem xét các thay đổi trong một tổ chức.

Kiểm soát an ninh

Thực hiện các biện pháp bảo vệ và biện pháp đối phó để tránh rủi ro cho người, tài sản và thông tin.

Kiểm soát tuân thủ

Việc thực hiện các quy trình, thủ tục, hệ thống, kiểm soát, đo lường và báo cáo để tuân thủ luật pháp, quy định, quy tắc và chính sách nội bộ.

Điểm chuẩn

Đây là quá trình liên tục đánh giá so sánh kết quả của công ty với ngành, cạnh tranh hoặc thực tiễn tốt nhất hiện tại.

Cải tiến liên tục

Đó là quá trình lặp đi lặp lại của việc đo lường mọi thứ, cải thiện chúng và đo lại chúng.

Kiểm soát chất lượng

Đảm bảo rằng các đầu ra phù hợp với các thông số kỹ thuật. Ví dụ: thực hiện quy trình kiểm tra sản phẩm trong dây chuyền sản xuất.

Đảm bảo chất lượng

Đó là quá trình ngăn chặn những thất bại chất lượng trong tương lai. Ví dụ, thực tiễn điều tra nguyên nhân gốc rễ của tất cả các lỗi chất lượng để xác định các cải tiến.

Tự động hóa

Cải thiện năng suất, hiệu quả và chất lượng bằng cách thay thế công việc bằng tự động hóa.

Kiểm soát dữ liệu

Việc kiểm soát dữ liệu trong các lĩnh vực như chất lượng dữ liệu, tổ tiên dữ liệu, bảo mật, tích hợp và tuân thủ.

Kiểm soát hàng tồn kho

Điều tiết và hạch toán hàng tồn kho để tránh thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn cung.

Kiểm soát tài sản

Kiểm soát tài sản như cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, máy móc, phần mềm và sở hữu trí tuệ.

Ví dụ: hệ thống kế toán tài sản thực hiện phân tách mối quan tâm thích hợp về tài sản.

Tài liệu tham khảo

  1. Tất cả kinh doanh (2019). Hệ thống kiểm soát hành chính là gì và tại sao chúng lại quan trọng đến vậy? Lấy từ: allbusinessadmin.com.
  2. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Hệ thống kiểm soát quản lý. Lấy từ: en.wikipedia.org.
  3. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Kiểm soát (quản lý). Lấy từ: en.wikipedia.org.
  4. Kenneth A. Thương (1982). Chức năng điều khiển của quản lý. MIT Sloan. Lấy từ: sloanreview.mit.edu.
  5. Từ điển kinh doanh (2019). Kiểm soát quản lý. Lấy từ: businessdipedia.com.
  6. John Spacey (2015). 21 Ví dụ về kiểm soát quản lý. Lấy từ: Simplitable.com.
  7. Cơ sở tri thức MBA (2019). Tầm quan trọng của kiểm soát quản lý trong một tổ chức. Lấy từ: mbaknol.com.
  8. Smriti Chand (2019). 7 Ưu điểm của kiểm soát quản lý đối với một tổ chức. Thư viện bài viết của bạn. Lấy từ: yourarticlel Library.com.
  9. Samiksha S (2019). Tầm quan trọng và hạn chế của việc kiểm soát. Thư viện bài viết của bạn. Lấy từ: yourarticlel Library.com.