Các yếu tố, mục tiêu và ví dụ kiểm soát kế toán nội bộ

các kiểm soát kế toán nội bộ nó bao gồm các phương pháp được thực hiện bởi một công ty để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin tài chính và kế toán, tuân thủ các mục tiêu hoạt động và lợi nhuận và truyền các chính sách quản lý trong toàn tổ chức. Những điều này chồng chéo các quy trình hoạt động bình thường của một công ty.

Lớp phủ này đáp ứng ý định bảo vệ tài sản, giảm thiểu lỗi và đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo cách được phê duyệt. Không có hệ thống kiểm soát nội bộ giống hệt nhau, nhưng nhiều triết lý kiểm soát liên quan đến liêm chính tài chính và thực hành kế toán đã trở thành thông lệ quản lý tiêu chuẩn..

Kiểm soát nội bộ có một mức giá, đó là các hoạt động kiểm soát thường làm chậm dòng chảy tự nhiên của các quy trình của công ty, điều này có thể làm giảm hiệu quả chung của nó. Một khái niệm quan trọng là ngay cả hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh nhất cũng sẽ không loại bỏ hoàn toàn rủi ro gian lận hoặc lỗi.

Sẽ luôn có một số sự cố, thường là do các tình huống không lường trước được hoặc một nỗ lực được xác định quá mức của một người muốn phạm tội lừa đảo.

Chỉ số

• 1 yếu tố kiểm soát kế toán nội bộ
  • 1.1 Phân tách nhiệm vụ
  • 1.2 Kiểm soát truy cập
  • 1.3 Kiểm toán vật lý
  • 1.4 Tài liệu chuẩn hóa
  • 1.5 Số dư dùng thử
  • 1.6 Hòa giải định kỳ
  • 1.7 Thẩm quyền phê duyệt
• 2 mục tiêu
  • 2.1 Bảo vệ tài sản của công ty
  • 2.2 Đảm bảo độ tin cậy và tính toàn vẹn của thông tin tài chính
  • 2.3 Đảm bảo tuân thủ pháp luật
  • 2.4 Thúc đẩy hoạt động hiệu quả và hiệu quả
  • 2.5 Hoàn thành mục tiêu và mục tiêu
• 3 ví dụ
• 4 tài liệu tham khảo

Các yếu tố của kiểm soát kế toán nội bộ

Tách nhiệm vụ

Việc phân tách các chức năng liên quan đến việc phân chia trách nhiệm cho kế toán, tiền gửi, báo cáo và kiểm toán. Các nhiệm vụ bổ sung là riêng biệt, ít có cơ hội một nhân viên thực hiện hành vi gian lận.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ chỉ có một vài nhân viên kế toán, việc chia sẻ trách nhiệm giữa hai hoặc nhiều người hoặc yêu cầu các nhiệm vụ quan trọng được đồng nghiệp xem xét có thể phục vụ cùng một mục đích.

Kiểm soát truy cập

Kiểm soát truy cập vào các phần khác nhau của hệ thống kế toán thông qua mật khẩu, khóa và hồ sơ truy cập điện tử có thể ngăn người dùng trái phép ra khỏi hệ thống, đồng thời cung cấp cách kiểm toán việc sử dụng hệ thống để xác định nguồn lỗi hoặc sai lệch.

Kiểm toán vật lý

Kiểm toán vật lý bao gồm việc đếm tiền mặt thủ công và bất kỳ tài sản vật chất nào được đăng ký trong hệ thống kế toán; ví dụ, hàng tồn kho, vật liệu và công cụ.

Số lượng vật lý có thể tiết lộ sự khác biệt được giấu kỹ trong số dư của các tài khoản, được bỏ qua trong hồ sơ điện tử.

Việc đếm tiền mặt tại các điểm bán hàng có thể được thực hiện hàng ngày hoặc thậm chí vài lần mỗi ngày. Các dự án lớn hơn, chẳng hạn như đếm hàng tồn kho thủ công, nên được thực hiện ít thường xuyên hơn, có thể hàng quý.

Tài liệu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn hóa các tài liệu được sử dụng cho các giao dịch tài chính - như hóa đơn, yêu cầu nội bộ của vật liệu, biên lai hàng tồn kho và báo cáo chi phí đi lại - có thể giúp duy trì tính nhất quán trong việc lưu giữ hồ sơ theo thời gian.

Việc sử dụng các định dạng tài liệu tiêu chuẩn có thể tạo điều kiện cho việc xem xét các hồ sơ trong quá khứ bằng cách tìm kiếm nguồn gốc của một số khác biệt trong hệ thống. Việc thiếu tiêu chuẩn hóa có thể khiến các yếu tố bị bỏ qua hoặc giải thích sai trong đánh giá nói trên.

Số dư kiểm tra

Việc sử dụng hệ thống kế toán kép sẽ tăng độ tin cậy bằng cách đảm bảo sách luôn được cân bằng. Mặc dù vậy, lỗi có thể khiến hệ thống mất cân bằng tại bất kỳ thời điểm nào.

Việc tính toán số dư kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần có thể cung cấp thông tin định kỳ về trạng thái của hệ thống. Điều này cho phép bạn khám phá và điều tra sự khác biệt càng sớm càng tốt.

Hòa giải định kỳ

Đối chiếu kế toán có thể đảm bảo rằng số dư của hệ thống kế toán khớp với số dư tài khoản của các đơn vị khác, chẳng hạn như ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng về tín dụng.

Ví dụ, đối chiếu ngân hàng liên quan đến việc so sánh số dư tiền mặt và hồ sơ tiền gửi và biên lai giữa hệ thống kế toán và báo cáo ngân hàng..

Sự khác biệt giữa các loại tài khoản bổ sung này có thể tiết lộ lỗi hoặc sự khác biệt trong chính tài khoản. Họ cũng có thể chỉ ra rằng lỗi có thể bắt nguồn từ các thực thể khác.

Thẩm quyền phê duyệt

Yêu cầu các nhà quản lý cụ thể ủy quyền cho một số loại giao dịch nhất định có thể thêm một lớp trách nhiệm vào hồ sơ kế toán. Điều này cho thấy các giao dịch đã được xem, phân tích và phê duyệt bởi các cơ quan tương ứng.

Yêu cầu phê duyệt để có thể thực hiện các khoản chi phí và thanh toán lớn ngăn chặn các nhân viên vô đạo đức thực hiện các giao dịch gian lận lớn với tiền của công ty.

Mục tiêu

Bảo vệ tài sản của công ty

Kiểm soát nội bộ được thiết kế tốt bảo vệ tài sản khỏi tổn thất. Mất mát có thể là một mất mát vô tình, kết quả từ những sai lầm trung thực của mọi người. Nó cũng có thể là một sự mất mát có chủ ý, xuất phát từ các hoạt động lừa đảo có chủ ý.

Đảm bảo độ tin cậy và tính toàn vẹn của thông tin tài chính

Kiểm soát nội bộ đảm bảo rằng quản lý có thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ - bao gồm các hồ sơ kế toán - để lập kế hoạch, kiểm soát và báo cáo hoạt động kinh doanh..

Đảm bảo tuân thủ pháp luật

Kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo rằng công ty tuân thủ nhiều luật lệ và quy định quốc gia, tiểu bang và địa phương có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Thúc đẩy hoạt động hiệu quả và hiệu quả

Kiểm soát nội bộ cung cấp một môi trường trong đó các nhà quản lý và nhân viên có thể tối đa hóa hiệu quả và hiệu quả của hoạt động.

Hoàn thành mục tiêu và mục tiêu

Hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp một cơ chế để quản lý giám sát việc đạt được các mục tiêu và mục tiêu hoạt động.

Ví dụ

Tài sản lưu động luôn cần được bảo vệ nhiều hơn tài sản không thanh khoản, vì chúng dễ bị đánh cắp hơn; ví dụ: lấy tiền mặt.

Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất và có thể dễ dàng bị đánh cắp bởi bất kỳ nhân viên nào quản lý nó. Để bảo vệ tiền mặt của công ty là việc kiểm soát nội bộ đặc biệt được thực hiện.

Kiểm soát nội bộ của tách nhiệm vụ thường được sử dụng với tiền mặt. Kiểm soát này yêu cầu người nhận tiền mặt của khách hàng và người đăng ký nhận tiền mặt trong hệ thống kế toán không bao giờ là cùng một nhân viên.

Trên thực tế, một số hệ thống kiểm soát nội bộ tiến thêm một bước và yêu cầu một nhân viên rút tiền mặt, một khoản tiền khác gửi vào ngân hàng và một hệ thống khác để đăng ký vào hệ thống kế toán.

Bằng cách phân chia nhiệm vụ của từng nhân viên, không ai có thể thu tiền mặt, gửi tiền và ghi lại việc bán hàng trong tài khoản. Điều này ngăn ngừa gian lận, bởi vì một người không thể bỏ túi một phần tiền mặt thu được và đăng ký số tiền nhận tiền mặt thấp hơn trong hệ thống kế toán.

Tài liệu tham khảo

1. Steven Bragg (2018). Kiểm soát nội bộ. Công cụ kế toán. Lấy từ: notifytools.com.
2. Đầu tư (2018). Kiểm soát nội bộ. Lấy từ: Investopedia.com.
3. Đồi Rebekiah (2018). Kiểm soát nội bộ trong kế toán: Định nghĩa, loại và ví dụ. Học tập. Lấy từ: học.com.
4. Đại học Washington (2018). Kiểm soát nội bộ. Lấy từ: tài chính.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Bảy thủ tục kiểm soát nội bộ trong kế toán là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. Lấy từ: smallbusiness. Sync.com.
6. Khóa học kế toán của tôi (2018). Kiểm soát nội bộ là gì? Lấy từ: myaccountingcference.com.