Chia sẻ:
Chức năng và quy trình quản lý hành chính
các quản lý hành chính đó là tập hợp các hình thức, hành động và cơ chế cho phép sử dụng nguồn nhân lực, vật chất và tài chính của một công ty, để đạt được mục tiêu đề xuất. Nó dựa trên bốn nguyên tắc cơ bản; thứ tự là thứ nhất, vì mỗi công nhân phải chiếm vị trí mà anh ta đủ tiêu chuẩn.
Thiếu trật tự dẫn đến công việc kém hiệu quả và lạm dụng tài nguyên. Nguyên tắc thứ hai là kỷ luật; trong kỷ luật quản lý hành chính là một khía cạnh quan trọng, vì các quy tắc và quy tắc phải được tuân thủ và tôn trọng bởi tất cả.
Nguyên tắc thứ ba là đơn vị chỉ huy. Nhân viên phải biết người mà anh ta báo cáo công việc của mình và người mà anh ta sẽ nhận được đơn đặt hàng, để tránh những thông điệp sai lầm gây tổn hại đến chất lượng công việc. Cuối cùng, khuyến khích và đánh giá sáng kiến trong đội ngũ nhân viên là rất quan trọng để thúc đẩy; điều này sẽ có tác động tích cực đến môi trường làm việc và đạt được các mục tiêu.
Quản lý hành chính là tối quan trọng đối với tổ chức, vì nó tạo thành cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ của nhóm, đồng thời hình thành một mạng lưới định hướng để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.
Chỉ số
- 1 chức năng
- 1.1 Hiện thực hóa các quy trình quản lý
- 1.2 Thuê nhân sự
- 1.3 Bảo vệ tài sản
- 1.4 Quan hệ công chúng
- 1.5 Thiết lập trình tự công việc
- 1.6 Mua tài sản cố định
- 1.7 Thiết kế và kiểm soát các hình thức
- 1.8 Mua văn phòng phẩm và đồ dùng văn phòng
- 2 Quy trình quản lý hành chính
- 2.1 Lập kế hoạch
- 2.2 Tổ chức
- 2.3 Hướng hoặc thực hiện
- 2.4 Kiểm soát
- 3 tài liệu tham khảo
Chức năng
Hiện thực hóa các quy trình quản lý
Các quy trình quản lý phải được thực hiện đúng để thực hiện hiệu quả trong từng chức năng quản trị.
Chúng nên bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, định hướng và kiểm soát, tất cả dựa trên việc hoàn thành các mục tiêu.
Thuê nhân sự
Nó đề cập đến việc lựa chọn, đào tạo, sắp xếp và thù lao nhân sự. Việc đạt được các mục tiêu của tổ chức phụ thuộc vào việc có thể dựa vào nhân sự phù hợp, vì lý do đó, lợi ích để đáp ứng nhu cầu của nhân viên phải được duy trì và đồng thời, trung thành với tổ chức..
Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức phải được bảo vệ chống lại việc lạm dụng, mất mát hoặc thiệt hại do trộm cắp, hỏa hoạn hoặc bất kỳ phương tiện nào khác.
Đây là lý do tại sao cần phải duy trì một hồ sơ đầy đủ cho từng loại tài sản, giữ cho nhân viên chịu trách nhiệm về việc sử dụng chính xác và bảo vệ an toàn.
Quan hệ công chúng
Một trong những chức năng quan trọng của quản lý hành chính là thiết lập và duy trì các đường dây liên lạc khác nhau giữa tổ chức và công chúng liên quan (khách hàng, cổ đông, nhân viên, nhà cung cấp, người tiêu dùng)..
Thiết lập trình tự công việc
Để có hiệu suất ổn định và không bị gián đoạn công việc hành chính, các hệ thống và quy trình của các thói quen được xác định phải được phát triển. Điều này được thúc đẩy bởi tính cách phụ thuộc lẫn nhau và mối liên hệ giữa các nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận.
Mua tài sản cố định
Trong mỗi bộ phận cần có đủ tài sản cố định để có hiệu quả kinh tế và hiệu quả của công việc được thực hiện ở đó. Do đó, một quy trình chuẩn phải được tuân thủ trong việc lựa chọn và mua từng loại tài sản cố định cần thiết.
Một khía cạnh quan trọng là thực hiện phát hiện và đánh giá nhu cầu thực sự của tài sản, do đó tránh các chi phí không cần thiết có ảnh hưởng đến tài chính của công ty.
Thiết kế và kiểm soát các hình thức
Cho rằng công việc hành chính có các đặc điểm cụ thể, các biểu mẫu được sử dụng phải được thiết kế để cung cấp thông tin cần thiết theo cách phù hợp.
Chính quyền có trách nhiệm thiết kế các mẫu này và cố gắng chuẩn hóa việc sử dụng chúng, để giảm chi phí.
Mua văn phòng phẩm và đồ dùng văn phòng
Các bài viết này phải đáp ứng nhu cầu của người dùng, vì chúng sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện nhanh chóng và có hệ thống các công việc được thực hiện.
Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo tiêu chuẩn hóa, lựa chọn và mua các đầu vào này, cũng như phân phối của chúng cho các bộ phận khác, khi cần thiết
Quy trình quản lý hành chính
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là nền tảng của quá trình này, vì điều này sẽ dẫn đến các hành động tiếp theo phải tuân theo. Để thực hiện một quy trình hiệu quả, cần phải xem xét những điều sau đây:
- Có mục tiêu rõ ràng.
- Nghiên cứu môi trường mà công việc sẽ được thực hiện.
- Xác định và phân công các nhiệm vụ sẽ giúp đạt được các mục tiêu.
- Lập một kế hoạch toàn diện về thành tích, làm nổi bật các yếu tố sáng tạo giúp thực hiện công việc hiệu quả.
- Xác định các chính sách, phương pháp và thủ tục cần thiết để thực hiện công việc.
- Tạo các hệ thống cảnh báo cho phép dự đoán các hành động khi đối mặt với các vấn đề trong tương lai.
- Cập nhật liên tục các kế hoạch, xem xét kết quả của các biện pháp kiểm soát được thực hiện trên chúng.
Tổ chức
Để đạt được thành công, tất cả các nguồn lực con người, tài chính và vật chất có liên quan đến công việc sẽ được thực hiện phải được phối hợp.
Điều này ngụ ý việc thiết lập một bộ quy tắc và phân công nhiệm vụ phải được tuân thủ nghiêm ngặt bởi những người liên quan. Một số hoạt động này là:
- Phân chia công việc xem xét các đơn vị hoạt động.
- Nhiệm vụ nhóm theo công việc.
- Cơ cấu các đơn vị điều hành với các tiêu chí về khả năng quản lý và mối quan hệ của công việc.
- Chọn nhân sự sở hữu các kỹ năng cần thiết cho một công việc cụ thể.
- Thiết lập các điều chỉnh trong các hoạt động được thực hiện, dựa trên kết quả kiểm soát của cùng một chương trình.
Hướng hoặc thực hiện
Để tuân thủ các chiến lược đã được lên kế hoạch và có tổ chức, cần thực hiện các hành động khởi xướng chúng và cho chúng liên tục.
Trong số các biện pháp này là chỉ đạo hoạt động và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên trong lao động và cá nhân, để động lực này được chuyển thành thành tựu hiệu quả của mục tiêu. Những chiến lược này có thể là:
- Hướng dẫn và khuyến khích nhóm đạt được mục tiêu.
- Thiết lập giao tiếp trực tiếp, cởi mở và minh bạch với từng người có liên quan, trực tiếp hoặc gián tiếp, tại nơi làm việc.
- Phát triển tiềm năng của từng thành viên.
- Tạo các ưu đãi cho nhân viên nổi bật trong một số tiêu chí được thiết lập sẵn, chẳng hạn như sáng tạo, tốc độ hoàn thành, trong số những người khác.
- Thiết lập các cơ chế để đánh giá liên tục quá trình thực hiện, nhằm khắc phục các hành động nếu được yêu cầu.
Kiểm soát
Điều quan trọng là phải thực hiện các chiến lược để xác minh rằng những gì được lên kế hoạch, tổ chức và thực hiện đang tiến triển thỏa đáng và hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Điều này sẽ cho phép các quyết định được đưa ra để thay thế các hoạt động hoặc định hướng lại quy trình, điều này sẽ cho phép nó được tối ưu hóa. Đây có thể là một số hành động để làm theo:
- Thiết lập so sánh kết quả với kế hoạch chung của công ty.
- Đánh giá sản phẩm của công việc, dựa trên các tiêu chuẩn thực hiện giống nhau.
- Công khai các phương tiện được sử dụng trong các phép đo.
- Truyền đạt các đề xuất cho nhân viên có trách nhiệm, để sửa các hành động cần thiết.
Tài liệu tham khảo
- Vấn đề tiền bạc (2018). Chức năng quản lý hành chính của văn phòng hiện đại. Học tài khoản Lấy từ: accountlearning.com.
- Hướng dẫn MBA của tôi (2018). Chức năng hành chính hoặc quản lý của một văn phòng. Lấy từ: mymbaguide.com.
- Nhà quản lý-Net (2018). Quản lý hành chính Lấy từ: manager-net.com.
- ABCM (2018). Tìm hiểu tầm quan trọng của quản lý hành chính đối với kinh doanh. Lấy từ: myabcm.com.
- Văn Vết (2011). Năm chức năng của quản lý (Fayol). Anh hùng công cụ. Lấy từ: toolshero.com.