Chia sẻ:
Nguyên tắc kiểm soát của công ty Nguyên tắc và ví dụ chính
các nguyên tắc kiểm soát của một công ty là các quy định yêu cầu sự tồn tại của các quy trình và quy trình được thiết lập trong hệ thống kế toán để giúp người quản lý giám sát và điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, do đó đảm bảo rằng tài sản của công ty được bảo vệ.
Mục đích của các nguyên tắc kiểm soát là đảm bảo hệ thống kế toán hoạt động chính xác và các sự kiện kinh doanh được ghi lại chính xác. Rõ ràng, các nhà quản lý không thể giám sát tất cả nhân viên, do đó có khả năng xảy ra một số lỗi hoặc gian lận..
Để xác định và thiết lập các kiểm soát hiệu quả, ban quản lý phải liên tục đánh giá rủi ro, giám sát việc thực hiện kiểm soát và sửa đổi các kiểm soát khi cần thiết.
Có một chức năng kinh doanh thiết yếu như vậy cung cấp bảo mật hợp lý bằng cách giảm khả năng xảy ra lỗi và bảo vệ tài sản của tổ chức. Vì tầm quan trọng của họ, các công ty phải xem xét các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát.
Chỉ số
- 1 Nguyên tắc chính của kiểm soát
- 1.1 Môi trường kiểm soát
- 1.2 Hoạt động kiểm soát
- 2 ví dụ
- 2.1 Phân tách nhiệm vụ
- 2.2 Phê duyệt
- 2.3 Nhân sự luân chuyển và kỳ nghỉ
- 2.4 Kiểm toán vật lý
- 2.5 Đối chiếu kế toán định kỳ
- 2.6 Điều khiển tự động
- 3 tài liệu tham khảo
Nguyên tắc chính của kiểm soát
Kiểm soát môi trường
Phong cách quản lý và kỳ vọng của các nhà quản lý cấp cao, đặc biệt là các chính sách kiểm soát của họ, xác định môi trường kiểm soát.
Trong môi trường kiểm soát có sự giám sát bổ sung của ủy ban quản lý, đảm bảo rằng có sự liêm chính hành chính, giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức được xác định rõ và nhân viên có năng lực và đáng tin cậy, giao quyền và trách nhiệm.
Kiểm soát hoạt động
Chúng là các chính sách và thủ tục cụ thể mà quản lý sử dụng để đạt được mục tiêu của nó. Chúng bao gồm những điều sau đây:
Tách nhiệm vụ
Nó yêu cầu những người khác nhau được giao trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong các hoạt động liên quan, đặc biệt là những người liên quan đến việc ủy quyền, lưu ký hoặc bảo trì hồ sơ..
Bằng cách yêu cầu những người khác nhau thực hiện các chức năng này, một hệ thống điều khiển cân bằng được tạo ra.
Phê duyệt các giao dịch và hoạt động
Giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của công ty tuân thủ các chính sách và nguyên tắc đã thiết lập.
Yêu cầu một số nhà quản lý nhất định phê duyệt một số loại giao dịch nhất định sẽ thêm một cam kết bổ sung vào hồ sơ kế toán, bằng cách chứng minh rằng các giao dịch đã được phân tích và phê duyệt bởi cơ quan tương ứng.
Chuẩn hóa tài liệu
Bao gồm việc tạo hóa đơn và các tài liệu khác dễ sử dụng và đủ thông tin, sử dụng các tài liệu được đánh số trước và liên tiếp, và chuẩn bị tài liệu kịp thời.
Tiêu chuẩn hóa tạo điều kiện sửa đổi các hồ sơ cũ bằng cách tìm kiếm nguồn gốc của một số khác biệt trong hệ thống. Việc thiếu tiêu chuẩn hóa có thể khiến một số yếu tố bị bỏ qua hoặc giải thích sai trong đánh giá đó.
Kiểm soát vật lý và truy cập đối với tài sản và hồ sơ
Là các điều khiển điện tử hoặc cơ học (két, thẻ ID, hàng rào, máy tính tiền, máy quay video, khóa) hoặc điều khiển máy tính, liên quan đến đặc quyền truy cập hoặc quy trình sao lưu và phục hồi được thiết lập.
Công nghệ thường có thể đến nơi mọi người không thể, và có thể làm việc 24 giờ một ngày mà không cần phải trả thêm tiền.
Kiểm soát truy cập vào hệ thống kế toán thông qua mật khẩu, khóa và hồ sơ truy cập điện tử giúp người dùng trái phép thoát khỏi hệ thống, cũng như cung cấp cách kiểm toán việc sử dụng hệ thống để xác định nguồn lỗi.
Đánh giá độc lập
Các công ty phải định kỳ xem xét các hệ thống kiểm soát của họ. Điều này phải được thực hiện bởi một người chưa thực hiện bất kỳ phần nào của công việc sẽ được xác minh.
Những đánh giá này giúp đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán và hiệu quả của hoạt động.
Phân công trách nhiệm
Công ty phải thiết lập rõ ràng trách nhiệm. Phân công trách nhiệm cụ thể cho mọi người đảm bảo rằng họ hiểu chức năng của họ là gì để duy trì quyền kiểm soát.
Nếu bất kỳ trách nhiệm nào bị bỏ qua, một hệ thống kiểm soát hiệu quả sẽ cho thấy rõ ai không thực hiện nhiệm vụ được giao.
Ví dụ
Tất cả các điều khiển này đáp ứng các mục tiêu của nguyên tắc kiểm soát. Sau khi kiểm soát được đưa ra, các nhà quản lý không phải giám sát hoạt động của từng nhân viên. Họ có thể kiểm tra định kỳ các kiểm soát để đảm bảo chúng hoạt động tốt và tập trung vào quản lý doanh nghiệp.
Tách nhiệm vụ
Kiểm soát tốt để đảm bảo rằng các chức năng lưu giữ hồ sơ được tách biệt khỏi quản lý tiền mặt thực tế.
Vì lý do này, nhân viên thu ngân chịu trách nhiệm thu tiền mặt từ khách hàng, với khả năng gửi tiền vào ngân hàng và bộ phận kế toán có trách nhiệm đăng ký các biên lai tiền mặt này và thực hiện hòa giải ngân hàng.
Theo cách này, một người không thể lấy tiền của khách hàng và biển thủ nó, sau đó che đậy bằng một kế toán gian lận.
Nếu hai người làm những công việc này, cách duy nhất để gian lận có thể hoạt động là nếu mỗi người đồng lõa với người kia. Rõ ràng, hai nhân viên đồng lõa dễ bị tổn thương hơn nhiều so với một nhân viên ăn cắp.
Phê duyệt
Yêu cầu phê duyệt để có thể thực hiện thanh toán các chi phí cồng kềnh có thể ngăn chặn các nhân viên vô đạo đức thực hiện các giao dịch gian lận lớn với tiền của công ty.
Một bảng giá chính thức phục vụ như là một sự chấp thuận cho nhân viên bán hàng để bán với giá này. Ngoài ra, có thể có một kiểm soát cho phép người quản lý bán hàng cho phép thay đổi hợp lý trong bảng giá.
Nhân viên luân chuyển và nghỉ phép
Việc luân chuyển nhân viên bắt buộc hoặc thời gian nghỉ phép được thực hiện để phát hiện các kế hoạch lừa đảo trong đó cần có một hệ thống thường xuyên để duy trì nó..
Nếu kế toán thay đổi trách nhiệm hai tháng một lần, một người không thể thực hiện một hệ thống sai.
Kiểm toán vật lý
Kiểm toán vật lý bao gồm kiểm đếm thủ công tiền mặt và bất kỳ tài sản vật chất nào khác được đăng ký trong hệ thống kế toán, chẳng hạn như hàng tồn kho.
Số lượng vật lý có thể tiết lộ sự khác biệt ẩn trong số dư tài khoản bằng cách bỏ qua hoàn toàn hồ sơ điện tử. Đếm tiền mặt tại các điểm bán hàng có thể được thực hiện hàng ngày hoặc thậm chí nhiều lần mỗi ngày.
Các dự án lớn hơn, như hàng tồn kho vật lý, nên được thực hiện ít thường xuyên hơn, có thể trên cơ sở hàng năm hoặc hàng quý.
Đối chiếu kế toán định kỳ
Họ đảm bảo rằng số dư của hệ thống kế toán trùng khớp với số dư tài khoản của các đơn vị khác, chẳng hạn như ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng..
Sự khác biệt được tìm thấy giữa các loại tài khoản bổ sung này có thể tiết lộ sự khác biệt trong tài khoản riêng hoặc lỗi bắt nguồn từ các thực thể khác..
Điều khiển tự động
Chúng có lẽ là những kiểm soát nội bộ phổ biến nhất bởi vì chúng không chỉ bảo vệ công ty, mà còn tăng hiệu quả của nó.
Đồng hồ thời gian tự động là một ví dụ tốt. Nhân viên được kiểm tra bởi những đồng hồ này khi họ đến và sau đó họ được xác minh vào cuối ngày của họ.
Đồng hồ thời gian tự động loại bỏ khả năng nhân viên gian lận với giờ làm việc của họ.
Tài liệu tham khảo
- MyAccountingCourse (2018). Nguyên tắc kiểm soát nội bộ là gì? Lấy từ: myaccountingcference.com.
- MyAccountingCourse (2018). Nguyên tắc điều khiển là gì? Lấy từ: myaccountingcference.com.
- Michelle Miley (2017). Bảy nguyên tắc kiểm soát nội bộ là gì? Chất lỏng. Lấy từ: bizfluent.com.
- TTUHSC (2017). Nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ. Lấy từ: elpaso.ttuhsc.edu.
- Vách đá (2016). Kiểm soát nội bộ. Lấy từ: cliffsnotes.com.
- Quản trị viên (2015). 17 Nguyên tắc kiểm soát nội bộ. Vận động đạo đức. Lấy từ: ethicaladvocate.com.
- David Ingram (2018). Bảy thủ tục kiểm soát nội bộ trong kế toán là gì? Doanh nghiệp nhỏ-Chron. Lấy từ: smallbusiness. Sync.com.