Chia sẻ:
Hồ sơ thư ký điều hành, các kỹ năng và chức năng cần thiết
các thư ký điều hành là một công việc hoặc nghề nghiệp nhằm cung cấp hỗ trợ tối đa cho các nhân viên cấp cao trong một công ty hoặc tổ chức. Đó sẽ là người sẽ tổ chức và duy trì lịch trình của các giám đốc điều hành và giúp họ thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính.
Mục tiêu là đóng góp vào hiệu quả chung của doanh nghiệp, bằng cách đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ hành chính được giao sẽ được thực hiện một cách kịp thời và hiệu quả. Một thư ký là người cung cấp hỗ trợ hành chính. Họ có thể thực hiện các nhiệm vụ như viết và nộp, trả lời điện thoại và truyền tin nhắn.
Mặt khác, thư ký điều hành, hoặc trợ lý hành chính, cũng thực hiện một số hoạt động đó, cùng với sự phối hợp văn phòng, nghiên cứu sản phẩm, tương tác với nhà cung cấp, đặt hàng sản phẩm và tạo cơ sở dữ liệu.
Thông thường, thư ký điều hành nhận mức lương cao hơn thư ký, bởi vì họ thực hiện các chức năng cấp cao và tăng tốc năng suất văn phòng.
Chỉ số
- 1 hồ sơ yêu cầu
- 2 kỹ năng cần thiết
- 3 chức năng
- 3.1 Trách nhiệm
- 4 tài liệu tham khảo
Hồ sơ yêu cầu
- Bằng cử nhân quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan.
- Kinh nghiệm đã được chứng minh là một thư ký điều hành hoặc một vai trò hành chính tương tự.
- Phải có năng lực trong việc quản lý Microsoft-Office một cách không thể thiếu, và trong phần mềm "back-office", ví dụ, các hệ thống ERP.
- Kiến thức sâu về quản trị của các văn phòng và thủ tục kế toán cơ bản, cũng như các từ vựng kỹ thuật có liên quan được xử lý trong ngành.
- Làm quen với các phương pháp nghiên cứu cơ bản và kỹ thuật báo cáo.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tuyệt vời.
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán xuất sắc.
- Tính toàn vẹn và bảo mật.
Các thư ký điều hành phải là những chuyên gia nhanh chóng với khả năng quản lý thời gian và khả năng đa nhiệm tuyệt vời. Chính với sự siêng năng và năng lực trong công việc, các giám đốc điều hành có thể tập trung vào trách nhiệm quản lý của mình mà không phải lo lắng về các nhiệm vụ khác.
Nhiều nhà quản lý phụ thuộc rất nhiều vào thư ký điều hành của họ để điều phối các công việc hàng ngày và giữ chúng trong chương trình nghị sự. Họ được yêu cầu rất nhiều sự khéo léo và quyết đoán như những người bảo vệ thời gian của người quản lý.
Kỹ năng cần thiết
Thư ký điều hành phải hiệu quả trong các kỹ năng cơ bản như viết, ngữ pháp, chính tả và dấu câu và có kinh nghiệm sử dụng thiết bị văn phòng và các ứng dụng phần mềm phổ biến, như xử lý văn bản, bảng tính và đồ họa.
Tương tự như vậy, họ phải có kỹ năng tuyệt vời để quản lý thời gian và năng lực để giải quyết hiệu quả các trách nhiệm khác nhau.
Mặt khác, một thư ký điều hành cũng cần những phẩm chất khác, như phán đoán tốt, ngoại giao, thận trọng và khả năng giải quyết vấn đề một cách tự chủ.
Họ cần kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để tương tác với công chúng, viết báo cáo và xem xét các ấn phẩm.
Lắng nghe tích cực
Phải biết chú ý đầy đủ đến những gì người khác nói, dành thời gian để hiểu những điểm đang được thực hiện, đặt câu hỏi khi thích hợp và không ngắt lời vào những thời điểm không phù hợp.
Đọc hiểu
Hoàn thành sự hiểu biết về câu và đoạn văn trong tài liệu liên quan đến công việc.
Quản lý thời gian
Biết cách quản lý hiệu quả cả thời gian của chính bạn, cũng như thời gian của người khác.
Biết nói
Nói rõ ràng với người khác để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.
Viết
Có một giao tiếp hiệu quả bằng văn bản, theo những gì phù hợp nhất cho nhu cầu của khán giả.
Tư duy phản biện
Sử dụng logic và lý luận để xác định điểm mạnh và điểm yếu của các giải pháp, kết luận hoặc phương pháp tiếp cận cho các vấn đề phát sinh.
Học chủ động
Hiểu được ý nghĩa của thông tin mới để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định hiện tại và tương lai.
Phối hợp
Điều chỉnh hành động liên quan đến hành động của người khác.
Đánh giá
Xem xét và đánh giá hiệu suất của chính nó, những người hoặc tổ chức khác, để cải thiện hoặc có biện pháp khắc phục.
Chức năng
Một thư ký điều hành có thể chịu trách nhiệm về tiền mặt và kế toán nhỏ, nhưng cũng có thể quản lý ngân sách. Bạn có thể xuất bản bài viết trên một trang web, mặc dù bạn cũng có thể thiết kế và quản lý trang web.
Bạn có thể thực hiện nhập dữ liệu trong bảng tính mà bạn đã thiết kế và sử dụng cho các chức năng báo cáo.
Một thư ký điều hành có thể giám sát các nhân viên hành chính. Ông thường xuyên báo cáo trực tiếp cho CEO và có thể hỗ trợ một hoặc nhiều giám đốc điều hành cấp cao.
Trách nhiệm
Chú ý đến giám đốc điều hành
- Giữ chương trình nghị sự của các giám đốc điều hành và giúp đỡ trong việc lập kế hoạch các cuộc hẹn, cuộc họp hội đồng quản trị, hội nghị, vv.
- Tham dự các cuộc họp để lập biên bản và biên bản cuộc họp, sau đó biên dịch, phiên âm và phân phối chúng.
- Thực hiện tất cả các sắp xếp du lịch cho các giám đốc điều hành: mua vé, đặt phòng khách sạn, giao chi phí đi lại, quản lý và xem xét các tài liệu liên quan, vv.
- Tiến hành điều tra bắt buộc, thu thập dữ liệu và chuẩn bị tài liệu hoặc báo cáo để xem xét và trình bày bởi giám đốc điều hành, ủy ban và ban giám đốc, theo sự phân công.
- Xử lý các tài liệu bí mật, đảm bảo chúng vẫn an toàn và bảo mật.
Tương tác bên trong và bên ngoài
- Nhận và lọc các cuộc gọi điện thoại, chuyển hướng chúng đến người thích hợp khi thuận tiện.
- Quản lý, ưu tiên và phân phối tất cả các thư từ đến hoặc đi (email, thư, fax, gói, v.v.), đọc và phân tích ghi nhớ đến, thuyết trình và báo cáo để xác định tầm quan trọng của họ và lên kế hoạch phân phối.
- Chuẩn bị câu trả lời cho thư có chứa các truy vấn thông thường.
- Giám sát việc sử dụng vật tư văn phòng và đàm phán các điều khoản với nhà cung cấp để đảm bảo đơn hàng có lợi hơn.
- Gặp gỡ các cá nhân, nhóm lợi ích đặc biệt và những người khác, thay mặt cho giám đốc điều hành, ủy ban và ban giám đốc.
- Chào mừng khách truy cập và xác định xem họ có nên được cấp quyền truy cập cho một số người cụ thể không.
Hỗ trợ hành chính
- Giữ hồ sơ điện tử và giấy được lưu trữ, đảm bảo rằng thông tin được sắp xếp và dễ dàng truy cập để truy xuất nhanh.
- Chuẩn bị hóa đơn, báo cáo, thư, báo cáo tài chính và các tài liệu khác, sử dụng phần mềm xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu và / hoặc thuyết trình, cũng cung cấp hỗ trợ tương ứng trong kế toán.
- Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng chung, như duy trì hệ thống quản trị và thực hiện các nhiệm vụ kế toán cơ bản.
- Phối hợp và chỉ đạo các dịch vụ văn phòng, như hồ sơ và chuẩn bị ngân sách, để hỗ trợ giám đốc điều hành.
- Thiết lập và giám sát các chính sách và thủ tục hành chính, cho cả nhân viên của văn phòng, cũng như cho tổ chức.
- Xem xét các quy trình và quy trình hoạt động để xác định xem các cải tiến có thể được thực hiện trong các lĩnh vực như quy trình làm việc, quy trình báo cáo hoặc chi tiêu.
- Giám sát và đào tạo nhân viên hành chính khác.
Tài liệu tham khảo
- Hoàn toàn khả thi (2018). Thư ký điều hành mô tả công việc. Lấy từ: resource.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Sự khác biệt giữa một thư ký và một thư ký điều hành. Công việc - Chron. Lấy từ: work. Sync.com.
- Kế hoạch nghề nghiệp (2018). Thư ký điều hành và trợ lý hành chính. Lấy từ: job-descrip.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Thư ký điều hành Mô tả công việc. Lấy từ: hrvillage.com.
- BSR (2018). Trách nhiệm thư ký điều hành. Lấy từ: bestsampleresume.com