Chia sẻ:
Quy trình hành chính để làm gì?
Trong bài viết này bạn sẽ thấy quy trình hành chính để làm gì? và những ứng dụng cụ thể của nó trong sự phát triển của các công ty là gì.
Khi thành lập một công ty, có hai giai đoạn chính hoặc giai đoạn. Trong một sinh vật xã hội, điều tương tự xảy ra trong một sinh vật sống. Đầu tiên bắt đầu sáng kiến của một hoặc một vài người chịu trách nhiệm cấu trúc nó.
Khi cấu trúc đã được cấu thành, giai đoạn thứ hai bắt đầu, bao gồm hoạt động hoặc chức năng bình thường của sinh vật xã hội để đạt được các mục tiêu đã được đề xuất.
Tập hợp các mục tiêu này cấu thành quy trình hành chính, vì vậy có thể nói rằng quy trình này phục vụ cho việc đạt được hiệu quả của các mục tiêu đó.
Mục đích của quy trình hành chính trong sự phát triển của một công ty là gì??
Theo các tác giả khác nhau, quy trình hành chính sẽ bao gồm bốn giai đoạn. Nhờ có họ, các mục tiêu mà công ty đặt ra đã đạt được. Các giai đoạn này là:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Quản lý
- Kiểm soát
Các tác giả khác như Koontz & O'Donnell bao gồm giai đoạn tích hợp, trong khi Agustín Reyes Ponce thêm giai đoạn dự đoán vào đầu.
Theo đó, có thể kết luận rằng có sáu giai đoạn cơ bản để nghiên cứu và tạo thành hai giai đoạn hình thành cơ bản của một công ty hoặc tổ chức xã hội. Do đó, sẽ dễ hiểu hơn nếu trước khi bạn biết các giai đoạn cơ bản trong sự phát triển của công ty là gì.
Các giai đoạn phát triển của một công ty
1- Pha tĩnh
Giai đoạn đầu tiên, còn được gọi là giai đoạn tĩnh, là nơi các câu hỏi cơ bản về sáng tạo của công ty được thực hiện: chúng ta sẽ làm gì? Làm thế nào chúng ta sẽ làm điều đó?
Đây là giai đoạn xây dựng công ty, giống như một sinh vật sống, bắt đầu như một tế bào và sau đó các mô và cơ quan được xác định cho đến khi họ có thể hoàn thành chức năng của mình, có thể phát triển các hoạt động bình thường và có chức năng cụ thể. Trong giai đoạn này, có rất ít sự tương tác giữa nhiều người hơn trong công ty.
Giai đoạn này tương ứng với các bước của quy trình hành chính dự đoán, lập kế hoạch và tổ chức.
2- Pha động
Trong giai đoạn này, sinh vật đã được cấu trúc hoàn chỉnh, phát triển đầy đủ tất cả các chức năng, hoạt động hoặc hoạt động vốn có của nó, trong tất cả sự phức tạp đa dạng và cũng được phối hợp của nó. Đây là những gì mang lại hình dạng cho cuộc sống thực sự của sinh vật.
Điều tương tự cũng xảy ra trong một công ty. Giai đoạn thứ hai này là một giai đoạn năng động và khi được áp dụng trong công ty, nó sẽ cho phép thấy rõ những gì đang được thực hiện và do đó, có tùy chọn để đánh giá các hành động đã nói. Ở đây chúng tôi cũng tìm thấy rất nhiều tương tác của những người bên trong dự án. Trong giai đoạn này, chúng tôi tìm thấy các bước tích hợp, quản lý và kiểm soát.
Các bước của quy trình hành chính
Quy trình hành chính dựa trên cấu trúc của tổ chức để có thể tích hợp tất cả các bước để phát triển một dự án. Nó trở thành một quy trình năng động khi cấu trúc phát triển hoạt động theo cách hiệu quả và phối hợp để đạt được các mục tiêu.
Quy trình hành chính mang tính chu kỳ, vì kế hoạch và tổ chức yêu cầu tích hợp - được tìm thấy trong tổ chức - và quản lý cần có sự kiểm soát. Mỗi giai đoạn phụ thuộc lẫn nhau.
Giống như tất cả các quy trình, quy trình hành chính đã được xác định nhiều lần bởi các chuyên gia. Các định nghĩa này dựa trên cách mà các chuyên gia quan niệm rằng việc quản lý nên được thực hiện.
Năm 1990, các tác giả Herbert A. Simon, Donald Smith và Victor A. Thomson đã xác định rằng chính quyền đề cập đến tình huống "hai người đàn ông hợp tác để lăn một hòn đá mà không ai trong số họ có thể tự mình di chuyển".
Jaiyeoba (2006), giải thích rằng chính quyền đề cập đến sự phối hợp hiệu quả của các nguồn lực và nỗ lực của mọi người để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Về giáo dục, mục tiêu đầu tiên của chính quyền là phải tích hợp tất cả các nguồn lực để cải thiện việc dạy và học.
Đó là lý do tại sao trong nhiều định nghĩa này, có những khái niệm nổi bật trong các giai đoạn của quá trình này. Những người được xem xét ở cấp độ chung là như sau:
1- Lập kế hoạch
Quá trình này giúp thiết lập, duy trì và phát triển một mạng lưới tổ chức có khả năng dự đoán, đáp ứng và ảnh hưởng đến các yêu cầu và phản ứng của các chủ thể có liên quan..
Giai đoạn lập kế hoạch này có thể được điều chỉnh theo các kịch bản khác nhau, chẳng hạn như lập kế hoạch xây dựng cụ thể hơn, chính phủ, chính quyền hoặc doanh nghiệp.
Lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn tốt nhất của nhiều mục tiêu, quy trình, chính sách và chương trình. Các vai trò khác nhau nên được tổ chức với các loại nhân sự khác nhau liên quan đến các chức năng họ sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu đã chọn.
Trong quá trình lập kế hoạch, các chiến lược được lên kế hoạch và bắt đầu chuẩn bị. Đây là giai đoạn đầu tiên của việc động não để xử lý và quản lý các ý tưởng khác nhau và bắt đầu chuẩn bị các chiến lược cho sự phát triển và tăng trưởng của dự án. Quá trình lập kế hoạch được xác định lần lượt theo ba bước:
- Phân tích các bản đồ đường khác nhau cho công ty và / hoặc doanh nghiệp.
- Đánh giá các bản đồ đường khác nhau cho công ty và / hoặc doanh nghiệp.
- Hoàn thiện các khía cạnh cụ thể của lộ trình sẽ trở thành một phần của kế hoạch kinh doanh hoặc kế hoạch kinh doanh.
2- Tổ chức
Trong giai đoạn này, công việc phải được chia sẻ giữa tất cả các thành viên trong nhóm để thiết lập và nhận ra các liên kết cần thiết giữa tất cả những người là một phần của dự án..
Tổ chức là một nhóm các vị trí với các quy tắc và tiêu chuẩn hành động và hành vi phải được xem xét và tuân theo bởi tất cả các bên liên quan.
Trong giai đoạn này, công việc được chia thành các nhiệm vụ có thể được thực hiện theo thứ tự hợp lý và thuận tiện cho mọi cá nhân, được gọi là phân công lao động.
Ý tưởng là kết hợp các nhiệm vụ một cách hợp lý và hiệu quả, để nhóm người và công việc của họ có thể được chia thành các bộ phận.
Tại đây, bạn chỉ định vai trò của từng cá nhân trong tổ chức, tham gia các phòng ban trong hệ thống phân cấp của công ty hoặc doanh nghiệp.
Ngoài ra, các cơ chế được thiết lập để tích hợp các hoạt động của tất cả các bộ phận một cách nhất quán và để xem xét hiệu quả của việc tích hợp đó, trong một quy trình gọi là phối hợp.
Việc thực hiện phải liên tục được xem xét, so sánh nó với kết quả, nhu cầu của các thành viên của dự án, công ty hoặc doanh nghiệp và mang lại một phần thưởng xứng đáng cho mỗi người vì công việc của họ được thực hiện tốt. Tầm quan trọng của giai đoạn này nằm ở:
- Nhân vật liên tục của nó.
- Đó là cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu đề xuất.
- Cung cấp các phương pháp để thực hiện các hoạt động hiệu quả và với nỗ lực tối thiểu.
- Tránh sự chậm chạp và kém hiệu quả.
- Giảm hoặc loại bỏ trùng lặp nỗ lực, để xác định vai trò và trách nhiệm.
- Cấu trúc phải phản ánh các mục tiêu và kế hoạch của công ty, chính quyền và môi trường của nó.
3- Kiểm soát
Trong kiểm soát là các hoạt động thể chất phải được thực hiện để thực hiện kế hoạch kinh doanh được chỉ định trong các giai đoạn đầu tiên của quy trình.
Kiểm soát là cần thiết để xác nhận những gì đang được thực hiện, để đảm bảo rằng công việc đang tiến triển thỏa đáng đối với các mục tiêu được thiết lập trước.
Các hoạt động kiểm soát này phải được tổ chức theo một kế hoạch phù hợp, với các thành phần cần thiết cho từng hoạt động và lựa chọn đúng người để thực hiện các nhiệm vụ được giao phó..
Tuy nhiên, điều này không đảm bảo rằng doanh nghiệp / công ty hoặc dự án thành công. Luôn có nguy cơ bất đồng, hiểu lầm và trở ngại bất ngờ phải được thông báo càng sớm càng tốt để có hành động khắc phục khi cần thiết. Một số ví dụ về các hoạt động trong giai đoạn kiểm soát là:
- So sánh kết quả với kế hoạch chung.
- Thiết kế một cách hiệu quả để đo lường hoạt động.
- Truyền đạt cách thức các hoạt động này được đo lường.
- Chuyển đúng thông tin về cách thực hiện các nhiệm vụ, để khám phá sự so sánh và khác biệt.
- Điều chỉnh các hoạt động kiểm soát theo kết quả xuất hiện trong các phép đo kiểm soát này.
4- Thi hành
Nó bao gồm trong việc thực hiện các nhiệm vụ cần thiết. Điều này đòi hỏi sự cam kết và phát triển của tất cả các thành viên trong nhóm đang làm việc trong dự án.
Đây là sự thực thi cụ thể của các bước lập kế hoạch và tổ chức - Đây là nơi các hành động phải được thực hiện để bắt đầu và tiếp tục phát triển.
Một trong những hành động phổ biến nhất được sử dụng bởi người quản lý phụ trách dự án là lãnh đạo nhóm, phát triển quản lý, giáo dục, giúp các thành viên trong nhóm cải thiện công việc của họ. Tất cả các nhiệm vụ này được gọi là thực thi. Một số hoạt động quan trọng trong giai đoạn này là:
- Đưa vào thực tiễn triết lý tham gia của tất cả các thành viên dự án.
- Chỉ đạo và thách thức đội ngũ cống hiến hết mình cho dự án.
- Thúc đẩy người tham gia.
- Giao tiếp hiệu quả.
Tầm quan trọng của quy trình hành chính
Quy trình hành chính rất quan trọng vì nó giúp đơn giản hóa và đạt được mục tiêu. Trong một công ty hoặc tổ chức, công việc thường được chia thành các ngăn, được phân tách thành các chức năng và người quản lý không đạt được rằng các nhiệm vụ được thực hiện. Điều tương tự cũng xảy ra trong lĩnh vực giáo dục.
Quy trình hành chính cung cấp một giải pháp thích hợp. Nó là một tập hợp các nhiệm vụ và hoạt động chỉ có thể được thực hiện cùng một lúc.
Những biến đổi đầu vào thành đầu ra, cho khả năng phát triển mới, đạt được trật tự và hiệu quả, lựa chọn đúng người để thực hiện các nhiệm vụ được giao và một công việc chung dẫn đến thành tựu cuối cùng.
Tài liệu tham khảo
- Quy trình hành chính. Được phục hồi từ Easyciftsportal.com.
- Quy trình lập kế hoạch hành chính. Alberto D.R. Salina Lấy từ journals.sagepub.com.
- Quy trình và thủ tục hành chính kinh doanh là gì? Lấy từ wikifinancepedia.com.
- Chức năng cơ bản của quản trị: Lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát. Lấy từ safaribooksonline.com.
- Các giai đoạn của quá trình hành chính. Phục hồi từ akimoo.com.
- Quy trình hành chính. Phục hồi từ academia.edu.
- Các quy trình tổ chức và quản lý. Lấy từ sloanreview.mit.edu.