Chia sẻ:
Hướng dẫn là gì? Công dụng chính
các hướng dẫn để minh họa thông tin hữu ích về cách sử dụng thiết bị hoặc cách lắp ráp một đối tượng. Họ thậm chí có thể chứa các hướng dẫn về cách tổ chức hoặc quản lý công ty.
Các văn bản này là hướng dẫn hướng dẫn hoặc cho biết làm thế nào để làm một cái gì đó đặc biệt. Chúng rất quan trọng vì chúng cho phép hiệu quả hơn và giảm rủi ro liên quan đến sản phẩm.
Ví dụ: khi làm theo các bước hoặc hướng dẫn trong hướng dẫn sử dụng, sẽ ít có nguy cơ làm hỏng thiết bị. Ngoài ra, các đối tượng có thể được lắp ráp chính xác và trong thời gian ngắn hơn.
Về hướng dẫn trong các công ty, họ rất quan trọng vì họ thể hiện đúng cách mà điều này nên được quản lý.
Các văn bản này rất hữu ích vì chúng có thể giúp giải quyết các vấn đề trong tổ chức bằng cách minh họa các bước cần tuân theo để giải quyết vấn đề.
Bất kể cách thức mà chúng được xây dựng hoặc mục đích cụ thể của chúng, các hướng dẫn luôn luôn là hướng dẫn rất có tổ chức và nên dễ hiểu.
Điều này là do mục đích của một hướng dẫn là nói cho ai đó cách chính xác để thực hiện một hành động.
6 công dụng chính của một hướng dẫn
1- Để hạn chế trách nhiệm pháp lý
Điều này rất quan trọng vì một số sản phẩm có thể gây thương tích nghiêm trọng hoặc thậm chí tử vong nếu sử dụng không đúng cách.
Cần tuân theo chỉ dẫn, đặc biệt là trong các lĩnh vực kỹ thuật, chẳng hạn như khi xử lý các thiết bị điện áp cao, laser và các nguồn sáng mạnh khác, dụng cụ cơ khí và thiết bị tạo nhiệt và lửa..
Đặt thông tin phù hợp trong sách hướng dẫn có thể cảnh báo người dùng về các mối nguy hiểm có thể xảy ra.
Ngoài việc chăm sóc con người, nhà sản xuất có thể tự bảo vệ mình khỏi những hậu quả pháp lý nghiêm trọng, vì cảnh báo bằng văn bản.
Trong những trường hợp này, nhãn cảnh báo phải được đặt ở những nơi dễ thấy của sản phẩm.
2- Để giải thích cách thực hiện một hoạt động
Điều này có thể tự biểu hiện theo nhiều cách trong một số lĩnh vực: từ hướng dẫn sử dụng trong các công ty chỉ ra chính sách của họ, đến hướng dẫn sử dụng giải thích cách định cấu hình thiết bị.
Một mặt, hướng dẫn sử dụng của một công ty nên chỉ ra chính sách nào cần tuân theo vào những thời điểm nhất định và tại sao nó tồn tại, trong khi hướng dẫn thủ tục có thể minh họa cách thực hiện một hoạt động liên quan đến chính sách đó..
Ví dụ, một công ty có thể có một hướng dẫn để báo cáo đúng sự cố quấy rối tình dục hoặc phân biệt đối xử tại nơi làm việc. Nó cũng hữu ích cho một công ty để có một hướng dẫn về các hoạt động khác nhau diễn ra ở đó.
Nếu một nhân viên mới được thuê, anh ta có thể được hướng dẫn bằng văn bản với các hướng dẫn công việc để anh ta học các nhiệm vụ của mình nhanh hơn.
Một ví dụ khác có thể bao gồm các kỹ sư cần làm quen với các khía cạnh chưa biết của các dòng sản phẩm; có thể sử dụng một hướng dẫn giải thích những đặc điểm này.
Khi một tài liệu người dùng phù hợp, bạn có thể tạo ra một cách nhẹ nhàng và hiệu quả để nhân viên bắt kịp, làm cho công ty hoạt động tốt hơn.
Mặt khác, hướng dẫn sử dụng rất hữu ích khi giúp khách hàng lắp ráp hoặc sử dụng các sản phẩm mà họ không quen thuộc..
Các hướng dẫn cho phép sản phẩm được lắp ráp hoặc sử dụng đúng cách mà không cần khách hàng phải nhờ đến một chuyên gia hoặc cùng một công ty nơi anh ta mua nó..
3- Để tạo hướng dẫn chuẩn hóa
Điều này có nghĩa là tất cả nhân viên trong một công ty đều có thể biết các quy tắc của công ty và cách tuân thủ chúng.
Một hướng dẫn cũng làm cho nhân viên có thể biết các quy trình được thực hiện bởi công ty.
Có các quy tắc bằng văn bản, để mọi người có thể truy cập chúng, khiến nhân viên có tùy chọn để xem xét chúng.
Do đó, môi trường làm việc công bằng hơn, bởi vì mọi người đều có trách nhiệm với kiến thức họ có được.
4- Để tiết kiệm thời gian
Nếu có một hướng dẫn dễ tiếp cận cho nhân viên của một công ty, họ có thể xem lại khi họ nghi ngờ. Về lâu dài, điều này giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người tham gia.
Thay vì lãng phí thời gian để trả lời những câu hỏi này, câu trả lời có thể được tìm thấy trong hướng dẫn, để nhân viên chịu trách nhiệm về kiến thức của chính họ..
Các hướng dẫn cũng giúp tiết kiệm thời gian trong lĩnh vực bán hàng. Hướng dẫn càng rõ ràng, nhân viên bán hàng sẽ mất ít thời gian hơn để giải thích cho khách hàng cách sử dụng thiết bị hoặc dạy cho tất cả các ứng dụng chức năng của nó.
Để đạt được một hướng dẫn tốt giúp tiết kiệm thời gian, bạn cần một người viết kỹ thuật giỏi.
Có thể tạo ra một hướng dẫn tốt nếu tác giả cố gắng suy nghĩ như khách hàng, để có ý tưởng tốt hơn về những nghi ngờ có thể xảy ra hoặc nếu nó được tạo bởi một bên thứ ba có thể đưa ra một viễn cảnh không thiên vị.
5- Để phản ánh một hình ảnh tích cực
Các tài liệu kỹ thuật là một phản ánh về cách khách hàng được điều trị. Một công ty không muốn khách hàng bối rối, khó chịu hoặc nghĩ rằng các sản phẩm là một sự lãng phí thời gian vì chúng vô dụng.
Đôi khi các tài liệu kỹ thuật cho phép khách hàng liên quan đến sản phẩm trong một khoảng thời gian ngắn, khiến người sáng tạo hài lòng và nuôi dưỡng thái độ tốt đối với công ty.
Điều này trao sự hợp tác lớn hơn giữa những người liên quan và tạo ra lời chứng thực thành công từ khách hàng.
Nếu một công ty muốn thể hiện mọi khía cạnh tích cực của sản phẩm của mình, công ty phải chuẩn bị một hướng dẫn tốt minh họa những chi tiết này.
Người dùng chú ý nếu các hướng dẫn của một sản phẩm hoặc công ty nhất định là kém hoặc không tồn tại.
Ngày nay mọi người cần tiếp thu thông tin một cách hiệu quả nhất có thể, vì vậy việc thiếu tài liệu chất lượng có thể gây hậu quả có hại cho một công ty.
6- Để giải thích cách bảo trì hoặc sửa chữa máy tính
Các hướng dẫn phải phục vụ như một hướng dẫn có hướng dẫn để bảo trì và sửa chữa thiết bị trong trường hợp hư hỏng.
Ví dụ: nhà máy có thể có hướng dẫn sử dụng dịch vụ và bảo trì cho băng chuyền của mình, hướng dẫn sử dụng máy tính có thể bao gồm những việc cần làm trong trường hợp màn hình bị đóng băng và hướng dẫn sử dụng điện thoại có thể chỉ ra cách vệ sinh..
Tài liệu tham khảo
- Văn bản hướng dẫn (2011). Lấy từ bbc.co.uk
- Mục đích, nội dung và cấu trúc của sách hướng dẫn. Lấy từ nghiên cứu.com
- Mục đích của hướng dẫn sử dụng là gì? Lấy từ khoa học.blurit.com
- Hướng dẫn sử dụng Lấy từ collinsdipedia.com
- Lợi ích từ một hướng dẫn sử dụng tốt. Lấy từ kỹ thuật viết.eu
- Đừng quên hướng dẫn sử dụng! Lấy từ streetdirectory.com
- Hướng dẫn sử dụng văn phòng: tầm quan trọng và mục đích. Lấy từ nghiên cứu.com