Chia sẻ:
Chu kỳ quan trọng của tài liệu là gì?
các vòng đời của tài liệu bao gồm một chuỗi các giai đoạn mà qua đó một tập tin chuyển qua vòng đời hữu ích của nó. Các giai đoạn này, từ khi tạo ra một tài liệu, thông qua tất cả các cách sử dụng và sửa đổi, cho đến thời điểm bị hủy hoặc nộp vĩnh viễn.
Khái niệm về vòng đời của các tài liệu được tạo ra ở Hoa Kỳ sau Thế chiến thứ hai. Điều này là do nhu cầu tìm một cách thích hợp để quản lý một số lượng lớn các tệp đã tích lũy.
Mỗi ngành học giải quyết vòng đời của các tài liệu theo một cách khác nhau, có tính đến cách tiếp cận của chúng và bản chất của tệp.
Ví dụ, vòng đời của một tài liệu pháp lý có thể có các giai đoạn khác với các giai đoạn của một tài liệu học thuật.
Trong mỗi trường hợp, các cân nhắc về thời gian lưu giữ một tài liệu, cách lưu trữ tài liệu hoặc cách sử dụng chính xác của nó nên khác nhau. Tương tự, cũng có những cách tiếp cận khác nhau cho các giai đoạn trong vòng đời của bạn.
Ví dụ, có thể có các tài liệu mà không có bất kỳ giá trị nào cho một công ty hoặc cho một thực thể chính phủ do tuổi của nó. Tuy nhiên, những tài liệu lưu trữ tương tự có thể có giá trị lịch sử cao cho một bảo tàng.
Một sự khác biệt cơ bản là giữa các tài liệu tương tự và kỹ thuật số. Mặc dù, tầm quan trọng nằm ở nội dung của các tài liệu, sự tồn tại của các tệp kỹ thuật số bao hàm sự đặc biệt trong việc xử lý và trong các giai đoạn của vòng đời của chúng.
Ba thời đại của tài liệu
Năm 1972, nhà sử học Carlos Wyffels đã đề xuất lý thuyết về ba thời đại. Theo đó, các tài liệu là các đối tượng có một quy trình quan trọng mà theo đó việc sử dụng chúng được chuyển đổi.
Nói chung, các tài liệu được sử dụng mạnh mẽ ngay sau khi tạo và trong một khoảng thời gian nhất định.
Tuy nhiên, theo thời gian việc sử dụng này bị giảm cho đến thời điểm nó dừng hoàn toàn, vì chúng được lưu trữ hoặc bị phá hủy.
Theo Wyffels, chu kỳ này qua đó tất cả các tài liệu được chia thành ba độ tuổi: tuổi hành chính hoặc tuổi hoạt động, tuổi trung gian hoặc bán tích cực và tuổi không hoạt động hoặc lịch sử..
Độ tuổi hành chính hoặc hoạt động
Nó đề cập đến thời gian hoạt động của một tài liệu. Nó bắt đầu tại thời điểm tạo ra nó và trải qua các giai đoạn khác nhau trong đó nó được tư vấn, chuyển giao và chia sẻ thường xuyên.
Ví dụ: tuổi hành chính của vé dịch vụ công bắt đầu khi nó được tạo. Sau đó, nó tiếp tục di chuyển trong một thời gian giới hạn: trong khi một người đưa thư gửi nó hoặc gửi qua email, khi nào nó được tư vấn và khi nào được trả tiền.
Độ tuổi trung cấp hoặc bán tích cực
Đó là khoảng thời gian mà tài liệu bị mất tiện ích mà nó được tạo ra. Do đó, nó không có hoạt động sử dụng như trong thời đại hành chính. Tuy nhiên, nó được bảo tồn và có thể được tư vấn không thường xuyên.
Ví dụ: tuổi trung gian của vé dịch vụ bắt đầu khi sau khi thanh toán, nó được nộp trong một thư mục. Rất có khả năng nó sẽ không bao giờ được hỏi ý kiến nữa, tuy nhiên, nó vẫn được lưu trữ trong trường hợp có bất kỳ mối quan tâm nào.
Tuổi thọ bán chủ động của các tài liệu có thể thay đổi theo loại tài liệu và theo bối cảnh. Một tài liệu pháp lý, ví dụ, có thể có một cuộc sống năng động hơn một vé dịch vụ công cộng.
Thời đại không hoạt động hoặc tuổi lịch sử
Nó đề cập đến thời kỳ cuối cùng của các tập tin. Tuy nhiên, không phải tất cả các tệp có cùng đích. Tùy thuộc vào bản chất của chúng, chúng có thể được chuyển đổi thành lịch sử hoặc bị phá hủy.
Tài liệu lưu trữ lịch sử là những tài liệu có giá trị văn hóa hoặc nghiên cứu. Do đó, trong giai đoạn này, các phương pháp bảo quản được tìm cách bảo quản chúng hoàn toàn nhất có thể..
Các giai đoạn của vòng đời của tài liệu
Lý thuyết về ba thời đại thiết lập một cách tổng quát các giai đoạn cơ bản mà qua đó tất cả các tài liệu đi qua.
Tuy nhiên, cũng có những giai đoạn cụ thể khác xác định tính hữu dụng và thao tác của tài liệu.
Các giai đoạn mà tài liệu đi qua phụ thuộc vào giá trị, việc sử dụng và bối cảnh của nó. Theo các đặc điểm này, nó được xác định là các giai đoạn mà nó phải vượt qua và đó là các bố trí kỹ thuật và hành chính cho mỗi một trong số chúng.
Đây là một số giai đoạn chính mà tài liệu đi qua trong suốt cuộc đời hữu ích của nó:
1-Sáng tạo: bao gồm việc tạo tài liệu, ở định dạng in hoặc kỹ thuật số.
2-Lưu trữ: Theo định dạng mà tài liệu được tạo ra, nó được lưu trữ vật lý hoặc kỹ thuật số. Trong một số trường hợp, giai đoạn số hóa cũng được xem xét, khi nó là một phần của quá trình.
3-Phân loại: đề cập đến việc tổ chức, phân loại hoặc lập chỉ mục các tài liệu theo các tham số được thiết lập trong mỗi bối cảnh.
4-Chuyển khoản: nó đề cập đến việc gửi và / hoặc gửi tài liệu theo đặc điểm của nó. Trong thực tế, điều này có thể đề cập đến một giao hàng bằng thư vật lý hoặc một lô hàng e-mail như trường hợp có thể..
5-Phân phối: giai đoạn này đề cập đến các tài liệu được sử dụng hoặc nhu cầu công cộng, do đó sau khi được tạo ra, chúng cần được tiết lộ cho một nhóm người nhất định.
6-Sử dụng hợp tác: Hiện tại, các tập tin có thể được sắp xếp để sử dụng và chia sẻ chỉnh sửa. Giai đoạn này xuất hiện gần đây và được coi là dành riêng cho các tài liệu kỹ thuật số.
7-Tham vấn: đề cập đến giai đoạn mà các tài liệu được sắp xếp với ý định rằng chúng có thể được tham khảo. Trong quá trình này, các điều khoản bảo mật và / hoặc khả năng truy cập là rất quan trọng, tùy thuộc vào công chúng dự kiến sẽ truy cập thông tin.
8-Nộp hoặc hủy: Đây là giai đoạn cuối cùng trong vòng đời của tất cả các tài liệu. Nó tương ứng với thời điểm mà nó được quyết định nếu nó có đủ giá trị lịch sử được bảo tồn hoặc ngược lại, nó bị phá hủy.
Tài nguyên
- Cao đẳng Darmouth. (S.F.). Vòng đời tài liệu: Định nghĩa, công nghệ hỗ trợ và ứng dụng. Lấy từ: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Vòng đời của các tài liệu: Lý thuyết của 3 thời đại. Lấy từ: bibliopos.es
- Ấu trùng, B. (2013). Vòng đời quản lý tài liệu điện tử là gì? Lấy từ: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). Vòng đời tài liệu. Lấy từ: whatis.techtarget.com
- Yíp, M. (2016). Vòng đời của tài liệu - Hệ thống lưu trữ Tây Ban Nha. Phục hồi từ: Normadat.es.