Chia sẻ:
6 phần của một email chính
Các phần của email chính là chủ đề, người nhận, nội dung, tệp đính kèm, CC hoặc CCO và chữ ký.
Email (e-mail) là một dịch vụ trao đổi tin nhắn điện tử được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp mạng khác nhau như Google và Microsoft.
Email được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, không vấn đề gì khi giao tiếp được thực hiện nhanh hơn với các cuộc trò chuyện.
Nguyên nhân rất đơn giản, e-mail không chỉ được sử dụng để gửi tin nhắn bằng văn bản, nó là một nền tảng cho phép bạn gửi các tệp đính kèm của tất cả các loại đến bất kỳ nơi nào trên thế giới.
Email cũng rất quan trọng vì nó được yêu cầu sử dụng nhiều dịch vụ từ các trang web khác như mạng xã hội và tổ chức ngân hàng. Đây là bước đầu tiên của người dùng để có thể sử dụng nhiều dịch vụ được cung cấp trong mạng.
Trong một thời gian dài người ta đã chứng minh rằng con người là một sinh vật xã hội. Tất cả mọi người cần sự tương tác để giữ sức khỏe tâm lý, đó là lý do tại sao công nghệ truyền thông là một trong những công nghệ tiên tiến nhất.
Trong thực tế, con người đã phát triển để duy trì sự tương tác xã hội của chúng ta. Từ hang động, một người đàn ông bị cô lập đã không qua khỏi.
Đó là lý do tại sao từ đó chúng ta đã đi từ tranh vẽ, đến lời nói, ngôn ngữ viết, email, điện báo, điện thoại và nhiều năm sau, bây giờ với Internet; gửi email.
Phần nào là một email được chia?
Địa chỉ của người nhận / người gửi
Đây là yếu tố chính của một email. Đây là thư của người sẽ nhận được tin nhắn, nếu không có người nhận thì thư sẽ không nhận được ở đâu.
Khi tin nhắn đến, người nhận địa chỉ người nhận sẽ là người nhận địa chỉ người gửi, vì địa chỉ email của người gửi tin nhắn sẽ được hiển thị..
Môn học
Để ngăn thư bị lọc là thư rác, bạn cần đặt một chủ đề. Đây là tiêu đề của e-mail và đó là điều đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy trước khi mở thư.
Do đó, bạn nên có thông tin ngắn gọn và quan trọng về lời mở đầu về nội dung thư nhận được là gì.
CC hoặc CCO
Nó là bản sao được gửi cho người nhận khác. Dưới đây là các địa chỉ email khác mà bản sao của email được gửi sẽ được gửi.
Tùy chọn CC - có bản sao - sẽ hiển thị tất cả các địa chỉ cho tất cả người nhận, tuy nhiên, tùy chọn CCO - với bản sao ẩn - sẽ gửi bản sao với quyền riêng tư hơn.
Sử dụng BCC, địa chỉ của mỗi người nhận được ẩn. Đó là, người nhận sẽ không nhìn thấy ai khác mà email đã được gửi.
Cơ thể
Đó là bản chất của email. Ở đây mọi thứ được truyền đạt đều được thể hiện, cơ thể là thông điệp.
Nó không có giới hạn từ và bạn có thể mở rộng mọi thứ bạn muốn, nhưng chúng tôi khuyên bạn không nên chứa quá nhiều thông tin và nếu nó chứa nó, tốt hơn là đính kèm mọi thứ trong một tệp.
Tệp đính kèm
Chúng là các tệp được thêm vào tin nhắn để người nhận tải xuống. Đây có thể là nhiều và các loại khác nhau.
Trong e-mail, bạn có thể đính kèm ảnh, video, tài liệu, thư mục, bản trình bày, bảng tính, v.v. Tất cả các tệp này phải được lưu trữ trong máy tính của nhà phát hành.
Chữ ký
Đây là ở dưới cùng của thư. Đó là chữ ký được lập trình sẵn và tự động từ thời điểm đó cho tất cả các tin nhắn.
Nếu đó là một địa chỉ email cá nhân, bạn có thể thêm chữ ký tùy chỉnh với các cụm từ và biểu tượng cảm xúc.
Tuy nhiên, nếu đó là một địa chỉ email công việc, công ty nên mang theo thông tin về người gửi tin nhắn.
Nên sử dụng định dạng sẽ được sử dụng trong danh thiếp. Đặt tên, số điện thoại liên lạc, công ty mà bạn làm việc và vị trí của bạn, vv.
Làm thế nào là một email được tổ chức??
Một email phải có một từ ngữ tốt để được người nhận hiểu. Có một số khía cạnh nhất định cần được quan tâm khi viết email và những điều cần xem xét trước khi gửi nó.
Chào hỏi
Nó phải là phần đầu tiên của tin nhắn và nó rất cần thiết nếu đó là một email chính thức. Nó thiết lập ai là thông điệp được gửi đến và những gì bắt đầu được thể hiện một cách thân mật.
Cách viết lời chào tùy thuộc vào người nhận và ai là người gửi. Nếu đó là một email công việc, âm điệu của lời chào nên trang trọng hơn, nhưng nếu đó là một email cá nhân, người gửi có thể có những quyền tự do nhất định với cái này.
Nội dung tin nhắn
Đây là phần quan trọng nhất của thư. Ở đây mọi thứ bạn muốn đạt được với thông điệp này được truyền đạt.
Một email công việc nên được đặc trưng bởi ngắn gọn và súc tích. Đến điểm nhanh chóng nhưng luôn nhớ duy trì giọng điệu thân mật, không cực kỳ thân thiện vì nội dung bị quá tải và mục đích thực sự bị mất đi.
Bạn phải sử dụng đầy đủ các dấu chấm câu, lý do đằng sau điều này là do không sử dụng chúng, bạn có thể mất ý nghĩa của thông điệp hoặc giải thích sai, ngôn ngữ viết không dễ giải mã như lời nói.
Biết những gì ai đó đang đề cập đến sẽ dễ dàng hơn nếu bạn nghe thấy giọng nói được sử dụng và cách nó được thể hiện; điều này không thể được chú ý bằng văn bản.
Đó là lý do tại sao thông điệp nên cố gắng bắt chước cuộc trò chuyện bằng miệng và phản ánh rõ ràng nơi bạn muốn đến bằng cách sử dụng các dấu hiệu ngữ pháp và chính tả tốt.
Thông điệp này sẽ thiết lập mục tiêu, lợi ích và các yêu cầu mà không đi lang thang quá nhiều.
Chia tay
Phân khúc này là kết thúc của tin nhắn. Để thực hiện mục đích truyền đạt mọi thứ bạn muốn, một kết thúc tốt là điều cần thiết.
Việc đóng phải xảy ra sau khi đã thiết lập tất cả các điểm trong tin nhắn. Không có lời tạm biệt lý tưởng cho tất cả các email, bởi vì mọi thứ phụ thuộc vào bản chất của tin nhắn.
Chúng tôi đề nghị rằng các cuộc chia tay có tên của người gửi, mặc dù điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào tình huống. Nếu đó là một trao đổi thư liên tục, tên sẽ bị bỏ qua sau email đầu tiên.
Một email tốt và dễ hiểu không chỉ dựa trên nội dung của thư, hầu hết thời gian là cách viết và cách thể hiện nội dung đó là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu của email nói trên.
Tài liệu tham khảo
- Peter, I. Lịch sử của email. Trích từ nethistory.info.
- Nam Columbus cao. Các phần cơ bản của một email. Trích từ southcolumbushigh.com.
- Leigh, J. Các bộ phận của thư điện tử. Trích từ techwalla.com.
- Email Zimbra. Các bộ phận của một thông điệp email. Trích xuất từ zimbra.com.
- Su, T. 15 Mẹo để viết email hiệu quả. Trích từ thinkimplenow.com Nhóm biên tập công cụ. Viết email hiệu quả: Khiến mọi người đọc và hành động theo tin nhắn của bạn. Trích từ mindtools.com.Foresman, S. Các phần của một Email. Trích từ tutervision.com.
- Cấu tạo của một thông điệp email. Trích từ cú pháp.com.