Chia sẻ:
Đặc điểm văn hóa chất lượng, cách nó phát triển và ví dụ
Một văn hóa chất lượng Đó là một môi trường trong đó nhân viên không chỉ tuân theo các nguyên tắc chất lượng mà còn nhìn thấy những người khác một cách có hệ thống, thực hiện các biện pháp tập trung vào chất lượng, lắng nghe người khác nói về chất lượng và cảm nhận chất lượng xung quanh họ.
Với việc giảm các rào cản địa lý và áp lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu, hoạt động xuất sắc đã trở thành một điều cần thiết cho các công ty để duy trì tính cạnh tranh trên toàn thế giới.
Văn hóa chất lượng đương nhiên nhấn mạnh đến việc cải tiến liên tục các quy trình và kết quả trong một nơi làm việc lành mạnh, khách hàng hài lòng và một công ty có lợi nhuận và đang phát triển.
Tuy nhiên, làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều tập trung vào việc cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng??
Chỉ số
- 1 nguyên tắc cơ bản
- 2 Đặc điểm
- 2.1 Các hệ thống và cấu trúc phù hợp
- 2.2 Lãnh đạo bảo vệ chất lượng
- 2.3 Nhân viên được đào tạo
- 2.4 Hoạt động lấy khách hàng làm trung tâm
- 2.5 Làm việc theo nhóm là chuẩn mực
- 2.6 Cải tiến liên tục là một thực tế
- 3 Văn hóa chất lượng được phát triển như thế nào??
- 3.1 Đi bộ và trò chuyện về chất lượng
- 3.2 Làm cho chất lượng công việc cho mọi người
- 3.3 Tạo năng lượng cho đội
- 3.4 Tập trung vào các quy trình
- 3.5 Theo dõi và đo lường
- 3.6 Hỗ trợ khai trương
- 4 Ví dụ
- 4.1 Thay đổi mục tiêu
- 5 tài liệu tham khảo
Khái niệm cơ bản
Cơ sở cho bất kỳ cải tiến chất lượng là phát triển văn hóa chất lượng trong tổ chức, kết hợp nó trong toàn công ty. Văn hóa tập trung vào chất lượng tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và cũng tạo ra những khách hàng hài lòng.
Trong một nền văn hóa kinh doanh lành mạnh, những gì tốt cho công ty là hợp nhất với những gì tốt cho khách hàng, trở thành động lực của những gì mọi người làm.
Văn hóa chất lượng bắt đầu với một lãnh đạo hiểu và tin vào ý nghĩa của tầm nhìn hệ thống và biết nhu cầu phục vụ khách hàng để thành công.
Kết quả của sự hiểu biết đó là một nền văn hóa nơi một môi trường nội bộ tích cực đi cùng với việc tạo ra những khách hàng hài lòng.
Tính năng
Văn hóa về kết quả chất lượng khi tất cả các bên liên quan, từ quản lý cấp cao đến nhân viên cơ sở, kết hợp mà không gặp vấn đề cải thiện trong hoạt động hàng ngày.
Các hệ thống và cấu trúc phù hợp
Điều cần thiết là phải có các hệ thống và cấu trúc đầy đủ để hỗ trợ cải tiến chất lượng. Các quy trình phải được thiết lập với các tiêu chí hiệu suất rõ ràng tập trung vào khách hàng. Điều này có nghĩa là:
- Có cấu trúc lệnh vững chắc, thúc đẩy các sáng kiến chất lượng và đảm bảo rằng tổ chức có trách nhiệm đáp ứng các mục tiêu.
- Đảm bảo rằng dữ liệu được phân tích và báo cáo hiệu quả.
- Sử dụng dữ liệu để kích thích ra quyết định và cải tiến.
Lãnh đạo bảo vệ chất lượng
Cam kết của các nhà lãnh đạo là động cơ của một nền văn hóa chất lượng. Do đó, các nhà lãnh đạo phải được nhìn thấy rõ ràng và kiên quyết trong hỗ trợ của họ để cải thiện chất lượng. Điều này có nghĩa là:
- Chủ động cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết để duy trì văn hóa chất lượng.
- Rõ ràng nói lên tầm nhìn và giá trị của công ty.
- Ghi nhận những nỗ lực cải thiện chất lượng với hệ thống khen thưởng.
Nhân viên có trình độ
- Nhân viên phải được đào tạo để kết hợp cải tiến chất lượng vào công việc hàng ngày của họ. Điều này có nghĩa là hỗ trợ thay đổi và đối mặt với truyền thống.
- Nhân viên phải dựa vào việc giới thiệu cải tiến chất lượng liên quan đến vai trò của họ.
- Phải có một giao tiếp cởi mở và trung thực ở tất cả các cấp.
- Nhân viên phải có khả năng đánh giá hiệu suất của chính họ.
Hoạt động lấy khách hàng làm trung tâm
- Nhu cầu và giá trị của khách hàng là nền tảng cho việc ra quyết định và cho các hoạt động hàng ngày.
- Nhân viên phải nhận thức rằng tổ chức thực sự hướng đến khách hàng.
- Công ty phải được nhìn từ bên ngoài tập trung vào khách hàng, theo nghĩa là không chỉ đáp ứng mong đợi của họ, mà còn vượt quá họ bình thường.
Làm việc theo nhóm là chuẩn mực
Tất cả nhân viên phải hiểu tại sao chất lượng là quan trọng và làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề. Điều này có nghĩa là:
- Các nhóm nên gặp gỡ thường xuyên để trao đổi ý tưởng, thực hiện các dự án cải tiến chất lượng và chia sẻ bài học kinh nghiệm.
- Các nhóm dự án chịu trách nhiệm nâng cao chất lượng nên bao gồm những người có khả năng.
Sự cải tiến liên tục là một thực tế
Tổ chức không bao giờ nên hài lòng với hiệu suất hoạt động của mình, nhưng phải không ngừng nỗ lực để trở nên tốt hơn.
Nhân viên nên thường xuyên sử dụng các công cụ và phương pháp cải tiến chất lượng để giải quyết vấn đề và đưa ra các cải tiến.
Văn hóa chất lượng phát triển như thế nào?
Để phát triển văn hóa chất lượng, cần có những thói quen bền vững để tạo nền tảng cho sự thay đổi lâu dài.
Đi bộ và trò chuyện về chất lượng
Thay đổi chỉ có thể khi các nhà lãnh đạo tham gia ở tất cả các cấp, nhất quán thể hiện các nguyên tắc chất lượng trong hành động. Điều này có nghĩa là các nhà lãnh đạo phải:
- Xuất hiện thường xuyên và có thể nhìn thấy cao trên sàn nhà máy.
- Hãy tò mò và tham gia mà không ảnh hưởng đến các cuộc trò chuyện về chất lượng.
- Cuộn áo lên để giúp đỡ khi cần.
- Tránh các hành động đặt chi phí, sản xuất hoặc lịch trình trên chất lượng. Nếu chất lượng được cho là ưu tiên cao nhất, nhưng quản lý chỉ ra điều khác, thì uy tín sẽ bị mất.
Làm việc chất lượng cho mọi người
Các nền văn hóa chất lượng chưa trưởng thành cô lập chất lượng, chỉ đưa nó vào công việc hành chính. Các công ty trưởng thành liên quan đến các nhóm đa chức năng trong việc cải tiến chất lượng, nhận ra rằng chất lượng ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh vực kinh doanh.
Một ví dụ điển hình là thực hiện một chương trình kiểm toán quy trình theo lớp. Điều này liên quan đến việc thường xuyên xác minh các quy trình có rủi ro cao, tránh các khiếm khuyết thông qua nhiều lớp xác minh.
Khi được tiến hành ở tất cả các cấp và bộ phận, các cuộc kiểm toán này cũng cung cấp một khung có cấu trúc để khiến mọi người chịu trách nhiệm về chất lượng.
Tiếp sức cho đội
Không phải ai cũng sẽ nhiệt tình về chất lượng hoặc thực hiện các hoạt động bổ sung. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo sẽ tìm cách tiếp thêm năng lượng cho nhân viên và khiến họ tham gia. Các chiến lược là:
Tận dụng tinh thần cạnh tranh
Thay vì thể hiện chất lượng kích thích tiết kiệm như thế nào, chúng ta phải tận dụng tính chất cạnh tranh của con người.
Ví dụ, nói về việc gây hoang mang cho đối thủ hoặc về việc ngăn công ty không ra mắt sản phẩm.
Chia sẻ kỳ vọng và kết quả
Mọi người nên biết vai trò của họ trong việc cải thiện chất lượng. Tương tự như vậy, họ cần phải xem kết quả.
Báo cáo quản lý hàng tháng là một công cụ chính để cho nhân viên thấy rằng công việc của họ có tác động có thể đo lường được.
Tập trung vào các quy trình
Một cách tiếp cận chủ động nhằm ngăn chặn các vấn đề phải được yêu cầu, thay vì dập tắt đám cháy.
Điều này là khó khăn khi người chất lượng chỉ thực hiện kiểm tra các sản phẩm đã bị hư hỏng. Văn hóa chất lượng cũng phân tích các quy trình trước đó.
Kiểm tra các khu vực liên quan đến các vấn đề chất lượng khuyến khích việc tiêu chuẩn hóa quy trình và giảm các biến thể. Do đó, tính nhất quán này là một dấu ấn của văn hóa chất lượng.
Theo dõi và đo lường
Thời gian và nguồn lực phải được đầu tư vào các đánh giá và đo lường chủ động. Ngoài việc chỉ nhìn vào chi phí của một thất bại, các tổ chức phải phát triển các chỉ số đưa ra cảnh báo sớm về các vấn đề.
Khi bạn thấy rằng các chỉ số chính đang được chuyển hướng, bạn có thể hành động trước khi khách hàng bị ảnh hưởng.
Hỗ trợ khai trương
Các công ty không nên tránh xa các vấn đề. Tìm thấy chúng trước khi chúng rời khỏi nhà máy tốt hơn nhiều so với việc khách hàng phát hiện ra chúng. Điều này có nghĩa là:
Hãy yên tâm khi phát hiện ra lỗi
Nếu mất kiểm soát, mọi người sẽ đơn giản che giấu các vấn đề và không biểu hiện chúng.
Tham gia quản lý
Khi các nhà lãnh đạo tham gia kiểm toán, một cam kết về chất lượng được thể hiện ở mức cao nhất. Điều đó bao hàm mọi người mở ra với những quan sát và đề xuất của riêng họ để cải thiện.
Giải quyết vấn đề nhanh
Khi ai đó xác định vấn đề, việc theo dõi phải được thực hiện với hành động khắc phục kịp thời. Nếu không, mọi người sẽ không có hứng thú chia sẻ nó.
Thúc đẩy đổi mới
Các công ty coi chất lượng là một chi phí thay vì đầu tư chăm sóc đồng xu trong khi mất một số tiền lớn.
Văn hóa trưởng thành chất lượng cung cấp cho nhóm làm việc của họ thời gian và ngân sách để thực hiện các dự án cải tiến chất lượng.
Các công ty trưởng thành thưởng cho những thành công này bằng sự công nhận và thậm chí khuyến khích tiền tệ.
Khi nhân viên có sáng kiến đầu tư năng lượng của họ vào các dự án này, sẽ có thể đảm bảo rằng văn hóa chất lượng đang hoạt động..
Ví dụ
Văn hóa chất lượng đề cập đến ý thức, cam kết, thái độ và hành vi của toàn bộ tổ chức đối với chất lượng. Lãnh đạo công ty phải giao tiếp hiệu quả và quan trọng nhất là chứng minh rằng chất lượng là giá trị vốn có của tổ chức.
Đây là trường hợp của công ty Toyota, ví dụ kinh điển về văn hóa chất lượng. Mọi người trong tổ chức chấp nhận trách nhiệm của họ về chất lượng. Điều này đã được truyền đạt và chứng minh ở tất cả các cấp của tổ chức.
Thay đổi mục tiêu
Tuy nhiên, trong những năm 1990, mục tiêu của công ty đã thay đổi. Ưu tiên số một của ông đã trở thành tăng trưởng. Mục tiêu mới của nó: trở thành công ty ô tô lớn nhất thế giới.
Thay đổi này có nghĩa là các nhân viên đã không tập trung vào chất lượng như trước đây và các khiếm khuyết không được phát hiện hoặc báo cáo, điều này dẫn đến việc loại bỏ 9 triệu xe trong năm 2009, gây thiệt hại hàng tỷ đô la.
Văn hóa tăng trưởng của Toyota thay thế chất lượng trước tiên, và do đó văn hóa cải tiến liên tục.
Tuy nhiên, Toyota đã khắc phục và không đơn độc trong cuộc chiến vì một nền văn hóa chất lượng. Trong nền kinh tế ngày nay, mọi người đều được kỳ vọng sẽ làm được nhiều hơn với ít hơn, điều này có vẻ trái ngược với những gì văn hóa chất lượng nên có, nhưng thực tế không phải vậy..
Các tổ chức chấp nhận chất lượng là quan trọng nhất, bằng cách ưu tiên cho khách hàng và cố gắng đạt được sự cải tiến liên tục, có thể làm được nhiều hơn với ít hơn và đồng thời cung cấp chất lượng.
Tài liệu tham khảo
- Eric Stoop (2017). 7 thói quen của một nền văn hóa chất lượng trưởng thành. Chất lượng Beacon Lấy từ: beaconquality.com.
- Shady The Safty (2012). Năm thành phần thiết yếu cho một nền văn hóa chất lượng. PEX. Lấy từ: processexcellencenetwork.com.
- Đồi Emily (2018). 6 khối xây dựng quan trọng của một nền văn hóa chất lượng. Qualsys. Lấy từ: quality.eqms.co.uk.
- Ashwin Srinivasan và Bryan Kurey (2014). Làm thế nào để xây dựng văn hóa chất lượng cho tổ chức của bạn. Đánh giá lãnh đạo. Lấy từ: Leadersreview.net.
- Hành hương (2013). Chế tạo tại Văn hóa chất lượng. Lấy từ: blog.pilgrimquality.com.