12 chức năng văn phòng thống trị quan trọng nhất

các chức năng văn phòng thống trị chúng là các hoạt động hành chính mà nhân sự của một công ty, tổ chức hoặc tổ chức nhận ra và điều đó là cần thiết cho hoạt động của cùng một hoạt động. Nếu chúng được thực hiện một cách hiệu quả, kết quả sẽ tốt hơn nhiều so với nếu chúng được thực hiện kém.

Công việc này, thông thường, có một lịch trình thường xuyên từ thứ Hai đến thứ Sáu bắt đầu lúc 8 hoặc 9 giờ sáng. và nó kéo dài tới 4 hoặc 5 p.m, mặc dù điều này thay đổi tùy theo quốc gia hoặc khu vực.

Phần lớn công việc văn phòng đòi hỏi các kỹ năng cơ bản như: giao tiếp thành thạo, khả năng viết, tập tin và một số kinh nghiệm với các thiết bị văn phòng như máy tính, máy photocopy, v.v..

Tùy thuộc vào cấp độ của vị trí hoặc trách nhiệm được đảm nhận, nó đòi hỏi một người phải có trình độ học vấn kỹ thuật, đại học hoặc cấp bốn.

10 chức năng chính của văn phòng thống trị

1- Lập kế hoạch

Đây là nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất vì nó bao gồm việc xác định cách thức các phương pháp và cấu trúc tổ chức có thể đóng góp cho kế hoạch kinh doanh.

Có những công cụ công nghệ giúp các phương thức này có thể thực hiện trong các nhiệm vụ được phân phối giữa các thành viên trong nhóm, nhưng chỉ có kế hoạch tốt mới có thể đảm bảo rằng mọi thứ kết thúc thêm vào mục tiêu kinh doanh.

Để lập kế hoạch chung, cần có một tầm nhìn kinh doanh rõ ràng và một mức phân cấp nhất định trong công ty, nhưng mỗi thành viên trong nhóm phải lập kế hoạch cho công việc của mình để có thể đáp ứng các mục tiêu và thời hạn đã thiết lập..

2- Phiên âm và / hoặc viết báo cáo

Một nhiệm vụ hàng ngày chiếm thời gian của những người làm việc trong văn phòng là viết, trong bất kỳ hỗ trợ nào, các báo cáo hỗ trợ hoặc chi tiết các chức năng của họ hoặc phục vụ để giải thích cho các đồng nghiệp còn lại các chi tiết (lý lịch, tiến độ, kết quả, ưu và Nhược điểm, vv), của một dự án cụ thể.

Những bài viết này cũng đóng vai trò là một bản ghi hoạt động của tổ chức mà văn phòng đó thuộc về, để kiểm toán hoặc đánh giá trong tương lai.

3- Tham dự các cuộc họp

Họ là những cuộc họp giữa các thành viên của một nhóm làm việc trong đó các ý tưởng về các dự án hiện tại được trao đổi, các đề xuất mới được đưa ra, thuyết trình, báo cáo hoặc báo cáo được chia sẻ.

Thông thường họ có mục tiêu sắp xếp tất cả những người có mặt theo hướng đạt được mục tiêu chung, phân công vai trò, nhiệm vụ và thời hạn cho từng người. Họ cũng phục vụ để giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Họ có xu hướng có tần số, thời lượng và động lực rất xác định. Ngoài ra, những gì được thảo luận trong đó thường được ghi lại trong vài phút hoặc vài phút để lưu trữ.

4- Lịch họp

Đó là về việc điều phối chương trình nghị sự của tất cả những người nên tham gia một cuộc họp theo cách mà họ có thể trùng hợp ở một địa điểm và thời gian cụ thể.

Đó là một nhiệm vụ có thể áp đảo, vì vậy dựa vào công nghệ có thể là một ý tưởng tốt. Có những ứng dụng, chẳng hạn như Lịch trình, cho phép tự động lên lịch các cuộc họp, cho phép khách xem ngày có sẵn và chọn lịch phù hợp với họ..

5- Kiểm tra email công ty

Đó là một nhiệm vụ có thể mất khá nhiều thời gian. Một báo cáo Adobe được xuất bản năm 2016, kết quả từ một cuộc khảo sát tự thực hiện với hơn một nghìn công nhân, cho thấy chúng tôi dành trung bình 20,5 giờ mỗi tuần, kiểm tra email công việc của chúng tôi.

Sắp xếp, đọc và trả lời email, là một hình thức giao tiếp rất phổ biến và cho phép trao đổi các tệp và hiển thị liên quan đến bất kỳ quy trình dự án hoặc tổ chức nào.

Mặc dù các công ty liên tục tìm kiếm các hình thức quản lý email hiệu quả hơn, nhưng cũng có những ứng dụng như Nhãn thông minh của Gmail..

Một cách khác để hợp lý hóa nhiệm vụ này là kết hợp các mẫu email tiêu chuẩn hoặc văn bản có thể được gửi với các sửa đổi tối thiểu cho những người nhận khác nhau và trong các cơ hội khác nhau..

6- Quản lý tài chính

Trong nhiệm vụ này, phải đảm bảo rằng tiền hoàn thành vòng đời của nó trong việc mua và bán các sản phẩm và dịch vụ; rằng tất cả các hóa đơn được gửi, đăng ký, thanh toán và gửi. Tất nhiên có những văn phòng nơi họ chỉ dành riêng cho việc này.

Hoạt động này cũng bao gồm việc giữ cho các tài khoản tài chính và các tài liệu pháp lý được cập nhật theo cách không có vấn đề gì với khung pháp lý liên quan đến tổ chức được đề cập.

7- Hậu cần

Chức năng này đảm bảo rằng tất cả hàng hóa liên quan đến công việc của công ty, được vận chuyển đến và đi từ kho và khách hàng. Nó cũng bao gồm việc liên kết với các nhà cung cấp để có được nguyên liệu sản xuất sản phẩm mới.

Mục tiêu của chức năng này là đảm bảo rằng công ty có mọi thứ cần thiết để duy trì việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ mà nó tiếp thị.

8- Gọi sự chú ý

Trong một văn phòng cũng cần phải trả lời điện thoại, vì đó là phương tiện liên lạc với khách hàng, nhà cung cấp và giữa các đồng nghiệp. 

Mặc dù có vẻ là một nhiệm vụ đơn giản, nó đòi hỏi một giao thức nhất định vì nó có thể là tiếng nói mà ai đó bên ngoài công ty liên kết với hình ảnh của nó. Do đó, điều quan trọng là phải tôn trọng các quy tắc lịch sự, duy trì giọng điệu thể chế, điều tiết âm lượng giọng nói và từ vựng được sử dụng.

Một thực tế quan trọng khác, đôi khi bị bỏ qua khi thực hiện chức năng này, là ghi lại càng nhiều dữ liệu càng tốt của người ở phía bên kia của điện thoại; Điều này sẽ cung cấp cơ sở dữ liệu liên hệ của công ty và cho phép bạn theo dõi chính xác vấn đề được thảo luận trong cuộc trò chuyện qua điện thoại.

9- Tổ chức tài liệu lưu trữ

Hầu hết các tác vụ được thực thi trong một văn phòng tạo ra một số tài liệu: hóa đơn, ghi chú, phút, phút, báo cáo bán hàng, v.v..

Trong kỹ thuật số hoặc trên giấy, đó là một lượng thông tin đòi hỏi ai đó phải chịu trách nhiệm lập danh mục, lưu trữ và bảo vệ thông tin theo mức độ quan trọng của nó đối với doanh nghiệp..

Chính xác điểm cuối cùng này, về bảo vệ thông tin, là một vấn đề đã trở thành vấn đề đau đầu của nhiều tổ chức, do đó ngày càng có nhiều công cụ, giao thức và thủ tục cung cấp bảo mật trong việc lưu trữ và truyền tải thông tin. dữ liệu nhạy cảm trong một tổ chức.

Trong một số trường hợp, ổ cứng ngoài được sử dụng, trong khi ở những máy khác có máy chủ đặc biệt cho những trường hợp này hoặc nền tảng lưu trữ trong "đám mây" như Microsoft OneDrive, Google Drive hoặc Apple iCloud.

10- Phân phối thư công ty

Một nhiệm vụ, mặc dù không yêu cầu đào tạo học thuật rất cao, nhưng đòi hỏi phải có tổ chức tốt, trách nhiệm và ý thức cấp bách, là phân phối thư từ trong văn phòng.

Một bản phác thảo của một số thiết kế, thẻ tín dụng mà ngân hàng gửi, hóa đơn của nhà cung cấp hoặc thư phản hồi của một tổ chức chính phủ, là một số tài liệu mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể chờ đợi và dựa trên nhiều quy trình khác có thể phụ thuộc. của công ty.

11- Dịch vụ khách hàng

Chức năng này là để hỗ trợ khách hàng về các câu hỏi hoặc khiếu nại về các sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty cung cấp.

12- In và sao chép tài liệu

Nó bao gồm in các tài liệu phải được lưu vật lý hoặc tạo các bản sao của các tài liệu phải được giữ lại hoặc gửi cho công nhân của công ty.

Tài liệu tham khảo

1. Audra Bianca (s / f). Mẹo tổ chức & lập kế hoạch văn phòng. Lấy từ: smallbusiness. Sync.com.
2. Xu hướng Biz (2015). 7 nhiệm vụ văn phòng mà bạn có thể và nên tự động hóa. Lấy từ: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Bạn đã làm việc bao nhiêu giờ trong cuộc đời? Hãy thử máy tính buồn của chúng tôi. Lấy từ: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Danh sách các công việc làm việc trong một văn phòng. Lấy từ: work. Sync.com.
5. Một trợ lý văn phòng làm gì. Lấy từ learn.org.
6. Chính xác những gì mọi người làm trong công việc văn phòng. Lấy từ: reddit.com.