Chia sẻ:
7 chức năng của một thư ký xuất sắc nhất
Trong số chính chức năng của một thư ký Chúng bao gồm quản lý chương trình nghị sự, phục vụ công chúng và quản lý thông tin bí mật. Là người chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính trong văn phòng.
Vị trí này có thể được thực hiện bởi một người đàn ông hoặc một người phụ nữ, mặc dù phổ biến nhất là một người phụ nữ thực hiện nó.
Họ thường chịu trách nhiệm về các vấn đề bí mật của những người có hệ thống phân cấp nhất định trong công ty, chẳng hạn như giám đốc, quản lý, chủ tịch, trong số những người khác. Điều đó sẽ biến họ thành cánh tay phải của người điều hành mà họ làm việc.
Nếu công ty nhỏ, khối lượng công việc lớn nhất của thư ký có liên quan đến các nhiệm vụ văn phòng cơ bản.
Một số quốc gia trên thế giới dành một ngày đặc biệt trong năm để cảm ơn và ăn mừng công việc của họ. Ví dụ, ở Colombia, Peru và Mexico ngày của thư ký là ngày 26 tháng 4, trong khi ở Venezuela là ngày 30 tháng 9.
7 chức năng chính của một thư ký
Công việc của một thư ký là hỗ trợ và cộng tác cho sếp của cô ấy để cô ấy có thể hoàn toàn tuân thủ vai trò của mình trong tổ chức, mà không bị trì hoãn hay mất tập trung.
Mặc dù bản chất của công ty ảnh hưởng đến loại công việc cần có của một thư ký, có thể nói rằng các chức năng chính của nó là:
1- Quản lý chương trình nghị sự
Thư ký có trách nhiệm cập nhật chương trình nghị sự của người mà cô ấy làm việc. Ở đó bạn nên phản ánh tất cả công việc của bạn và đôi khi, các cam kết cá nhân.
Bạn cũng phải lưu giữ hồ sơ dữ liệu của tất cả mọi người và tổ chức mà chủ nhân của bạn phải liên quan.
Chương trình nghị sự của một thư ký thường phục vụ như một nhật ký hoạt động của giám đốc điều hành mà cô ấy làm việc.
2- Chú ý đến công chúng
Sự chú ý đến công chúng là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất mà thư ký phải thực hiện. Bạn phải trả lời các cuộc gọi và ghi lại lý do cho chúng, cũng như tất cả dữ liệu sẽ cho phép chủ nhân của bạn theo dõi vấn đề.
Đó cũng là người tiếp khách trong văn phòng. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là thư ký duy trì một hình ảnh phù hợp với hình ảnh công ty của nơi làm việc.
Vai trò của bạn không chỉ là chào hỏi và làm cho khách hàng chờ đợi dễ chịu mà còn đưa ra những hướng dẫn và hướng dẫn đầu tiên về văn hóa tổ chức và quy trình nội bộ của công ty.
3- Quản lý tài liệu
Ngoài việc là người nhận và quản lý thư từ của sếp, một thư ký viết, đọc, trả lời và gửi hầu hết các thư, thông báo, ghi nhớ và email từ chủ nhân của bạn.
Cuối cùng, thật thuận tiện khi bạn quản lý một số ứng dụng nhất định của phần mềm cho phép bạn chuẩn bị các tài liệu đó nhanh hơn và nhanh hơn.
Tính đặc thù của những năng lực này sẽ phụ thuộc vào loại công việc được yêu cầu trong lĩnh vực mà họ làm việc..
Thư ký quản lý cơ sở dữ liệu liên lạc của sếp của cô ấy và gửi thư từ, cũng như biên bản lắp ráp và các tài liệu quan tâm khác trong văn phòng.
Đó là thư ký thường lưu ý các vấn đề được giải quyết tại các cuộc họp quan trọng.
4- Xử lý thông tin nhạy cảm (nội bộ và bên ngoài)
Trong số các chức năng phân biệt một nhân vật thư ký giỏi xử lý đúng cách và hiệu quả tất cả thông tin cực kỳ quan trọng đối với hoạt động của công ty hoặc tổ chức nơi bạn làm việc.
Ví dụ: bạn nên có quyền kiểm soát các tài liệu pháp lý có thể được yêu cầu bởi các trường hợp chính phủ bất cứ lúc nào.
Bạn cũng có thể truy cập thông tin về môi trường hoặc bất kỳ diễn viên nào liên quan đến công ty. Thông tin này phải được quản lý một cách kín đáo, hiệu quả và kịp thời.
5- Tổ chức văn phòng
Thư ký phải vận hành và bảo trì các thiết bị và đồ nội thất của văn phòng: điện thoại, máy photocopy, máy in, máy chiếu, đồ nội thất, tủ hồ sơ, trong số những người khác..
Đó là người kiểm soát hàng tồn kho vật tư và thiết bị văn phòng. Nó cũng giữ cho các hệ thống tệp vật lý và điện tử theo thứ tự, để thông tin có sẵn khi được yêu cầu..
Thư ký phải có một không gian làm việc sạch sẽ và có tổ chức, vì đó thường là một trong những điều đầu tiên mà mọi người bên ngoài công ty nhìn thấy khi vào các cơ sở của họ..
6- Chuẩn bị bài thuyết trình
Thông thường, một giám đốc điều hành phải trình bày các báo cáo của mình dưới dạng các bài thuyết trình tóm tắt và phân cấp thông tin. Đối với nhiệm vụ này, ông thường nhờ thư ký của mình giúp đỡ.
Người trong ban thư ký cần đảm bảo rằng thông tin xuất hiện ở đó phản ánh chính xác dữ liệu mà sếp của anh ta muốn chia sẻ.
Bạn cũng nên lưu ý rằng đó là một bản trình bày không có lỗi chính tả và phù hợp với bản sắc đồ họa của công ty.
7- Giám sát hành chính
Trách nhiệm của một thư ký là nhận thức được việc tuân thủ các chính sách và thủ tục cần thiết để chăm sóc tài sản của công ty hoặc tổ chức nơi cô ấy làm việc..
Theo cấp độ phân cấp của sếp của bạn, thư ký có thể xác thực tính chính xác của dữ liệu phản ánh chi tiết của các hoạt động ngân sách.
Một thư ký phải đối phó với sự kiểm soát quản lý và quản lý tài nguyên hợp lý trong văn phòng.
Thư ký ảo
Với sự gia tăng của việc làm trực tuyến, con số thư ký nổi lên trực tuyến hoặc trợ lý ảo.
Những thư ký này làm hầu hết các nhiệm vụ được mô tả ở trên nhưng từ xa. Trong những trường hợp này, các thư ký tính phí dịch vụ của họ theo giờ hoặc theo dự án.
Tài liệu tham khảo
- Tiền văn hóa (2015). 4 chức năng chính của thư ký. Lấy từ: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). Danh sách các nhiệm vụ của một thư ký. Lấy từ: work. Sync.com
- Pymex (2016). Chức năng và trách nhiệm của Thư ký hành chính. Lấy từ: pymex.pe
- Tình nguyện bây giờ (s / f). Vai trò của thư ký là gì? Lấy từ: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Các chức năng của một thư ký là trợ lý cho một người quản lý là gì? Lấy từ: pyme.lavoztx.com