Chia sẻ:
Chức năng, chính sách và quản lý quỹ chung
các hộp chung nó là một cuốn sách phụ trợ trong đó tất cả các giao dịch của các khoản thu và thanh toán tiền mặt, bao gồm tiền gửi và rút tiền ngân hàng, được lưu trữ. Đây là kho thông tin chính liên quan đến tiền mặt của một công ty.
Các công ty chia tiền mặt chung thành hai phân đoạn: tạp chí giải ngân tiền mặt, nơi ghi lại tất cả các khoản thanh toán tiền mặt, chẳng hạn như chi phí hoạt động và tài khoản phải trả, và nhật ký thu tiền mặt, nơi ghi lại tất cả các khoản thu tiền mặt. , chẳng hạn như doanh thu tiền mặt và các khoản phải thu.
Một công ty sử dụng nhân viên thu ngân chung để theo dõi các khoản thu và thanh toán tiền mặt khác nhau đi qua một công ty.
Thông tin trong quỹ chung được định kỳ ghi vào sổ cái. Nó thường được so sánh với hồ sơ của ngân hàng thông qua hòa giải ngân hàng, để đảm bảo rằng thông tin trong sổ sách là chính xác.
Nếu không đúng, một mục điều chỉnh được thực hiện để đặt quỹ chung theo thông tin của ngân hàng.
Chỉ số
- 1 Chức năng của thủ quỹ nói chung
- 1.1 Hồ sơ kế toán
- 2 chính sách
- 2.1 Giữ tiền nhận được tách biệt với tiền để thanh toán
- 2.2 Đưa biên lai nhận tiền
- 2.3 Nhận biên lai cho số tiền đã trả
- 2.4 Gửi tiền mặt vào ngân hàng
- 2.5 Thủ tục nhận tiền mặt
- 2.6 Giảm thiểu giao dịch tiền mặt
- 3 Quản lý
- 3.1 Quy trình thông tin
- 3.2 Hồ sơ giao dịch
- 4 tài liệu tham khảo
Chức năng của quỹ chung
Các hoạt động kinh tế của bất kỳ doanh nghiệp nào liên quan đến việc nhập và xuất thường xuyên tiền mặt và các khoản tương đương tiền. Quỹ chung giúp lãnh đạo một công ty xác định doanh nghiệp có bao nhiêu tiền tại bất kỳ thời điểm nào.
Với thông tin này, công ty có thể hiển thị trạng thái dòng tiền của mình cho người cho vay và do đó đảm bảo rằng nó đang đối mặt hiệu quả với thách thức cạnh tranh.
Dòng tiền tập trung vào số tiền mà công ty chi cho các hoạt động đầu tư, vận hành và tài trợ.
Trong các công ty xử lý một số lượng lớn các giao dịch ghi nợ và tín dụng tiền mặt, nhân viên thu ngân nói chung thay thế một tài khoản tiền mặt riêng trong sổ cái của công ty.
Các công ty có ít khoản thanh toán và biên lai tiền mặt hơn có thể không yêu cầu tiền mặt chung và chỉ chọn sử dụng một tài khoản tiền mặt.
Hồ sơ kế toán
Hộp chung được sử dụng để ghi biên lai và thanh toán tiền mặt. Nó hoạt động như một cuốn sách phụ trợ.
Các mục liên quan đến hóa đơn tiền mặt và thanh toán trước tiên được ghi vào sổ đăng ký tiền mặt chung và sau đó được đăng lên các tài khoản sổ cái tương ứng.
Ngoài ra, tiền mặt chung là sự thay thế cho tài khoản tiền mặt trong sổ cái. Nếu một hộp chung được duy trì đúng cách, bạn không cần phải mở tài khoản tiền mặt trong sổ cái.
Có nhiều lý do tại sao một công ty có thể ghi lại các giao dịch bằng cách sử dụng một nhân viên thu ngân chung thay vì tài khoản tiền mặt.
- Số dư tiền mặt hàng ngày dễ dàng truy cập.
- Bạn có thể dễ dàng phát hiện lỗi thông qua xác minh.
- Vé được cập nhật, vì số dư được kiểm tra hàng ngày.
Chính sách
Trong bối cảnh kinh doanh, các chính sách tiền mặt an toàn được thông qua, đặc biệt là các chính sách liên quan đến séc của thủ quỹ nói chung, để thúc đẩy các báo cáo chính xác và ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản.
Giữ tiền nhận được tách biệt với tiền để thanh toán
Bạn không bao giờ nên đặt số tiền nhận được bằng tiền lẻ. Nó sẽ gây ra lỗi và nhầm lẫn trong hồ sơ kế toán.
Tất cả tiền vào công ty phải được gửi nhanh vào ngân hàng và nhập vào hồ sơ trước khi được thanh toán lại. Mặt khác, nó có thể gây nhầm lẫn khi đối chiếu số dư tiền mặt.
Đưa biên lai nhận tiền
Việc phát hành hóa đơn hợp lý giúp bảo vệ công ty rằng ai đó bỏ túi tiền mặt thay vì gửi nó. Biên lai phải được đánh số trước với trùng lặp.
Nhận biên lai cho số tiền đã trả
Đôi khi, có thể không nhận được biên lai. Ví dụ, khi mua các mặt hàng trong một thị trường.
Trong trường hợp này, chi phí của mỗi giao dịch phải được lưu ý ngay lập tức để không quên số tiền. Sau đó, họ có thể được chuyển sang biên lai tiền mặt để người quản lý ủy quyền cho họ.
Gửi tiền mặt vào ngân hàng
Có tiền trong văn phòng là cám dỗ. Nhiều lần gian lận bắt đầu theo cách này.
Tiền mặt phải được gửi nhanh chóng trong ngân hàng. Nhiều nhất, trong vòng ba ngày kể từ ngày nhận.
Thủ tục nhận tiền mặt
Để bảo vệ những người xử lý tiền, cần phải luôn có hai người có mặt khi mở hộp tiền mặt, phong bì và các nguồn tiền khác. Cả hai người phải đếm tiền mặt và cũng ký biên nhận.
Giảm thiểu giao dịch tiền mặt
Hộp chỉ nên được sử dụng để thanh toán khi các phương thức khác là không thể. Lý tưởng là cấu hình tài khoản của các nhà cung cấp để thanh toán hóa đơn bằng séc hoặc chuyển khoản ngân hàng.
Ưu điểm của thanh toán bằng séc là một bộ hồ sơ bổ sung được sản xuất dưới dạng bảng sao kê ngân hàng. Ngoài ra, nó đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới thực hiện thanh toán, giảm khả năng mất cắp hoặc gian lận.
Quản lý
Tiền mặt nói chung thường được chia thành một tạp chí biên lai tiền mặt và một tạp chí giải ngân tiền mặt khi có rất nhiều giao dịch.
Trong một công ty nhỏ, với khối lượng giao dịch ít hơn liên quan đến tiền mặt, tất cả các giao dịch tiền mặt được ghi lại trong một máy tính tiền chung.
Quy trình thông tin
Giao dịch tiền mặt vượt qua các giai đoạn khác nhau trước khi kết thúc trong báo cáo thanh khoản. Nói chung, dòng tiền và dòng tiền được ghi lại bằng cách ghi nợ và ghi có vào tài khoản tiền mặt.
Ví dụ: phí khách hàng được ghi nợ vào tài khoản tiền mặt và được ghi có vào tài khoản khách hàng phải thu. Thông tin trong hộp chung được nhập theo thứ tự thời gian, để tạo điều kiện cho việc tìm kiếm các giao dịch.
Sau đó, dòng tiền vào số dư dùng thử, giúp kế toán xác minh rằng tổng số tín dụng bằng với tổng số nợ.
Bước thứ ba trong quy trình báo cáo tài chính dẫn đến việc tiết lộ tiền mặt trong bảng cân đối kế toán của công ty.
Biên bản giao dịch
Mục nhập đầu tiên của tiền mặt nói chung là số dư đầu kỳ vào đầu kỳ kế toán. Mỗi mục phải chứa một ngày, một ghi chú về chi phí hoặc biên lai và tổng số tiền của giao dịch.
Giao dịch tiền mặt chung cũng phải được chuyển đến các tài khoản hoặc chứng khoán tương ứng trong sổ cái.
Ví dụ: các khoản thanh toán nhận được bằng tiền mặt cho các dịch vụ được cung cấp được liệt kê trong phần "Tài sản" của sổ cái.
Chi phí tiền mặt cho vật tư và các vật liệu kinh doanh khác được liệt kê là chi phí.
Một công ty phải đối chiếu quỹ chung với báo cáo tài khoản ngân hàng hàng tháng nhận được từ tổ chức tài chính và tính đến sự khác biệt trong quỹ.
Tài liệu tham khảo
- Will Kenton (2019). Sổ quỹ tiền mặt Đầu tư. Lấy từ: Investopedia.com.
- Kế toán quản trị (2018). Sổ quỹ tiền mặt là gì? Lấy từ: accountformanloyment.org.
- Ashley Adams-Mott (2019). Sổ quỹ và sổ cái là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron.com. Lấy từ: smallbusiness. Sync.com.
- Steven Bragg (2018). Sổ quỹ tiền mặt. Công cụ kế toán. Lấy từ: notifytools.com.
- Hầu tước Codjia (2017). Tầm quan trọng của sổ quỹ tiền mặt trong kế toán. Chất lỏng Lấy từ: bizfluent.com.
- Humentum (2019). Lời khuyên hàng đầu để kiểm soát tiền mặt. Lấy từ: humentum.org.