Chia sẻ:
Các tính năng, chức năng và tầm quan trọng của bộ phận mua hàng
các bộ phận mua sắm là bộ phận của một công ty chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động mua lại nguyên liệu thô, phụ tùng thay thế, dịch vụ, v.v., theo yêu cầu của tổ chức. Cung cấp một dịch vụ là xương sống của nhiều tổ chức công nghiệp, bán lẻ và quân sự.
Nó đảm bảo rằng các vật tư cần thiết để vận hành doanh nghiệp được sắp xếp và duy trì trong kho. Bộ phận này là trung tâm của quản lý chuỗi cung ứng thành công và chịu trách nhiệm giảm thiểu chi phí của các sản phẩm đặt hàng, kiểm soát mức tồn kho và thiết lập mối quan hệ mạnh mẽ với các nhà cung cấp.
Một bộ phận mua hàng tốt sẽ yêu cầu chất lượng từ các nhà cung cấp và sẽ làm theo các đơn đặt hàng từ đầu đến tiếp nhận. Giúp các bộ phận khác xác định nhu cầu, quản lý quy trình trưng dụng và có được giá cả cạnh tranh. Họ thường đóng vai trò là người kiểm soát để đảm bảo tuân thủ ngân sách.
Chỉ số
- 1 Đặc điểm
- 1.1 Đóng vai trò là cố vấn đáng tin cậy cho quản lý cấp cao
- 1.2 Thúc đẩy sự đổi mới của các nhà cung cấp
- 1.3 Cung cấp kiến thức về dữ liệu nhà cung cấp chính
- 1.4 Quản lý và làm giảm rủi ro của chuỗi cung ứng
- 1.5 Thúc đẩy nhân sự nhanh nhẹn và phát triển tài năng
- 2 chức năng
- 2.1 Lấy tài liệu
- 2.2 Đánh giá giá
- 2.3 Chấp thuận trước của nhà cung cấp
- 2.4 Theo dõi đơn hàng
- 2.5 Văn phòng làm việc
- 2.6 Tuân thủ chính sách
- 3 Tầm quan trọng
- 3.1 Có được chi phí thấp hơn
- 3.2 Ngăn chặn sự thiếu hụt của vật liệu
- 3.3 Nâng cao chất lượng
- 3.4 Quản lý mối quan hệ
- 3.5 Tìm kiếm sự đổi mới
- 4 tài liệu tham khảo
Tính năng
Làm cố vấn đáng tin cậy cho quản lý cấp cao
Bộ phận mua hàng có liên quan đến kế hoạch của công ty và ngân sách ở mức cao. Điều này cho phép thiết kế chi phí kỹ thuật đảo ngược và khám phá các lựa chọn thay thế có khả năng ít tốn kém hơn và / hoặc có chất lượng cao hơn..
Thúc đẩy sự đổi mới từ các nhà cung cấp
Không chỉ đòi hỏi giá thấp nhất, bộ phận mua hàng làm việc với các nhà cung cấp để giảm chi phí cơ bản cho các sản phẩm và dịch vụ của họ.
Họ liên quan mật thiết đến "vòng đời đổi mới", từ ý tưởng ban đầu đến sản xuất và cải tiến liên tục.
Cung cấp kiến thức về dữ liệu nhà cung cấp chính
Các công ty có thể sử dụng thông tin này để tạo các phân tích dự đoán, cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về thị trường.
Quản lý và làm giảm rủi ro của chuỗi cung ứng
Các cuộc khủng hoảng kinh tế đã dạy giá trị của sự cảnh giác về sự ổn định của các nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng có tầm nhìn sắc nét hơn nhiều về khu vực đó so với bất kỳ bộ phận nào khác trong tổ chức.
Thúc đẩy nhân viên nhanh nhẹn và phát triển tài năng
Cần phải vượt qua các ranh giới chức năng và địa lý để tìm ứng viên phù hợp cho bộ phận mua hàng.
Trong một số trường hợp, câu trả lời nằm ở việc thuê ngoài hoặc sử dụng các tổ chức dịch vụ chia sẻ.
Chức năng
Lấy tài liệu
Đối với một công ty sản xuất, điều này có thể bao gồm nguyên liệu thô, nhưng cũng có thể bao gồm các công cụ, máy móc hoặc thậm chí các vật tư văn phòng cần thiết cho đội ngũ bán hàng và thư ký.
Trong một doanh nghiệp bán lẻ, bộ phận mua hàng phải đảm bảo rằng luôn có đủ sản phẩm trên kệ hoặc trong các cửa hàng để giữ cho cửa hàng được lưu trữ tốt.
Điều đặc biệt quan trọng là giữ cho kho hàng tồn kho ở mức hợp lý. Đầu tư số tiền lớn vượt quá hàng tồn kho có thể gây ra vấn đề về cổ phiếu và thiếu vốn cho các loại chi phí khác, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển hoặc quảng cáo.
Đánh giá giá
Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm liên tục đánh giá nếu bạn nhận được nguyên liệu ở mức giá tốt nhất có thể, để tối đa hóa lợi nhuận.
Bạn cần so sánh giá cả, để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất với mức giá hợp lý nhất cho các đơn hàng có quy mô cụ thể của công ty.
Bộ phận mua hàng có thể liên lạc với các nhà cung cấp thay thế, đàm phán giá tốt hơn cho các đơn đặt hàng khối lượng cao hơn hoặc tìm hiểu khả năng có được sản phẩm với giá thấp hơn từ các nguồn khác nhau.
Chấp thuận trước của nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng đánh giá các nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, ý kiến khách hàng và thời gian hoàn thành các đơn đặt hàng, đưa ra danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt.
Theo dõi đơn hàng
Đơn đặt hàng được ghi lại với các mẫu đơn đặt hàng. Chúng xác định thông tin quan trọng về các vật liệu được đặt hàng, cũng như số lượng yêu cầu.
Các hình thức này được sử dụng để đảm bảo rằng các sản phẩm đã đặt hàng được nhận và để theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành đơn hàng.
Văn phòng làm việc
Bộ phận mua hàng xử lý tất cả các tài liệu liên quan đến việc mua và giao tài liệu.
Điều này có nghĩa là làm việc chặt chẽ với bộ phận kế toán, để đảm bảo có đủ tiền để mua các mặt hàng, dòng tiền đó sẽ trôi chảy và tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn..
Tuân thủ chính sách
Trước khi mua hàng, bộ phận mua hàng phải đảm bảo rằng nó tuân thủ các thủ tục cần thiết cho việc mua lại và phê duyệt ngân sách, và phải đảm bảo rằng các vật liệu được mua theo chính sách chung của tổ chức..
Ý nghĩa
Nhận chi phí thấp hơn
Bộ phận mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh. So sánh giá cả và thương lượng với các nhà cung cấp để công ty có được giá tốt nhất có thể trong các sản phẩm cần thiết.
Nó cũng có thể cung cấp tiền tiết kiệm bằng cách tận dụng các bảo đảm và giảm giá thường bị lãng quên bởi những người không chuyên.
Nó giúp tiết kiệm, mang lại sự minh bạch tốt hơn trong chi phí của công ty. Điều này sẽ cho phép đàm phán hợp đồng tốt hơn và giải phóng dòng tiền.
Ngăn chặn sự thiếu hụt của vật liệu
Bộ phận mua hàng phải xác định sản phẩm nào là quan trọng đối với công ty và thực hiện các biện pháp thích hợp để bảo vệ chuỗi cung ứng của công ty.
Để đảm bảo rằng nguyên liệu không đủ không ảnh hưởng đến năng suất, bộ phận mua hàng sử dụng các kỹ thuật như cung cấp nhiều.
Có nhiều nguồn có nghĩa là sử dụng một số nhà cung cấp cung cấp cùng một sản phẩm. Nếu có vấn đề với một nhà cung cấp, các đơn đặt hàng có thể được tăng lên cho một nhà cung cấp khác để bù đắp cho sự thất bại.
Nâng cao chất lượng
Bộ phận mua hàng giúp cải thiện chất lượng bằng cách đặt mục tiêu hiệu suất. Sau đó, nó theo dõi hiệu suất thực tế liên quan đến các mục tiêu đó.
Điều quan trọng là đo lường các đặc tính chất lượng bằng cách sử dụng các chỉ số cho các thuộc tính, chẳng hạn như độ bền, hình thức của sản phẩm hoặc tính kịp thời của việc giao hàng.
Chúng tôi hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp để phát triển quy trình của họ và giúp họ cải thiện chất lượng.
Quản lý mối quan hệ
Thách thức của bộ phận mua hàng là làm cho nhà cung cấp quan tâm đến việc hợp tác với công ty. Làm cho nhà cung cấp đầu tư vào một mối quan hệ lâu dài.
Bộ phận cũng phải quản lý các mối quan hệ trong công ty. Bạn phải làm việc với các bên liên quan nội bộ, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính, hậu cần và phân phối, để đảm bảo rằng tất cả đều được liên kết.
Tìm kiếm sự đổi mới
Bởi vì bộ phận mua hàng luôn tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp bên ngoài, nên việc mua các sản phẩm sáng tạo có thể mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp về giá cả, chất lượng hoặc sự thuận tiện..
Tài liệu tham khảo
- Viết lách (2018). Chức năng của một bộ phận mua hàng trong một tổ chức là gì? Doanh nghiệp nhỏ - Chron. smallbusiness. Sync.com.
- Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Quản lý thu mua. Lấy từ: en.wikipedia.org.
- Kaylee Finn (2018). Vai trò của một bộ phận mua hàng trong kinh doanh. bizfluent.com.
- BDC (2018). 6 cách bộ phận mua hàng có thể cải thiện doanh nghiệp của bạn. Lấy từ: bdc.ca.
- Robert Bowman (2014). Năm đặc điểm của các tổ chức mua sắm 'đẳng cấp thế giới'. Forbes. Lấy từ: forbes.com.