10 đặc điểm của một lá thư chính thức quan trọng nhất

Bức thư chính thức là một cuộc giao tiếp bằng văn bản giữa hai người có thể biết nhau hay không, nhưng trong mọi trường hợp, mối quan hệ xa cách và tôn trọng buộc họ phải duy trì một ngôn ngữ chính thức.

Người viết thư được gọi là người nhận hoặc người phát hành; ai nhận được nó là người nhận hoặc người nhận. Thư chính thức thường được sử dụng để liên lạc giữa các công ty, tổ chức cao cấp và các tổ chức chính phủ, trong số những người khác..

Nó cũng được sử dụng để tham gia trao giải thưởng quốc tế, các cuộc hẹn công khai hoặc công nhận.

Trong các chữ cái chính thức, ngôn ngữ thông tục, sự quen thuộc, thành ngữ và tuteo nên được bỏ hoàn toàn sang một bên. Các công thức lịch sự được chấp nhận phổ biến phải có mặt và phải đáp ứng một cấu trúc định trước.

Theo bản chất rất chính thức của nó, các chữ cái loại này phải được viết tay hoặc in trên giấy và gửi trong một phong bì dán kín cho người nhận, mặc dù đúng là trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, cấu trúc của thư chính thức được sử dụng để liên lạc được gửi đến qua email. Tuy nhiên, sau này không phải là phổ biến nhất cũng như không nên.

10 đặc điểm chính của chữ chính thức

1- Ngôn ngữ chính thức

Ngôn ngữ chính thức đòi hỏi phải sử dụng đúng từ vựng và ngữ pháp và chính tả hoàn hảo. Việc điều trị phải xa vời và tôn trọng.

Sự đối xử của người gửi đối với người nhận phải là của bạn; không bao giờ nên được dạy kèm, bất kể tuổi tác hay phạm vi của người nhận, hoặc nếu người gửi biết hoặc không biết.

Mặc dù ngôn ngữ nên được tôn trọng, điều này không có nghĩa là lòng tốt và phép lịch sự nên được đặt sang một bên..

2- Ý định cụ thể

Không có thư chính thức được viết mà không có một ý định chính xác và một mục tiêu xác định. Với loại thư này nhằm truyền đạt điều gì đó đến người nhận hoặc yêu cầu thông tin mà người gửi yêu cầu.

Trong mọi trường hợp, nó được tìm cách gây ấn tượng tích cực với người nhận và có xu hướng thuận lợi để luồng giao tiếp tiếp tục cho đến khi đạt được mục tiêu của người gửi. Thông tin được cung cấp phải rõ ràng và đầy đủ nhất có thể.

3- Chiều dài

Thư chính thức thường ngắn gọn và cụ thể, chỉ thẳng vào mục tiêu, sau các quy tắc chào hỏi và lịch sự tương ứng.

Như thường lệ trong các tổ chức, doanh nghiệp, chính phủ hoặc giữa hai người không có mối quan hệ thân thiết, sẽ không có ý nghĩa gì khi đi bộ quanh các chi nhánh, lạc đề hoặc giải thích các vấn đề không phải là trung tâm. Theo cách này, thông thường các chữ cái chính thức không quá 2 trang.

4- Tiêu đề

Thư chính thức phải được viết trên văn phòng phẩm chính thức của đơn vị hoặc người viết nó. Nó thường được thực hiện trên các tiêu đề thư trong đó chỉ có tên của tổ chức hoặc người gửi có thể xuất hiện, mặc dù nó cũng có thể bao gồm địa chỉ của cùng một..

Sau ngày này sẽ xuất hiện, trước địa điểm (thành phố) nơi bạn đang viết.

Sẽ thông minh hơn khi viết ngày mà không viết tắt, nghĩa là tháng được viết bằng chữ và năm có bốn hình. Phải được căn bên phải của tờ.

5- Điều trị và chào hỏi

Việc điều trị phải chính thức và phải bao gồm vị trí, nghề nghiệp hoặc phạm vi của người nhận. Ví dụ: Chủ tịch, Bác sĩ, Giáo sư, Đại tướng, v.v., theo sau hoặc không theo họ. Tránh chào hỏi bằng tên, biệt danh hoặc biệt danh.

Khi người nhận là một cặp vợ chồng, bạn nên coi mình là Chúa và Phu nhân. Các đại biểu và thượng nghị sĩ được coi là "Danh dự" ở một số quốc gia, ở các quốc gia khác, họ có thể là "Chúa tể minh họa".

Điều tương tự cũng xảy ra với các vị trí chính phủ hoặc danh hiệu quý tộc khác, vì vậy điều quan trọng là phải biết giao thức của mỗi quốc gia.

Nếu bạn không biết một người nhận cụ thể, bạn có thể sử dụng các công thức không chính đáng như "Người mà họ có thể quan tâm" hoặc đơn giản là "Kính gửi ông" hoặc "Kính thưa bà".

Đối với lời chào, bạn nên thêm một số quy tắc lịch sự như "Kính gửi", "Được tôn trọng", v.v. Mẫu "Dear Sir" cũng được sử dụng như một lời chào chính thức.

6- Cơ thể

Nội dung của bức thư cũng nên bắt đầu bằng một số quy tắc lịch sự như: "Thông qua điều này ...", "Tôi viết thư cho bạn ...", "Tôi rất trân trọng đề cập đến bạn vào dịp ...", "Phục vụ điều này cho ... "hoặc một vài giao thức ít hơn, chẳng hạn như" Trước hết nhận được lời chào thân mật ... ".

Bức thư nên có những đoạn văn ngắn và có cấu trúc tốt. Thông điệp phải chính xác, cụ thể và rõ ràng.

Nếu đó là một yêu cầu, nó phải được thực hiện trực tiếp; nếu đó là một bức thư thông tin, bạn nên đi thẳng vào vấn đề. Luôn luôn nhớ rằng người nhận là một người bận rộn, không muốn lãng phí thời gian với những bài phát biểu không cần thiết hoặc khó hiểu.

7- Lời chia tay

Việc chia tay nên làm tròn ý tưởng trung tâm của bức thư, củng cố mục tiêu và thúc đẩy hành động mà người gửi mong đợi từ người nhận ("Tôi đang chờ phản hồi của bạn", "Tôi hy vọng thông tin hữu ích", v.v.).

Cách đóng phổ biến nhất cho các chữ cái chính thức là "Trân trọng" hoặc "Rất cẩn thận", thích các hình thức này hơn các hình thức thông tục như "Một lời chào thân mật", "Lời chào", "Một cái ôm", v.v..

Sau này, bạn phải đặt chữ ký in (tên và họ trong chữ cái khối) và chữ ký của người gửi. T

Nó cũng phải bao gồm vị trí hoặc cấp bậc do người gửi nắm giữ, tức là "Tiến sĩ", "Ing.", "Giáo sư", theo sau là tên và họ và trong một dòng riêng biệt: "Chủ tịch Ủy ban Đánh giá", "Đại sứ của Cộng hòa Argentina "," Tổng thư ký ", v.v..

8- Thông tin khác

Ở chân thư và sau chữ ký có thể được bao gồm, nếu cần, giải thích về các phụ lục hoặc tên của những người sẽ nhận được một bản sao của chữ cái (được ghi bằng chữ viết tắt "Cc").

Dưới đây và cuối cùng, có thể bao gồm tên viết tắt của người viết chính tả, nghĩa là của người gửi (bằng chữ in hoa) và những người đã phiên âm nó (bằng chữ in thường), như được hiển thị: ABC / def.

Là một lá thư đã được suy nghĩ trước đây, việc sử dụng các bài đăng không được khuyến khích trong cùng một.

9- Phong bì

Mỗi thư chính thức phải được gửi trong một phong bì, ngay cả khi người gửi và người nhận ở trong cùng một tòa nhà (ví dụ: liên lạc giữa các phòng ban của cùng một tổ chức).

Phong bì phải có kích thước theo những gì nó sẽ chứa, để nó không trở nên quá cồng kềnh. Bức thư nên được gấp càng ít càng tốt (tối đa 2 đến 4 lần), vì một tờ giấy gần như còn nguyên vẹn với quá nhiều nếp gấp thanh lịch hơn nhiều.

Tên và dữ liệu của người nhận luôn được đặt ở mặt trước của phong bì và trung tâm của nó. Tên và dữ liệu của người gửi có thể ở mặt sau và nắp của phong bì hoặc ở mặt trước, trên và bên trái của phong bì.

Góc phần tư phía trên bên phải của mặt trước của phong bì luôn được dành riêng cho tem hoặc tem.

Nó phải được đóng cẩn thận nhưng chắc chắn để đảm bảo quyền bất khả xâm phạm của nội dung. Trong một số trường hợp rất giao thức hoặc thanh lịch, có thể được niêm phong bằng sáp niêm phong.

10- Câu trả lời

Mỗi thư chính thức phải có một câu trả lời. Điều tương tự phải được nhắc nhở, súc tích và giữ nguyên phác thảo của thư chính thức nhận được.

Một lá thư chính thức mà không có phản hồi được coi là một hành động thiếu tôn trọng và bất lịch sự của người nhận có thể gây ra hiệu ứng hoàn toàn trái ngược với mục tiêu ban đầu theo đuổi.

Tài liệu tham khảo

1. Thư chính thức Lấy từ es.wikipedia.org
2. 10 Đặc điểm của một lá thư chính thức và không chính thức. Phục hồi từ características.co
3. Bức thư và các yếu tố của nó. Phục hồi từ Portaleducativo.net
4. Đặc điểm của một bức thư chính thức. Phục hồi từ clubensayos.com
5. Đặc điểm và chức năng của chữ chính thức. Lấy từ estudiaraprender.com