Chia sẻ:
Phản hồi tích cực và tiêu cực Làm thế nào để đưa ra trong 9 bước (có ví dụ)
Đưa ra phản hồi tích cực hoặc tiêu cực là sử dụng các phương thức truyền thông để truyền tải và nhận thông tin về sự đầy đủ hoặc không thỏa đáng trong công việc của chúng tôi. Theo cách tiếp cận đầu tiên về khái niệm này, bạn có thể nghĩ rằng đó là về các khía cạnh tiêu cực mà các ông chủ giao tiếp với các nhân viên của một công ty.
Phản hồi tích cực được nói một cái gì đó đã được thực hiện tốt. Ví dụ: "Công việc đã được thực hiện một cách súc tích và được hiểu rõ. Phản hồi tiêu cực xảy ra khi một cái gì đó đã được thực hiện sai. Ví dụ: "Công việc không được hiểu rõ, có thông tin khó hiểu".
Cả tích cực và tiêu cực phục vụ để cải thiện hiệu suất của người mà phản hồi được đưa ra. Tuy nhiên, khái niệm phản hồi lao động sâu rộng hơn nhiều, tích cực hoặc tiêu cực, và giải quyết một nhân viên, sếp hoặc đồng nghiệp.
Như Farr (1993) tuyên bố, trong môi trường làm việc có rất nhiều thông tin cho chúng ta biết chúng ta đang thực hiện công việc như thế nào. Tuy nhiên, cần phải hiểu ý nghĩa của thông tin này, để đạt được mục đích và mục tiêu của chúng tôi. Trong số những thứ khác, thông tin phản hồi lao động sẽ cho phép bạn:
- Sửa lỗi hiệu suất của bạn.
- Giảm sự không chắc chắn của bạn về tính thỏa đáng trong công việc của bạn.
- Biết cách người khác nhìn nhận và đánh giá bạn.
Ngoài ra, một số lợi thế mà bạn sẽ có được khi thực hiện phản hồi mang tính xây dựng trong môi trường làm việc của bạn sẽ là:
- Tránh xung đột với đồng nghiệp, nhân viên hoặc người quản lý.
- Có sự hài lòng hơn ở nơi làm việc.
- Thúc đẩy tinh thần đồng đội và hiệu quả hơn.
- Có được cảm giác về năng lực bản thân trong công việc.
9 bước để đưa ra phản hồi tích cực hoặc tiêu cực
Để đưa nó vào thực tế một cách hiệu quả, chúng tôi mô tả 9 bước bạn nên tính đến để phát triển phương thức giao tiếp này:
1 - Chọn thời gian và địa điểm tốt trước khi đưa ra phản hồi
Bạn nên bắt đầu bằng cách hỏi người khác nếu nó có sẵn tại thời điểm đó. Nếu bạn bận, bạn nên cố gắng bắt đầu cuộc trò chuyện sau.
Bằng cách này, người mà bạn đưa ra phản hồi sẽ cung cấp cho bạn sự chú ý mà bạn cần để giao tiếp hiệu quả. Mặt khác, để chọn kịch bản, bạn phải xem xét loại thông tin bạn sẽ cung cấp:
Khi có phản hồi tích cực, bạn nên chọn thực hiện nó ở nơi công cộng, để người đó thậm chí còn được xã hội thừa nhận hơn về tính thỏa đáng trong công việc của họ.
Trong trường hợp bạn muốn truyền đạt một số khía cạnh tiêu cực, hãy chọn một trang web riêng tư để nhân viên không nhận thấy rằng anh ta đang lúng túng trước các đồng nghiệp của mình.
2 - Đừng chờ đợi quá lâu để đưa ra ý kiến của bạn
Nếu có bất kỳ khía cạnh nào mà bạn muốn cung cấp phản hồi cho đồng nghiệp, nhân viên hoặc sếp, đừng chờ đợi lâu. Nếu không, người đó sẽ không nhớ rõ nó nói về cái gì.
Ví dụ: nếu bạn nói với ai đó rằng hành vi bạn đã có 3 tháng trước là không phù hợp, thì người đó có thể không bối cảnh hóa những gì đã xảy ra, vì vậy phản hồi của bạn sẽ không có hiệu quả mong muốn.
Tuy nhiên, nếu bạn đề cập đến khía cạnh tích cực hoặc tiêu cực về điều gì đó bạn đã làm trong vài ngày qua, bạn có thể xem xét ý kiến của mình và khắc phục - nếu cần - vì bạn sẽ không đi lệch nhiều so với mục tiêu của mình..
Ngoài ra, điểm này đặc biệt quan trọng liên quan đến phản hồi tiêu cực, vì nếu bạn không đưa ra ý kiến của mình ngay lập tức, bạn sẽ tích lũy khiếu nại với một người và một ngày nào đó có thể bị choáng ngợp và truyền đạt mọi thứ làm phiền bạn với thái độ hung hăng.
Điều này là phổ biến trong bất kỳ loại mối quan hệ nào - bạn bè, cặp vợ chồng, cha mẹ, v.v. - Nếu bạn không nói cho người khác biết điều gì đang làm phiền bạn, điều đó sẽ khó thay đổi hành vi của họ.
3 - Thể hiện thái độ đồng cảm
Đặt mình vào vị trí của người khác với sự đồng cảm và suy nghĩ về cách bạn muốn họ cung cấp cho bạn thông tin về công việc và hiệu suất của bạn.
Chắc chắn bạn sẽ muốn người sẽ bình luận về một khía cạnh nào đó trong công việc của bạn phải thông cảm, cố gắng không làm tổn thương cảm xúc của bạn khi có thông tin tiêu cực.
Nếu công việc của bạn đã ảnh hưởng đến bạn theo một cách nào đó, hãy cố gắng đừng để mất bình tĩnh và giải thích bạn cảm thấy thế nào.
4 - Lắng nghe người khác và linh hoạt
Trong quá trình giao tiếp này, bạn nên có khả năng lắng nghe tích cực - và không chỉ nói chuyện. Điều này bao gồm tạo cơ hội cho người khác nói với chúng tôi về những khó khăn anh gặp phải trong con đường của mình liên quan đến nhiệm vụ đó.
Giải quyết các lý do khiến người khác hành động theo cách đó. Có thể khi bạn biết hoàn cảnh của mình, bạn hiểu rằng bạn đã hành động theo cách tốt nhất có thể.
Có khả năng khắc phục nếu bạn nghĩ rằng bạn sai. Rốt cuộc, phản hồi bạn cung cấp dựa trên ý kiến cá nhân của bạn, nó không phải là một sự thật tuyệt đối.
5 - Không sử dụng ý kiến chung và không cụ thể
Điều quan trọng là bạn phải cụ thể với ý kiến của mình, thay vì đưa ra phản hồi với thông tin mơ hồ và chung chung. Không giống nhau khi nói: "công việc tốt" rằng "báo cáo cuối cùng của bạn thu thập thông tin rất chính xác về tiến trình của công ty".
Với bình luận thứ hai, người khác sẽ cảm thấy có giá trị hơn và có kiến thức lớn hơn về hiệu quả của họ trong công việc.
Thông tin bạn cung cấp càng cụ thể và cụ thể, sẽ càng có kết quả tốt hơn đối với hiệu suất của người khác - cũng như la bàn càng chính xác, chúng ta càng dễ dàng điều khiển một con tàu-.
6 - Sử dụng "Kỹ thuật Sandwich"
Kỹ thuật này bao gồm đóng góp:
- - Một bài phê bình tích cực, về các khía cạnh mà bạn đang làm đầy đủ hoặc về nỗ lực bạn đang thực hiện để đạt được mục tiêu.
- - Một lời chỉ trích tiêu cực, về những gì bạn nghĩ nên được cải thiện để thực hiện một công việc hiệu quả.
- - Một lời chỉ trích tích cực, về sự đầy đủ chung của nó.
Bằng cách này, bạn tránh được sự khó chịu ban đầu khi bắt đầu bằng một bình luận tiêu cực, để người đó sẽ dễ tiếp thu ý kiến của bạn hơn. Ngoài ra, bạn có thể để một hương vị tốt trong miệng kết thúc cuộc trò chuyện với một khía cạnh tích cực khác.
Người nhận được phản hồi sẽ không cảm thấy bị thách thức, nhưng sẽ chấp nhận nó tích cực hơn và sẵn sàng thay đổi khía cạnh tiêu cực mà bạn đề cập.
Một ví dụ về kỹ thuật này sẽ là nói với đồng nghiệp:
"Việc bạn tiếp xúc với doanh số trong quá khứ đã cho tôi thông tin rất giá trị. Nó đã hơi lâu, nhưng rất thú vị ".
7 - Sử dụng phản hồi tập trung vào hành vi, không phải người
Điều rất quan trọng là bạn chọn những từ bạn sẽ sử dụng tốt, để không chỉ trích người đang nghi vấn mà là hành vi đã được thực hiện tại một thời điểm nhất định.
Để bạn hiểu rõ hơn về nó, không giống như nói "dự án không được giao đúng hạn" hơn là nói "luôn luôn giao dự án trễ". Trong trường hợp thứ hai, người đó có thể cảm thấy rằng mình đang bị gắn mác là vô trách nhiệm và một tình huống khó chịu và khó chịu sẽ xảy ra..
Cũng tập trung vào các hành vi biệt lập, để các hành vi không được khái quát. Chúng ta hãy xem một ví dụ liên quan đến khía cạnh này: Tốt hơn là nói: "Sáng nay bạn đến muộn 15 phút, tôi muốn biết nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào": "Bạn rất không đúng giờ".
Như bạn có thể thấy, ví dụ đầu tiên tập trung vào hành vi đến trễ - ngoài việc thể hiện thái độ đồng cảm về nó-.
Trong câu thứ hai, ngược lại, nó rất hung hăng, phân loại người dựa trên một số sự kiện đôi khi tạo thành ngoại lệ, không phải là chuẩn mực.
8 - Trong phản hồi tiêu cực, đưa ra các tùy chọn về cách thực hiện nhiệm vụ tốt hơn
Khi phản hồi bạn đưa ra là tiêu cực, hãy thêm ý kiến nhằm cải thiện công việc. Điều này sẽ giúp người khác biết anh ta nên thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả như thế nào.
Ví dụ: nếu bạn không thích cách một nhân viên đối xử với khách hàng, bạn có thể nói điều gì đó như: "Sáng nay tôi quan sát thấy khách hàng không hài lòng với lời giải thích của bạn về việc thanh toán thông qua tài chính. Trong một dịp khác, bạn có thể cung cấp một tài liệu giải thích để hiểu rõ hơn về nó ".
9 - Khuyến khích người khác đưa ra ý kiến của họ về công việc của bạn
Đặc biệt nếu đó là nhân viên của bạn, bạn nên khuyến khích sự năng động và trao đổi thông tin này, để bạn cũng có thể hưởng lợi từ những lợi thế của việc có thông tin tức thời và cụ thể về công việc của bạn..
Biết ý kiến của những người lao động xung quanh bạn sẽ giúp bạn quản lý thuyền của riêng bạn, chúng tôi đã nhận xét như thế nào ở đầu bài viết này.
Chúng tôi hy vọng rằng tất cả những lời khuyên này sẽ giúp bạn cải thiện giao tiếp với đồng nghiệp và đạt được sự hài lòng trong công việc cao hơn..
Còn bạn, bạn còn thêm lời khuyên nào cho phản hồi tích cực hay tiêu cực?
Tài liệu tham khảo
- Ana I. García Álvarez và Anastasio Ovejero Bernal. Biện pháp Phản hồi Lao động trong các Tổ chức: Điều chỉnh bảng câu hỏi Khảo sát Phản hồi Công việc. Psicothema, 1998. Tập 10, số 2, trang. 241-257.
- Carlos Eduardo Román Maldonado. Về phản hồi hoặc phản hồi trong giáo dục đại học trực tuyến. "Tạp chí ảo Đại học Công giáo miền Bắc". Số 26, (tháng 2 - tháng 5 năm 2009, Colombia).
- Ông chủ Ignacio. Tại sao lại đưa ra Phản hồi? Làm thế nào để làm điều đó một cách hiệu quả? (2001) Đại học Cema.
- M. I. Ferrero và M. Martín. Tầm quan trọng của phản hồi mang tính xây dựng trong việc đánh giá các buổi biểu diễn âm nhạc nhóm.
- Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Tag hành. Bạn đang trốn tránh ông chủ của bạn? Sự phát triển của một nguyên tắc phân loại và công cụ để đánh giá các hành vi quản lý phản hồi của người biểu diễn tốt và xấu. Tạp chí quản lý (2003).