Văn phòng trong thế giới kinh doanh Chức năng, thiết bị và vật liệu



các văn phòng trong thế giới kinh doanh đại diện cho một phần của công ty nơi dữ liệu nhận và phát hành được xử lý, để cung cấp thông tin theo yêu cầu của tổ chức cho sự phát triển bình thường của hoạt động hoặc hoạt động của công ty.

Tầm quan trọng của nó được đưa ra bởi vì mọi công ty sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ, cho dù là chi nhánh chuyên môn, đều cần một nhóm người quản lý hoạt động và quản lý các chức năng hành chính khác. Hầu hết những người này làm việc trong văn phòng.

Số lượng nhân viên trong một văn phòng có thể khác nhau, nhưng tất cả các tổ chức, bất kể loại hình hoặc quy mô của họ, đều cần nhân viên văn phòng để đảm nhiệm các công việc hàng ngày. Nhân viên văn phòng xử lý nhiều khía cạnh khác nhau của một công ty.

Những khía cạnh này bao gồm kế toán, văn bản và xử lý dữ liệu, viễn thông và các hoạt động khác. Chúng cần thiết trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế, từ sản xuất đến vận tải. 

Công nghệ đóng góp cơ bản trong văn phòng: cho phép thực hiện một lượng công việc lớn hơn trong thời gian ngắn hơn.

Chỉ số

  • 1 chức năng
  • 2 Thiết bị và vật liệu
    • 2.1 Hệ thống điện thoại thương mại và điện thoại bàn
    • 2.2 Máy tính
    • 2.3 Mạng máy tính và kết nối Internet
    • 2.4 Máy in đa chức năng
    • 2.5 Máy hủy giấy
    • 2.6 Máy photocopy
    • 2.7 Máy chiếu và màn hình video
    • 2.8 Thiết bị cho thương nhân
    • 2.9 Nội thất
    • 2.10 Vật tư văn phòng
  • 3 Ví dụ về công việc trong văn phòng
    • 3.1 Nhà văn / biên tập viên trên các trang web và báo chí 
    • 3.2 Lễ tân
    • 3.3 Kế toán
    • 3,4 Người quản lý
    • 3.5 Trung tâm cuộc gọi chú ý
  • 4 tài liệu tham khảo

Chức năng

- Các dịch vụ quan trọng do văn phòng cung cấp bao gồm cả dịch vụ hành chính và các dịch vụ khác cho các bộ phận khác của tổ chức, không thể hoạt động mà không có văn phòng.

- Văn phòng cũng quan trọng trong một tổ chức như bộ não trong cơ thể con người. Do đó, văn phòng là bộ não của công ty. Nó thu thập thông tin từ các nguồn bên trong và bên ngoài khác nhau, đăng ký nó, tổ chức nó và phân tích nó để cung cấp cho quản lý. Tất cả các loại thông tin, cả quá khứ và hiện tại, có sẵn trong văn phòng.

- Văn phòng cũng hoạt động như một trung gian. Kết nối thế giới bên ngoài với các phòng ban khác nhau và ngược lại. Tất cả các đơn đặt hàng được nhận thông qua văn phòng. Kết nối tổ chức với khách hàng, nhà cung cấp, chính phủ và công chúng. Quan hệ công chúng là rất quan trọng trong các văn phòng hiện đại.

- Đó là trái tim của tất cả các hoạt động kinh doanh; Nó giống như một trung tâm thần kinh hành chính. Từ văn phòng lưu thông thông tin về mua hàng, bán hàng, tài chính và truyền thông.

- Đây là một trung tâm điều khiển; đó là phương tiện để các chính sách của công ty hành động. Khi doanh nghiệp phát triển, mỗi nhà lãnh đạo được ủy quyền để đưa ra quyết định và hành động của riêng họ. Do đó, mỗi bộ phận sẽ có văn phòng riêng, để tạo điều kiện cho ban quản lý phác thảo kế hoạch và chính sách của mình.

Một số hành động chính được thực hiện trong văn phòng là:

  • Các cuộc họp.
  • Gọi sự chú ý.
  • Đồng ý chiến lược của công ty.
  • Đồng ý mục tiêu.
  • Tổ chức các tập tin vật lý và máy tính.
  • Dịch vụ khách hàng.
  • In và sao chép tài liệu.

Thiết bị và vật liệu

Thiết bị văn phòng đã phát triển để cho phép tự động hóa lớn hơn. Tự động hóa văn phòng có nghĩa là sử dụng máy móc để thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tẻ nhạt mà mọi người thường làm. Các nhóm cũng giúp công nhân thực hiện công việc của họ nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Trong số các thiết bị mà chúng ta có thể tìm thấy trong một văn phòng là:

Hệ thống điện thoại thương mại và điện thoại bàn

Chúng là phương tiện chính được sử dụng để liên lạc trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp.

Máy vi tính

Để xử lý thông tin, hiện đang là linh hồn của bất kỳ văn phòng nào. Chúng cũng rất cần thiết cho giao tiếp, nhờ email.

Mạng máy tính và kết nối Internet

Nếu thông tin là linh hồn của công ty, thì mạng máy tính là động mạch dẫn thông tin này qua tất cả các lĩnh vực kinh doanh. Cần có cáp Ethernet, bộ định tuyến và modem để kết nối mạng cục bộ với Internet.

Máy in đa chức năng

Khi thông tin là kỹ thuật số, chúng tôi muốn in nó và nếu nó được in, chúng tôi muốn quét nó. Mặt khác, chúng tôi muốn nhận hoặc gửi bằng fax. Những đội này làm tất cả.

Máy hủy giấy

Khi tạo giấy in, nhiều lần bạn phải phá hủy nó. Văn phòng chịu trách nhiệm về thông tin mà nó có.

Máy photocopy

Nguyên tắc cơ bản để tạo bản sao của tài liệu.

Máy chiếu video và màn hình

Được sử dụng để thuyết trình trong phòng họp.

Thiết bị cho thương nhân

Điểm bán máy và máy tính tiền.

Nội thất

Bên trong đồ nội thất trong một văn phòng, chúng ta có thể tìm thấy như sau:

  • Ghế
  • Bàn làm việc
  • Tủ
  • Tủ hồ sơ
  • Thảm
  • Bàn họp

Vật tư văn phòng

Một số vật liệu và vật tư cần thiết cho hoạt động của một văn phòng là:

- Tờ giấy trắng: Được sử dụng để in và photocopy, để viết ghi chú nhỏ và để trình bày trên bảng lật.

- Giấy cuộn: giấy nhiệt cho fax, băng nhãn, giấy cho điểm bán.

- Các hình thức in sẵn: hóa đơn, khai thuế, biên lai thanh toán, lịch bàn.

- Nhãn và giấy dính: nhãn cho thư mục, nhãn giá và ghi chú sau đó.

- Vật tư để in: hộp mực và hộp mực.

- Phương tiện lưu trữ di động: Thẻ nhớ USB và thẻ nhớ.

- Chốt cơ: kẹp cho loại giấy và bướm, ghim.

- Chốt hóa chất: băng dính trong suốt, keo dán.

- Vật dụng làm sạch: giẻ lau sàn, thùng rác, thùng tái chế, chổi, xà phòng, làm mát không khí, chất khử trùng, khăn giấy và giấy vệ sinh.

- Máy nhỏ: bấm giấy, dập ghim, kẹp, gioăng cao su, máy đánh số và gọt bút chì.

- Lưu trữ vật lý: thư mục, phong bì, hộp, kệ và tổ chức bàn.

- Tài liệu viết và đọc thử: bút chì, bút mực, bút đánh dấu, băng chỉnh, chất lỏng hiệu chỉnh và cục tẩy.

Ví dụ về công việc trong một văn phòng

Nhà văn / biên tập viên trên các trang web và báo chí 

Nhà văn và biên tập viên, cho dù họ thuộc nhóm làm việc hoặc làm việc tại nhà, làm việc trong một văn phòng. Nhà văn tạo nội dung cho các ấn phẩm in, trang web và blog. Biên tập viên sửa nội dung đã được viết.

Nhân viên lễ tân

Một nhân viên tiếp tân làm việc trong một văn phòng tiếp nhận khách hàng và nhà cung cấp, viết email, trả lời các cuộc gọi điện thoại, nhận tin nhắn, gửi email, liên lạc các cuộc gọi điện thoại cho các nhân viên cụ thể và nộp đơn.

Đại diện dịch vụ khách hàng nên được thông báo đầy đủ về doanh nghiệp mà anh ta làm việc, cũng như về các sản phẩm và dịch vụ của mình, để giúp đỡ khách hàng. Bạn phải trả lời các cuộc gọi và email, nhận đơn đặt hàng và hoàn lại tiền.

Kế toán

Kế toán hoặc kế toán làm việc trong môi trường văn phòng. Nhiệm vụ của họ bao gồm chuẩn bị thuế, thanh toán hóa đơn, nhận thanh toán, trong số những người khác.

Quản lý

Quản lý văn phòng quản lý công việc của văn phòng. Nhiệm vụ của họ có thể thay đổi từ tuyển dụng, sa thải hoặc sắp xếp công việc của nhân viên, ủy thác chức năng, đào tạo nhân viên mới, tạo và thực thi chính sách văn phòng, giám sát nhóm làm việc, giải quyết tình huống và bảo trì hệ thống máy tính.

Trung tâm chăm sóc cuộc gọi

Những người làm việc trong một trung tâm cuộc gọi yêu cầu trả lời các cuộc gọi điện thoại từ khách hàng của công ty mà họ làm việc. Bạn cần cung cấp cho họ câu trả lời cho câu hỏi của bạn, nhận khiếu nại và xử lý đơn đặt hàng.

Tài liệu tham khảo

  1. Rob Waugh (2017). Điều gì tiếp theo cho công nghệ văn phòng? Điện báo. Kết nối doanh nghiệp nhỏ. Lấy từ: telegraph.co.uk.
  2. Nhà nước đa dạng (2018). Kinh doanh Nhìn vào Máy tính và Văn phòng - VĂN PHÒNG NGÀY HÔM NAY, CÔNG VIỆC KINH DOANH, XU HƯỚNG TRONG KINH DOANH, THẾ GIỚI TÀI CHÍNH. Lấy từ: Careerers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Làm thế nào máy tính thay đổi văn phòng mãi mãi. Tin tức BBC Lấy từ bbc.com.
  4. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Quản lý văn phòng Lấy từ: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Khái niệm cơ bản của văn phòng. Lấy từ: pedageducom Commerce.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Thiết bị văn phòng cần thiết để bắt đầu kinh doanh. Cân bằng hoạt động & công nghệ. Lấy từ: thebalance.com.