Chia sẻ:
Các giai đoạn quản lý dự án, mục tiêu, lợi ích và ví dụ
các quản lý dự án là tuân thủ việc thực hiện bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc công việc của một nhóm để đáp ứng các lý do cụ thể của thành công và đạt được các mục tiêu cụ thể tại thời điểm được chỉ định. Do đó, nó là việc áp dụng các kỹ năng, kỹ thuật, kiến thức và công cụ để lập trình các hoạt động đáp ứng yêu cầu của một dự án.
Dự án là một công việc nhất thời được thiết kế để tạo ra một kết quả, dịch vụ hoặc sản phẩm duy nhất, với sự bắt đầu và kết thúc xác định, được thực hiện để đạt được các mục tiêu và mục tiêu đáng chú ý, để đạt được giá trị gia tăng hoặc thay đổi có lợi.
Chất lượng tạm thời của các dự án không phù hợp với hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp, đó là các hoạt động lặp lại, bán cố định hoặc cố định đơn giản, để sản xuất dịch vụ hoặc sản phẩm.
Không có một quy trình để quản lý dự án có thể dẫn đến mất thời gian, mất tiền và hiệu suất kém.
Chỉ số
- 1 công cụ mạnh mẽ
- 2 giai đoạn
- 2.1 Khởi đầu
- 2.2 Lập kế hoạch
- 2.3 Thi hành
- 2.4 Tài liệu dự án
- 2.5 Giám sát và kiểm soát
- 2.6 Đóng cửa
- 3 mục tiêu
- 3.1 Phát triển thành công các giai đoạn của dự án
- 3.2 Giao tiếp hiệu quả
- 3.3 Đạt được mục tiêu chính của dự án
- 3.4 Sản xuất một dự án theo mục tiêu của khách hàng
- 4 lợi ích
- 4.1 Hiệu quả cao hơn trong việc cung cấp dịch vụ
- 4.2 Sự hài lòng của khách hàng
- 4.3 Hiệu quả cao hơn trong việc cung cấp dịch vụ
- 4.4 Cải thiện sự tăng trưởng và phát triển trong nhóm
- 4.5 Linh hoạt hơn
- 4.6 Tăng đánh giá rủi ro
- 5 ví dụ
- 5.1 Hãng hàng không Mỹ
- 5.2 Ngân hàng Hoàng gia
- 6 tài liệu tham khảo
Công cụ mạnh mẽ
Quản lý dự án là một công cụ kinh doanh mạnh mẽ có thể mang lại nhiều lợi thế cho các công ty thuộc mọi quy mô. Cung cấp các quy trình, hướng dẫn và các kỹ thuật lặp lại để giúp quản lý mọi người và công việc liên quan đến các dự án.
Nó có thể tăng cơ hội thành công và giúp phân phối các dự án một cách nhất quán, hiệu quả, đúng thời gian và trong ngân sách.
Bằng cách thực hiện các chiến lược quản lý dự án cơ bản, các mục tiêu mong muốn sẽ đạt được và các mục tiêu đó sẽ đạt được trong một phạm vi thời gian và chi phí cụ thể..
Kết quả cuối cùng là mọi người sẽ giành chiến thắng, do đó có thể là lợi ích tốt nhất của tất cả cho quản lý dự án.
Các giai đoạn
Khởi đầu
Giai đoạn khởi đầu xác định tính chất và phạm vi của dự án. Bạn cần hiểu môi trường kinh doanh và cũng đảm bảo rằng các điều khiển cần thiết được tích hợp vào dự án.
Các tài liệu bắt đầu dự án là một loạt các bản tóm tắt được sử dụng để tạo ra các quy định trong suốt thời gian của dự án. Chúng bao gồm:
- Đề xuất dự án: ý tưởng đằng sau dự án, mục tiêu chung, thời gian.
- Phạm vi dự án: định hướng và giám sát dự án.
- Cấu trúc công việc phân tổ: một quy mô của công việc sẽ được thực hiện, cho đến các nhiệm vụ hàng ngày.
- Ma trận phân công trách nhiệm: vai trò và trách nhiệm phù hợp với kết quả.
- Phân tích nhu cầu và yêu cầu kinh doanh đối với các mục tiêu có thể đo lường được.
- Đánh giá các hoạt động hiện tại.
- Điều lệ dự án, bao gồm chi phí, nhiệm vụ, giao hàng và thời gian.
Lập kế hoạch
Mục tiêu chính là lập kế hoạch phù hợp thời gian, chi phí và nguồn lực để ước tính công việc cần thiết và do đó quản lý hiệu quả rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Nó bao gồm việc xác định phương pháp để tuân theo việc quản lý các dự án.
- Xác định các sản phẩm giao và tạo các cấu trúc công việc bị hỏng.
- Xác định các hoạt động cần thiết để hoàn thành các sản phẩm này và do đó kết nối các hoạt động đó với một chuỗi logic.
- Ước tính yêu cầu tài nguyên cho các hoạt động.
- Ước tính thời gian và chi phí hoạt động.
- Xây dựng lịch trình và ngân sách.
- Lập kế hoạch rủi ro.
- Có được sự chấp thuận chính thức để bắt đầu làm việc.
Thi công
Trong quá trình thực hiện, bạn phải biết thời hạn dự kiến phải được thực hiện là gì. Giai đoạn thực hiện đảm bảo rằng các sản phẩm của kế hoạch quản lý dự án được thực hiện phù hợp.
Giai đoạn này liên quan đến việc phân bổ, phối hợp và quản lý đầy đủ nguồn nhân lực và bất kỳ nguồn lực nào khác, chẳng hạn như vật liệu và ngân sách. Kết quả của giai đoạn này là các sản phẩm của dự án.
Tài liệu dự án
Để duy trì ngân sách, phạm vi, hiệu quả và tốc độ, một dự án phải có các tài liệu vật lý liên quan đến từng nhiệm vụ cụ thể.
Với tài liệu chính xác, thật dễ dàng để xem liệu các yêu cầu của một dự án có được đáp ứng hay không. Tài liệu cung cấp thông tin về những gì đã hoàn thành cho dự án đó.
Nếu được thực hiện đúng, tài liệu có thể là xương sống cho sự thành công của dự án.
Giám sát và kiểm soát
Nó bao gồm các quy trình được thực hiện để quan sát việc thực hiện dự án, nhằm xác định kịp thời các vấn đề tiềm ẩn và các biện pháp khắc phục có thể được thực hiện khi cần thiết, để kiểm soát việc thực hiện dự án.
Hiệu suất của dự án được quan sát và đo lường để xác định các biến thể trong kế hoạch quản lý dự án.
Nó cũng cung cấp phản hồi giữa các giai đoạn khác nhau của dự án, để thực hiện các hành động phòng ngừa hoặc khắc phục để tuân thủ kế hoạch quản lý dự án.
Đóng cửa
Nó chứa sự hoàn thành chính thức của dự án và sự chấp nhận của nó. Hoạt động hành chính bao gồm tài liệu của bài học kinh nghiệm. Nó bao gồm hoàn thiện tất cả các hoạt động của toàn bộ các quy trình để chính thức đóng dự án.
Đánh giá sau khi thực hiện cũng được bao gồm trong giai đoạn này. Đây là giai đoạn quan trọng để nhóm dự án học hỏi kinh nghiệm và áp dụng nó trong các dự án trong tương lai.
Những điều làm việc tốt nên được quan sát trong dự án và những điều không hoạt động nên được phân tích để tạo ra bài học kinh nghiệm.
Mục tiêu
Mục tiêu của quản lý dự án là thực hiện một dự án kỹ lưỡng đáp ứng các mục tiêu của khách hàng.
Phát triển thành công các giai đoạn dự án
Một dự án, bất kể quy mô của nó, thường bao gồm năm giai đoạn khác nhau có tầm quan trọng như nhau: Khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, đóng cửa.
Sự phát triển và thực hiện không có vấn đề và không bị gián đoạn của tất cả các giai đoạn trước đó đảm bảo sự thành công của một dự án.
Giao tiếp hiệu quả
Cần phải luôn luôn nhớ rằng thành công hay thất bại của một dự án phụ thuộc rất lớn vào tinh thần đồng đội. Do đó, chìa khóa thành công luôn là sự hợp tác.
Đối với mục đích này, thiết lập giao tiếp tốt là rất quan trọng. Một mặt, thông tin phải được khớp nối một cách rõ ràng và đầy đủ, để mọi người hiểu nó một cách đầy đủ. Mặt khác, bạn phải có khả năng lắng nghe và nhận được những bình luận mang tính xây dựng.
Đạt được mục tiêu chính của dự án
Mục tiêu chính của dự án phải được hoàn thành trong thời gian ước tính, với chất lượng dự kiến và trong ngân sách được xem xét.
Tối ưu hóa các đầu vào cần thiết được giao và ứng dụng của chúng để đáp ứng các mục tiêu được xác định trước của dự án là một vấn đề luôn luôn có chỗ để cải thiện.
Tất cả các quy trình và thủ tục có thể được cải cách và cập nhật để cải thiện tính bền vững của dự án và cũng để chỉ đạo nhóm thông qua quá trình thay đổi chiến lược.
Sản xuất một dự án theo mục tiêu của khách hàng
Điều này có thể có nghĩa là tầm nhìn của khách hàng cần được giải quyết và cải tổ, hoặc đàm phán với họ liên quan đến các mục tiêu của dự án, để chuyển đổi chúng thành các mục tiêu khả thi..
Đáp ứng sự mong đợi của khách hàng và giữ cho họ hạnh phúc không chỉ dẫn đến sự hợp tác thành công, có thể giúp loại bỏ những bất ngờ trong quá trình thực hiện dự án, mà còn đảm bảo tính bền vững trong tương lai.
Lợi ích
Ưu điểm chính của quản lý dự án là giúp quản lý dự án hiệu quả. Điều này cho phép giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Hiệu quả cao hơn trong việc cung cấp dịch vụ
Quản lý dự án cung cấp một lộ trình dễ dàng theo dõi và dẫn đến việc hoàn thành dự án. Sau khi bạn biết nơi để tránh ổ gà, thật hợp lý khi nghĩ rằng bạn sẽ làm việc thông minh hơn và hiệu quả hơn.
Sự hài lòng của khách hàng
Bất cứ khi nào một dự án được hoàn thành đúng thời hạn và dưới mức ngân sách, khách hàng sẽ vui vẻ. Và một khách hàng hạnh phúc là người sẽ nhìn lại.
Quản lý dự án thông minh cung cấp các công cụ cho phép mối quan hệ khách hàng / quản trị viên này tiếp tục.
Hiệu quả cao hơn trong việc cung cấp dịch vụ
Các chiến lược tương tự cho phép hoàn thành thành công dự án cũng sẽ phục vụ nhiều lần cho các dự án khác.
Cải thiện sự tăng trưởng và phát triển trong nhóm
Kết quả tích cực không chỉ tạo ra sự tôn trọng, mà thường truyền cảm hứng cho nhóm dự án tiếp tục tìm cách để thực hiện hiệu quả hơn.
Linh hoạt hơn
Có lẽ một trong những lợi ích lớn nhất của quản lý dự án là nó cho phép sự linh hoạt. Quản trị an toàn của dự án cho phép theo dõi chiến lược mà bạn muốn thực hiện để dự án hoàn thành.
Tuy nhiên, vẻ đẹp của một tổ chức như vậy là nếu bạn khám phá ra một con đường thông minh hơn để đi, bạn có thể thực hiện nó. Đối với nhiều công ty vừa và nhỏ, chỉ có điều này là giá trị nhập học.
Đánh giá rủi ro tăng
Khi tất cả người chơi được căn chỉnh và chiến lược được đưa ra, nguy cơ tiềm ẩn sẽ xảy ra.
Quản lý dự án cung cấp một lá cờ đỏ vào đúng thời điểm: trước khi bắt đầu làm việc khi hoàn thành dự án.
Ví dụ
Hãng hàng không Mỹ
Việc sáp nhập American Airlines với US Airways đã tạo ra sự chồng chéo về công nghệ và chương trình. Họ biết rằng bảng tính không đủ để quản lý các tài nguyên và dự án phức tạp.
Để đạt được tầm nhìn về các ưu tiên phân chia và toàn cầu rộng hơn, họ bắt đầu sử dụng quản lý dự án để nhập cảnh nhân viên, quản lý tài nguyên và lập kế hoạch năng lực..
Kết quả là, hãng hàng không đi từ việc tận dụng công việc của mình trên công nghệ thông tin từ 10% đến 20%. Điều này tương đương với tác động tích cực ròng của vài triệu đô la trong bảng cân đối kế toán của nó.
Bây giờ, họ có quyền truy cập vào dữ liệu tốt hơn và đáng tin cậy hơn để đưa ra quyết định quan trọng về các dự án và tài nguyên.
Ngân hàng hoàng gia
Ngân hàng Hoàng gia Scotland cần triển khai dữ liệu nhất quán và đáng tin cậy để thông báo các quyết định tài chính và tài nguyên. Do đó, họ đã chọn quản lý dự án để tăng tính nhất quán này. Vì vậy, họ đã xóa 35 hệ thống cũ, hơn 50 công cụ được phát triển bởi người dùng và hàng trăm bảng tính.
Với dữ liệu ở các định dạng khác nhau và hàng trăm dự án được quản lý bởi các hệ thống khác nhau, họ muốn kiểm soát dữ liệu của mình để xem tổng danh mục khách hàng của họ rõ ràng hơn.
Trong mười hai tháng, họ đã có thể hoàn thành trường hợp kinh doanh của mình và đạt được lợi tức đầu tư. Trên đường đi, họ đã cải thiện tính minh bạch và giảm chi phí trong mỗi đơn vị kinh doanh.
Tài liệu tham khảo
- Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Quản lý dự án Lấy từ: en.wikipedia.org.
- Viện quản lý dự án (2019). Quản lý dự án là gì? Lấy từ: pmi.org.
- Clarizen (2018). Mục tiêu của quản lý dự án là gì? Lấy từ: clarizen.com.
- Kinh doanh NI (2019). Ưu điểm của quản lý dự án. Lấy từ: nibusinessinfo.co.uk.
- Gary Picariello (2019). 10 lợi ích hàng đầu của quản lý dự án. Quản lý dự án Hub sáng. Lấy từ: sánghubpm.com.
- Leyna O'Quinn (2018). 5 ví dụ quản lý dự án thành công trong thế giới thực. Blog kế hoạch. Lấy từ: blog.planview.com.