Đặc điểm truyền thông đường xuống, ưu điểm, nhược điểm và ví dụ

các truyền thông giảm dần, từ quản lý đến nhân viên, nó xảy ra khi thông tin và thông điệp chảy xuống thông qua chuỗi lệnh chính thức hoặc cấu trúc phân cấp của một tổ chức.

Nói cách khác, các thông điệp và mệnh lệnh bắt đầu ở các cấp cao nhất của hệ thống phân cấp tổ chức và tiến tới các cấp thấp hơn. Các câu trả lời cho việc liên lạc giảm dần tiến lên trên cùng một con đường.

Giao tiếp từ trên xuống là quá trình quản lý hàng đầu đưa ra kết luận, giúp thay đổi hoặc cải thiện hệ thống làm việc hoặc hệ thống kinh doanh. Những kết luận này sau đó được truyền đạt tới các nhân viên, những người làm việc để đạt được các mục tiêu, với các nhân viên khác hoặc cá nhân.

Một số nhà quản lý cấp thấp hơn có thể cung cấp thông tin về cách đạt được mục tiêu cuối cùng. Tuy nhiên, họ có thể không có quyền thay đổi chính sách, nếu không có sự chấp thuận của cấp quản lý cao nhất.

Loại truyền thông này liên quan đến việc quản lý một dự án. Đó là, người quản lý có toàn quyền kiểm soát việc phân công nhiệm vụ, thiết lập lịch và thời hạn dự án.

Chỉ số

• 1 Đặc điểm
  • 1.1 Đơn hướng
• 2 Ưu điểm
  • 2.1 Kỷ luật tổ chức
  • 2.2 Hiệu quả
  • 2.3 Truyền đạt hiệu quả các mục tiêu
  • 2.4 Dễ dàng ủy thác
• 3 nhược điểm
  • 3.1 Biến dạng
  • 3.2 Phản hồi chậm
  • 3.3 Vấn đề diễn giải
  • 3.4 Mối quan hệ xấu đi
  • 3.5 Giảm động lực
• 4 ví dụ
  • 4.1 Tổ chức
• 5 tài liệu tham khảo

Tính năng

Giao tiếp từ trên xuống rất hữu ích cho các nhà quản lý để thông báo cho nhân viên về tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, mục tiêu, chính sách và thủ tục của tổ chức.

Nó có thể ở dạng giao tiếp bằng miệng: trò chuyện trực tiếp, gặp gỡ, phát biểu, hội nghị, v.v. o giao tiếp bằng văn bản: hướng dẫn sử dụng, thông báo, thông tư, tin tức kỹ thuật số, cảnh báo, vv.

Giao tiếp đường xuống có thể tăng việc sử dụng các chương trình cụ thể tại nơi làm việc bằng cách làm cho nhân viên nhận thức được sự sẵn có của họ, giải thích rõ ràng cách truy cập và sử dụng dịch vụ và chứng minh rằng quản lý hỗ trợ và coi trọng các chương trình đó.

Với một giao tiếp giảm dần, người quản lý phải phân biệt đầy đủ các điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm làm việc và phân công các nhiệm vụ phù hợp.

Đơn hướng

Mặc dù giao tiếp đường xuống đôi khi có thể mời một phản hồi, nhưng nói chung là một chiều chứ không phải là đối ứng: người giao tiếp cấp cao hơn không mời hoặc mong đợi phản hồi từ người nhận cấp thấp hơn.

Sự khác biệt về kinh nghiệm, kiến ​​thức, mức độ thẩm quyền và trạng thái có thể khiến người gửi và người nhận không chia sẻ cùng một giả định hoặc hiểu biết về bối cảnh, điều này có thể khiến các thông điệp hiểu sai hoặc hiểu sai.

Đảm bảo rằng giao tiếp đường xuống có hiệu quả không nhất thiết là một nhiệm vụ dễ dàng.

Tạo thông tin liên lạc rõ ràng và rõ ràng, duy trì giọng điệu tôn trọng, có thể khắc phục những vấn đề này và tăng hiệu quả.

Ưu điểm

Tất cả các khía cạnh phải được xem xét, đặc biệt là quyết định sẽ ảnh hưởng đến nhân viên như thế nào. Đó là lý do tại sao giao tiếp từ trên xuống đặc biệt có lợi cho các tổ chức có các nhà lãnh đạo tài năng và hiểu biết.

Kỷ luật tổ chức

Truyền thông đi xuống theo hệ thống phân cấp của tổ chức. Điều này có nghĩa là kỷ luật tổ chức và tuân thủ thành viên dễ dàng hơn nhiều để duy trì.

Hiệu quả

Giao tiếp đi xuống cung cấp cho cấp dưới các định hướng, mệnh lệnh, hướng dẫn và giải thích cần thiết về các vấn đề phức tạp khác nhau. Điều này, cuối cùng, làm tăng hiệu quả của nhân viên.

Nó mang lại hiệu quả vì các hướng dẫn và thông tin đến từ các nguồn sức mạnh, có thể điều phối các hoạt động từ cấp cao nhất của tổ chức.

Truyền thông hiệu quả về mục tiêu

Quản lý cấp cao có thể dễ dàng truyền đạt các mục tiêu và phân công trách nhiệm liên quan đến việc đạt được các mục tiêu đó.

Đưa ra quyết định từ trên cho phép các nhà lãnh đạo có mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng. Nó cũng cho nhân viên nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ công việc của họ, thay vì tham dự các cuộc họp nơi các định hướng công ty có thể được thảo luận..

Dễ ủy nhiệm

Phân quyền dễ dàng hơn nhiều nếu xuất phát trực tiếp từ cấu trúc truyền thông dọc đại diện cho chuỗi lệnh.

Khi một nhà lãnh đạo mạnh mẽ luôn đi đầu, các nhà quản lý có thể đảm nhiệm một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời giao nhiệm vụ cho các nhóm hoặc nhân viên và thiết lập thời hạn vững chắc.

Nhược điểm

Chỉ với các giám đốc điều hành cấp cao đưa ra quyết định, kết luận của họ có thể bị coi là thiếu sáng tạo và gây bất lợi cho hiệu suất tổng thể.

Biến dạng

Truyền thông đường xuống có thể bị bóp méo khi chúng di chuyển qua nhiều cấp độ của tổ chức.

Phản hồi chậm

Phải mất thời gian để các thông điệp đi xuống trong toàn tổ chức và sau đó đi qua tổ chức, sau đó quay trở lại. Điều này có nghĩa là phản hồi có thể chậm, dẫn đến các vấn đề, đặc biệt là trong môi trường năng động.

Vấn đề diễn giải

Giao tiếp đường xuống trình bày các vấn đề giải thích do hiệu ứng méo và phản hồi chậm để làm rõ thông điệp.

Mối quan hệ xấu đi

Có một sự phụ thuộc lớn vào giao tiếp đi xuống làm xấu đi mối quan hệ quản lý công nhân. Điều này là do nó không cung cấp bất kỳ liên lạc trực tiếp nào giữa chúng.

Giảm động lực

Theo thời gian giao tiếp mất và vấn đề với các thông điệp bị bóp méo, giao tiếp đi xuống có thể có tác động tiêu cực đến động lực của tổ chức.

Khi được sử dụng một cách chính xác, giao tiếp đường xuống có thể giúp thiết lập một tầm nhìn rõ ràng cho quản lý của công ty. Nhưng nó có thể dễ dàng được coi là hách dịch hay độc tài.

Riêng với một nhà lãnh đạo yếu kém, nhân viên có thể trở nên bực bội và thách thức các quyết định đơn phương. Do đó, giao tiếp từ trên xuống không phải là tốt nhất cho các công ty đang vật lộn để thực hiện hiệu quả thay đổi.

Ví dụ

Ví dụ về giao tiếp đi xuống bao gồm giải thích nhiệm vụ và chiến lược của một tổ chức hoặc giải thích tầm nhìn của tổ chức. Giao tiếp đường xuống hiệu quả cung cấp cho nhân viên hiểu rõ về thông điệp họ đã nhận được.

Cho dù thông tin hay thuyết phục, giao tiếp đi xuống hiệu quả khiến người nhận hành động hoặc hành xử theo mong đợi của người giao tiếp.

Trong công việc, hướng dẫn của người quản lý cho nhân viên là hình thức giao tiếp đi xuống cơ bản nhất. Đây có thể là hướng dẫn bằng văn bản, hướng dẫn, ghi chú, chính sách hoặc thuyết trình.

Một ví dụ khác về giao tiếp đi xuống là một ban giám đốc hướng dẫn quản lý thực hiện một hành động cụ thể.

Tổ chức

Hầu hết các tổ chức hoạt động với một số loại truyền thông đường xuống. Một số ví dụ nổi tiếng là Tổ chức Trump, Helmsley Hotels và Martha Stewart Living.

Những công ty này là những ví dụ điển hình bởi vì họ được lãnh đạo bởi ba cá nhân rất mạnh mẽ và hiểu biết, những người có thể thực hiện thành công mọi quyết định về định hướng của công ty..

Các công ty trong các ngành được kiểm soát chặt chẽ cũng có nhiều khả năng sử dụng giao tiếp đường xuống, chẳng hạn như ngân hàng và tổ chức tài chính.

Tài liệu tham khảo

1. Micah Harper (2015). Từ trên xuống so với Phong cách quản lý từ dưới lên. Đại học Touro trên toàn thế giới. Lấy từ: tuw.edu.
2. Học (2018). Truyền thông hướng xuống: Định nghĩa, Ưu điểm & Nhược điểm. Lấy từ: học.com.
3. Lumen (2018). Quản lý và Truyền thông. Lấy từ: khóa học.lumenlearning.com.
4. Surbhi (2017). Sự khác biệt giữa giao tiếp lên và xuống. Sự khác biệt chính. Lấy từ: keydifferences.com.
5. Truyền thông kinh doanh (2018). Ưu điểm và nhược điểm của giao tiếp đi xuống. Lấy từ: thebusinessc truyền thông.com.