Đặc điểm giao tiếp bằng văn bản, các loại, yếu tố, lợi thế



các giao tiếp bằng văn bản đó là bất kỳ loại tương tác nào sử dụng mã viết. Mặc dù nó dựa trên cùng một hệ thống ngôn ngữ của tính công bằng, các thuộc tính của nó là khác nhau. Vì vậy, không giống như những người khác, hình thức bằng văn bản là hoàn toàn thông thường. Điều này phải tuân theo các mẫu được xác định theo các quy tắc được thiết lập bởi ngôn ngữ.

Mặt khác, giao tiếp bằng văn bản là hình thức giao tiếp chính thức thông thường nhất giữa con người và thực hiện các chức năng xã hội thuộc nhiều loại khác nhau. Trong số các ứng dụng của nó, nó thường được sử dụng để ghi lại các loại sự kiện khác nhau và để thực hiện các tương tác giữa các cá nhân.

Ngoài ra, một tính năng khác có liên quan nhất của nó là nó không yêu cầu sự hiện diện của người gửi và người nhận trong cùng một không gian và thời gian. Do đó, tin nhắn được nhận ở dạng hoãn lại và sự tương tác của người viết (người gửi) và người đọc (người nhận) rất hạn chế.

Mặt khác, giao tiếp bằng văn bản về cơ bản là một hoạt động sáng tạo đòi hỏi một nỗ lực có ý thức. Nỗ lực này đến từ những kích thích do tâm trí tạo ra.

Trong đó, nó khác với miệng, nơi chúng được thu thập bên ngoài bởi các thụ thể cảm giác. Mặt khác, những văn bản đến từ hoạt động trí tuệ nội bộ.

Chỉ số

  • 1 Đặc điểm
    • 1.1 Trì hoãn nhận tin nhắn
    • 1.2 chu kỳ hạn chế
    • 1.3 Không gian nhỏ để dự phòng
    • 1.4 Lập kế hoạch trước
  • 2 loại
    • 2.1 Bản ghi nhớ
    • 2.2 Báo cáo
    • 2.3 Tài liệu quảng cáo
    • 2.4 Email
    • 2.5 Đề xuất
    • 2.6 chữ cái
    • 2.7 Telegram
    • 2.8 Fax
  • 3 yếu tố của giao tiếp bằng văn bản
  • 4 Ưu điểm
    • 4.1 Thời gian tồn tại
    • 4.2 Cơ chế điều khiển
    • 4.3 Bảo quản
    • 4.4 Mức phản xạ cao hơn
    • 4.5 Ít khả năng biến dạng và giải thích
  • 5 nhược điểm
    • 5.1 Chi phí
    • 5.2 Khả năng hiểu hiệu quả
    • 5.3 Phản hồi
    • 5.4 Khó thể hiện cảm xúc  
    • 5.5 Biên nhận chậm hoặc không chắc chắn
    • 5.6 Thiếu linh hoạt
  • 6 tài liệu tham khảo

Tính năng

Trì hoãn nhận tin nhắn

Một trong những đặc điểm của giao tiếp bằng văn bản là liên quan đến yếu tố thời gian. Trong tình huống giao tiếp mặt đối mặt, các tin nhắn được mã hóa của người gửi được người nhận nhận ngay lập tức.

Nhưng, trong một giao tiếp bằng văn bản luôn có một sự chậm trễ. Nói chung, không có giới hạn thời gian cố định cho sự chậm trễ này.

Chu kỳ hạn chế

Chu trình giao tiếp bao gồm bốn yếu tố giao tiếp cơ bản: người gửi, tin nhắn cùng với kênh liên lạc, người nhận và phản hồi hoặc phản ứng. Khi việc tiếp nhận thông điệp xảy ra trong hoãn lại, chu kỳ giao tiếp bằng văn bản bị hạn chế hơn.

Tuy nhiên, do những tiến bộ mới trong giao tiếp và thông tin, nhiều kênh cho phép bước cuối cùng của chu trình (phản hồi hoặc phản hồi) được hoàn thành gần như cùng lúc với giao tiếp mặt đối mặt. Một ví dụ trong số này là các dịch vụ nhắn tin tức thời.

Không gian nhỏ để dự phòng

Các hồ sơ bằng văn bản giới hạn khả năng dư thừa. Trong giao tiếp bằng miệng, cử chỉ và các yếu tố paraverbal - như ngữ điệu - hỗ trợ ngôn ngữ bằng lời nói.

Đây không phải là trường hợp trong giao tiếp bằng văn bản. Do đó, mức độ yêu cầu cao hơn, buộc nhà phát hành phải sử dụng các từ có độ chính xác cao hơn.

Trong thực tế, giao tiếp bằng văn bản có giá trị xã hội cao. Đánh giá này giảm với sự lặp lại của các từ và sử dụng các mẫu cú pháp tương tự. Ở đây độc đáo và thậm chí đổi mới chính thức chiếm ưu thế.

Kế hoạch trước

Nói chung, giao tiếp bằng văn bản không phải là một hành động ngẫu hứng. Khi viết, thường xuyên, một loạt các điều kiện hoặc yêu cầu được đáp ứng. Trong số đó, nếu giao tiếp hiệu quả được tìm kiếm, cần phải rõ ràng về nội dung của thông điệp nói chung và khớp nối nội bộ của nó..

Đối với điều này, nhà phát hành phải có một sơ đồ tổ chức văn bản. Khi văn bản tiến triển, tất cả các yếu tố của thông điệp được nối lại cho đến khi các ý tưởng thích hợp có ý nghĩa.  

Các loại

Đối với các loại giao tiếp bằng văn bản, có nhiều như nhiều lĩnh vực hành động của con người. Theo cách này, mỗi khi một số (telegram) biến mất và những cái khác xuất hiện (ví dụ như e-mail). Tiếp theo, chỉ một số trong số này sẽ được mô tả.

Bản ghi nhớ

Một bản ghi nhớ là một phương tiện phổ biến của giao tiếp bằng văn bản nội bộ giữa các thành viên của một tổ chức. Nó là một hình thức viết tắt của chữ cái với các hình thức lịch sự tối thiểu và truy cập ngay vào chủ đề cụ thể của tin nhắn.

Trong loại thông tin liên lạc nói chung, có các định dạng được thiết lập trước. Các quy tắc chính để thực hiện bao gồm viết đúng và tôn trọng cá nhân và phân cấp. Cách viết nên trực tiếp và không có bất kỳ sự quen thuộc nào.

Báo cáo

Các báo cáo là một loại giao tiếp bằng văn bản. Chúng có thể được sử dụng cho mục đích thương mại, giáo dục, pháp lý hoặc khoa học.

Tùy thuộc vào bản chất và mục đích của báo cáo, các định dạng được thiết lập trước có thể tồn tại. Tuy nhiên, về mặt chung, một báo cáo nên có phần giới thiệu ngắn gọn, mục tiêu và kết quả chính. 

Trong một số trường hợp, biểu đồ và bảng được bao gồm để tạo điều kiện cho sự hiểu biết về kết quả. Theo cùng một cách, nhiều báo cáo chứa một danh sách các khuyến nghị.

Tài liệu quảng cáo

Tài liệu quảng cáo là ấn phẩm trong đó các công ty trình bày sản phẩm và dịch vụ của họ. Họ cũng được xuất bản để hỗ trợ đại diện bán hàng trong các chuyến thăm của họ tới khách hàng.  

Các công ty sản xuất tờ rơi với nhiều hình dạng và kích cỡ. Một số tài liệu quảng cáo có kích thước chữ, trong khi một số khác được gấp làm đôi hoặc trong ba phần.

Mặt khác, chúng được đặc trưng bởi rất nhiều màu sắc và có rất nhiều hình ảnh trong các sản phẩm hoặc dịch vụ chính của họ. Các văn bản rất ít và có nhiều khoảng trống để có thể đọc được cuốn sách nhỏ.

Email

Email hiện nay là một hình thức giao tiếp rất phổ biến. Chúng được sử dụng để gửi tài liệu, tổ chức các cuộc họp, xác nhận các cuộc hẹn và liên hệ với các ứng cử viên công việc. Ngoài ra, họ được tuyển dụng để giải quyết các vấn đề cá nhân.

Mặc dù không chính thức, email phải tuân theo các quy tắc thông thường nhất định. Đối với các mục đích như vậy, định dạng của nó gán các khoảng trắng cho người gửi, người nhận, chủ đề và khoảng trắng nơi thông điệp sẽ được viết.

Ngay cả khi chúng được sử dụng cho mục đích phi thương mại, có một số quy ước nhất định phải được tôn trọng để tránh các phản ứng tiêu cực. Trong số đó, chúng ta có thể đề cập đến cách viết đúng tên và tiêu đề, cách sử dụng đúng dấu chấm câu và hình thức chính xác của câu và đoạn văn.

Đề xuất

Các đề xuất là tài liệu mô tả các dự án trong tương lai. Chúng thường chỉ có một hoặc hai trang. Chúng bao gồm các chi phí liên quan của từng nhiệm vụ cụ thể của dự án.

Các chi phí khác không trực tiếp đến dự án có thể được bao gồm như chi phí in ấn, thư và bưu chính, trong số những chi phí khác.

Thư

Các chữ cái là một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản lâu đời nhất. Chủ đề của các chữ cái có thể là cá nhân hoặc thương mại. Trước khi xuất hiện các hình thức điện tử, đây là một phương tiện truyền thông rất phổ biến. Như trong email, các hình thức tỉnh táo và thông điệp súc tích đã được sử dụng thương mại.

Tuy nhiên, thư cá nhân cho thấy ít thông thường hơn trong văn bản của họ. Các phương pháp điều trị lịch sự là tối thiểu. Sự phát triển của chủ đề là sự thuận tiện giữa người gửi và người nhận tin nhắn. Số lượng trang bị giới hạn bởi khả năng của cả hai. Dần dần, những thứ này đã được thay thế bằng tin nhắn điện tử.    

Điện tín

Telegram là một phiên bản ngắn và đơn giản của một bức thư. Ở đây các công thức lịch sự được giữ ở mức tối thiểu và đôi khi được bỏ qua. Văn bản của tin nhắn được viết bỏ qua số lượng từ lớn nhất và giữ mức tối thiểu cần thiết để có ý nghĩa.

Tương tự như vậy, các hình thức lịch sự nói chung là các hình thức tiêu chuẩn và viết tắt (Ông cho ông, bà, cho bà và những người khác tương tự). Như trong các chữ cái, việc sử dụng chúng đã giảm dần cùng với sự tiến bộ của phương tiện điện tử.

Fax

Đây là cách tiên phong trong việc truyền tải các thông điệp được viết bằng điện tử. Mặc dù cả cách viết và cách đọc của nó đều được thực hiện trên một tờ giấy viết, việc truyền tải nó được thực hiện bằng điện tử. Việc sử dụng nó đã bị giảm do việc sử dụng phương tiện điện tử ngày càng tăng.

Các yếu tố của giao tiếp bằng văn bản

Nói chung, ba yếu tố chính của giao tiếp bằng văn bản là cấu trúc (hình thức nội dung), phong cách (văn bản) và nội dung (chủ đề).

Liên quan đến cấu trúc, điều này giúp người đọc hiểu chủ đề. Đó là lý do tại sao nên làm rõ các mục đích trước khi bắt đầu viết.

Liên quan đến phong cách, điều này có liên quan đến nhà phát hành trong trường hợp đầu tiên. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải tính đến những người nhận có thể có của tài liệu bằng văn bản. Đôi khi, việc sử dụng các câu hoặc đoạn văn ngắn là bắt buộc, với một từ vựng đơn giản. Đôi khi, thông điệp nên dài hơn một chút và được xây dựng.

Cuối cùng, liên quan đến chủ đề, điều này có thể rất đa dạng. Tất cả các lĩnh vực tương tác của con người có thể là đối tượng của một giao tiếp bằng văn bản. Điều này bao gồm từ các môn khoa học đến cá nhân, thông qua luật pháp và thủ tục.

Ưu điểm

Sự trường tồn

Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện thông tin vĩnh viễn. Do đó, nó rất hữu ích khi giữ hồ sơ được yêu cầu. Theo cùng một cách, nó rất quan trọng trong việc phân công trách nhiệm chính xác và trong việc thiết lập các định mức và thủ tục. Mặt khác, nó cho phép truy vấn các tin nhắn lặp đi lặp lại.

Cơ chế điều khiển

Nhờ khả năng trường tồn của nó trong thời gian, giao tiếp bằng văn bản là lý tưởng như một công cụ kiểm soát. Bảng kiểm soát hoặc kết quả, luật pháp, thỏa thuận, trong số những thứ khác, là những tài liệu được xử lý phổ biến nhất thông qua phương thức liên lạc này.

Bảo quản

Các văn bản giao tiếp có mức độ bảo quản cao. Điều này cho phép nó được an toàn và lâu dài. Tiến bộ công nghệ đã làm cho các phương tiện bảo quản thông tin khác có thể. Tuy nhiên, cho đến nay, tài liệu viết bằng nguyên bản vẫn là bằng chứng cuối cùng về sự tồn tại và độc đáo của nó.

Mức độ phản chiếu cao hơn

Những người sử dụng phương tiện này phản ánh hiệu quả trước khi viết. Hành động viết một thông điệp luôn được bắt đầu bằng một quá trình suy nghĩ và xác định những gì bạn muốn bày tỏ. Ngay cả bản thân văn bản là một quá trình phản ánh. Do đó, chế độ giao tiếp này là lý tưởng để truyền độ chính xác và chính xác.

Ít khả năng biến dạng và giải thích

Trong các tin nhắn được truyền qua giao tiếp bằng văn bản, ít có khả năng bị biến dạng. Trong hệ thống liên lạc này, thông tin được đăng ký vĩnh viễn và có thể được xác minh bất cứ lúc nào. Vì vậy, ít có khả năng bị bóp méo hoặc thay đổi thông tin.

Mặt khác, ít có cơ hội hiểu sai thông điệp. Trong trường hợp có bất kỳ nghi ngờ nào, tin nhắn có thể được đọc lại nhiều lần nếu cần thiết cho đến khi đạt được sự hiểu biết đầy đủ.

Tương tự như vậy, tốc độ đọc hoặc đọc lại có thể được điều chỉnh theo mức độ hiểu của người nhận tin nhắn. Bằng cách này, có thể được đảm bảo rằng nếu cả người gửi và người nhận xử lý cùng một mã, tin nhắn sẽ đến theo mong muốn.

Nhược điểm

Chi phí

Giao tiếp bằng văn bản không kinh tế. Có các chi phí liên quan đến tài liệu (giấy và mực, trong số những thứ khác) và lao động được sử dụng để viết và cung cấp các bài viết. Những chi phí này có thể tăng tùy thuộc vào khoảng cách vật lý giữa người gửi và người nhận.

Khả năng hiểu hiệu quả

Việc sử dụng giao tiếp bằng văn bản xứng đáng có kỹ năng và năng lực tuyệt vời trong việc sử dụng ngôn ngữ và từ vựng. Việc thiếu kỹ năng viết và chất lượng kém của các văn bản có tác động tiêu cực đến thông điệp và khiến cho sự hiểu biết hiệu quả của họ có nguy cơ.

Phản hồi

Phản hồi của tin nhắn trong giao tiếp bằng văn bản không phải là ngay lập tức. Trong loại giao tiếp này, quá trình mã hóa và giải mã chậm.

Tùy thuộc vào mã được sử dụng, sự hiểu biết có thể mất nhiều thời gian hơn mong muốn. Trong mọi trường hợp, thông tin phản hồi là thuận tiện cho người nhận tin nhắn, không phải người phát hành.

Khó thể hiện cảm xúc  

Là một phương tiện phản chiếu, khó khăn hơn để thể hiện cảm xúc trong giao tiếp bằng văn bản. Trên thực tế, các nhà thơ và nghệ sĩ sử dụng phương tiện này để thể hiện vẻ đẹp và cảm xúc, sử dụng các kỹ thuật khó sử dụng. Đôi khi họ thành công, nhưng ở những người khác, họ không hoàn thành mục tiêu truyền cảm xúc của người nghệ sĩ.

Kiểu giao tiếp này được gọi là lạnh lùng, không cá nhân và tương phản với các hình thức giao tiếp khác có thể bao gồm các đặc điểm bằng lời nói và cử chỉ. Vì lý do này, nó được sử dụng thường xuyên hơn trong việc truyền tải thông tin trong đó tính chính xác của các sự kiện là quan trọng.

Biên nhận chậm trễ hoặc không chắc chắn

Phương thức giao tiếp bằng văn bản cản trở việc xác nhận ngay lập tức nhận được tin nhắn. Trong một số trường hợp, thậm chí, không thể xác định liệu tin nhắn có đến được người nhận không.

Thiếu linh hoạt

Sự thiếu linh hoạt là một trong những nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản. Khi một tin nhắn gốc đã được phát hành, không có khả năng sửa nội dung nhanh.

Bất kỳ thay đổi nào là cần thiết phải được đảm bảo bởi người nhận tin nhắn. Tương tự như vậy, mọi chỉnh sửa được thực hiện, thậm chí một phần, đều ảnh hưởng đến toàn bộ thông điệp.

Tài liệu tham khảo

  1. Inc. (s / f). Giao tiếp bằng văn bản Lấy từ inc.com.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Giao tiếp kinh doanh New Delhi: Sách Excel Ấn Độ.
  3. Cabrera, A. và Pelayo, N. (2001). Ngôn ngữ và giao tiếp Venezuela: Quốc gia.
  4. Bolaños, B. (1996). Giao tiếp bằng văn bản. San José: EUNED.
  5. Scos, R. (2017, ngày 26 tháng 9). Các loại giao tiếp kinh doanh bằng văn bản. Lấy từ bizfluent.com.
  6. Sckool (2017, ngày 07 tháng 2). Ba yếu tố chính để giao tiếp bằng văn bản. Lấy từ sckool.org.   
  7. Bột ngọt (s / f). Giao tiếp bằng văn bản - Ý nghĩa, ưu điểm và nhược điểm. Lấy từ quản lýstudyguide.com.
  8. Các giao tiếp kinh doanh. (s / f). Ưu điểm và nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản. Lấy từ thebusinessc truyền thông.com.
  9. Giao tiếp kinh doanh. (s / f). Nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh. Lấy từ bizc truyền thôngcoach.com.