Tính năng hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn, lợi thế và ví dụ

các hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một phương pháp để hạch toán hàng tồn kho, ghi lại việc bán hoặc mua hàng tồn kho ngay lập tức thông qua việc sử dụng hệ thống điểm bán hàng được vi tính hóa hoặc nhập đơn hàng và phần mềm quản lý tài sản kinh doanh.

Bản kiểm kê vĩnh viễn cung cấp một cái nhìn chi tiết cao về các thay đổi trong kho, với một báo cáo ngay lập tức về số lượng hàng tồn kho trong kho, do đó phản ánh chính xác mức độ của các mặt hàng có sẵn.

Hệ thống kiểm kê này vượt trội so với hệ thống kiểm kê định kỳ lâu đời nhất, bởi vì nó cho phép theo dõi ngay lập tức doanh số và mức tồn kho của các mặt hàng riêng lẻ, giúp tránh tình trạng thiếu hụt.

Hàng tồn kho vĩnh viễn không cần phải được điều chỉnh thủ công bởi kế toán của công ty, ngoại trừ mức độ bạn không đồng ý với số lượng hàng tồn kho vật lý do một số mất mát, vỡ hoặc trộm cắp.

Hàng tồn kho vĩnh viễn là phương pháp ưa thích để theo dõi hàng tồn kho, bởi vì nếu được quản lý đúng cách, nó có thể tạo ra kết quả chính xác hợp lý trên cơ sở liên tục..

Chỉ số

• 1 Đặc điểm
  • 1.1 Chênh lệch hàng tồn kho
  • 1.2 Giá vốn hàng bán
  • 1.3 Mua sắm
  • 1.4 Theo dõi giao dịch
• 2 Ưu điểm và nhược điểm
  • 2.1 Ưu điểm
  • 2.2 Nhược điểm
• 3 ví dụ
• 4 tài liệu tham khảo

Tính năng

Bản kiểm kê vĩnh viễn mô tả các hệ thống kiểm kê trong đó thông tin về số lượng và tính sẵn có của hàng tồn kho được cập nhật liên tục như một chức năng của doanh nghiệp.

Điều này đạt được bằng cách kết nối hệ thống kiểm kê với hệ thống nhập đơn hàng, chẳng hạn như máy quét mã vạch không dây và trong các cửa hàng, với hệ thống thiết bị đầu cuối điểm bán hàng. Do đó, hàng tồn kho trong sách sẽ chính xác bằng hoặc gần bằng với hàng tồn kho thực tế.

Sẽ ít hiệu quả hơn khi các thay đổi được ghi lại trong thẻ kho, vì có khả năng quan trọng là vé không được thực hiện hoặc được thực hiện không chính xác hoặc không được thực hiện kịp thời.

Theo hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, một công ty liên tục cập nhật hồ sơ hàng tồn kho của mình để tính đến các phép cộng và trừ của hàng tồn kho theo các hoạt động như:

- Đã nhận hàng tồn kho.

- Sản phẩm bán trong kho.

- Các mặt hàng được di chuyển từ nơi này đến nơi khác.

- Vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất.

- Bài viết bị loại bỏ.

Công thức của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn rất đơn giản: Hàng tồn kho ban đầu (thường được lấy từ tài khoản thực) + biên lai - lô hàng = Hàng tồn kho cuối cùng.

Chênh lệch hàng tồn kho

Một hệ thống kiểm kê cố định có lợi thế là cung cấp thông tin cập nhật về số dư tồn kho và yêu cầu giảm số lượng hàng tồn kho vật lý.

Tuy nhiên, mức tồn kho được tính toán bởi hệ thống này có thể khác dần với mức tồn kho thực tế.

Điều này là do các giao dịch chưa được đăng ký hoặc trộm cắp, vì vậy số dư của các cuốn sách phải được định kỳ so với số tiền thực tế có sẵn, sử dụng số lượng theo chu kỳ và điều chỉnh số dư sách khi cần thiết..

Giá vốn hàng bán

Theo hệ thống cố định, có các cập nhật liên tục về chi phí của tài khoản hàng hóa được bán khi mỗi lần bán được thực hiện. Điều này có nghĩa là dễ dàng có được một chi phí chính xác của hàng hóa được bán trước khi kết thúc kỳ kế toán.

Mua sắm

Mua hàng tồn kho được ghi lại trong tài khoản hàng tồn kho hoặc trong tài khoản hàng hóa, tùy thuộc vào tính chất mua hàng, trong khi đó cũng có một mục trong hồ sơ cá nhân được lưu giữ cho mỗi mặt hàng tồn kho.

Theo dõi giao dịch

Điều tra dễ dàng hơn nhiều để theo dõi trong một hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn. Trong hệ thống này, tất cả các giao dịch có sẵn chi tiết ở cấp độ cá nhân.

Báo cáo hàng tồn kho có thể được truy cập trực tuyến bất cứ lúc nào. Điều này tạo thuận lợi cho việc quản lý mức tồn kho và tiền mặt cần thiết để mua thêm hàng tồn kho.

Vì hệ thống kiểm kê định kỳ chỉ thỉnh thoảng được cập nhật, nên các nhà quản lý không bao giờ có thông tin tài chính chính xác và cập nhật để dựa vào quyết định mua hoặc sản xuất của họ..

Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm

Ưu điểm chính là cung cấp cho người quản lý số liệu thống kê có liên quan về tình trạng của công ty một cách kịp thời.

Số lượng chi phí hàng hóa được bán và số dư của tài khoản hàng tồn kho có sẵn bất cứ lúc nào. Thông tin này rất quan trọng để cải thiện chính sách mua hàng và lập báo cáo tài chính ngắn hạn.

Mặc dù lỗi hàng tồn kho có thể xảy ra do mất mát, vỡ, mất cắp, theo dõi hàng tồn kho không chính xác hoặc lỗi quét, nhưng có nhiều lợi thế khi sử dụng hệ thống này:

- Duy trì kiểm soát tốt hơn đối với hàng tồn kho vật lý bằng cách so sánh số dư thực tế với hồ sơ sách.

- Phát hiện nhanh bất kỳ vấn đề nào trước khi nó trở nên khổng lồ, chẳng hạn như trộm cắp, hư hỏng hoặc rò rỉ hàng tồn kho.

- Ngăn ngừa thiếu hụt. Thiếu hàng có nghĩa là sản phẩm hết hàng.

- Cung cấp cho quản lý sự hiểu biết chính xác hơn về sở thích của khách hàng.

- Cho phép quản lý tập trung hệ thống quản lý hàng tồn kho của nhiều địa điểm.

- Cung cấp độ chính xác cao hơn, vì mỗi mục hàng tồn kho được ghi riêng trong sổ cái.

- Giảm số lượng hàng tồn kho vật lý, không yêu cầu đóng các hoạt động kinh doanh thông thường trong quá trình đếm vật lý.

Nhược điểm

- Trong trường hợp kế toán thủ công, việc sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn đòi hỏi rất nhiều thời gian. Điều này cũng có thể dẫn đến nhiều lỗi trong mỗi kỳ kế toán. Vấn đề này chỉ có thể được giải quyết bằng cách áp dụng một hệ thống kế toán trên máy vi tính.

- Việc sử dụng máy tính và phần mềm kế toán có thể khá tốn kém cho các doanh nghiệp nhỏ.

- Giữ tài khoản tồn kho theo hệ thống vĩnh viễn là tốn kém và mất thời gian.

- Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có thể dễ bị lỗi do đánh giá quá cao hoặc đánh giá thấp. Những điều này có thể xảy ra do trộm cắp, phá vỡ, quét lỗi hoặc di chuyển hàng tồn kho mà không theo dõi, dẫn đến lỗi trong việc định vị lại.

Ví dụ

Một ví dụ về hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một bộ phận hiện đại về gửi và nhận hàng hóa. Mỗi hộp nhận được sẽ được quét vào hệ thống kế toán và do đó được tự động thêm vào số dư hàng tồn kho.

Các sản phẩm được gửi cho khách hàng được đánh dấu bằng mã vạch và được quét khi họ rời khỏi bến tàu vận chuyển. Điều này tự động loại bỏ chúng khỏi hệ thống kế toán và giảm hàng tồn kho.

Như bạn có thể thấy, hệ thống hiện đại này được cập nhật theo thời gian thực. Không cần thiết phải xử lý các giao dịch hàng loạt như trong một hệ thống kiểm kê định kỳ. Do đó, tất cả các báo cáo sẽ luôn được cập nhật để được xem xét bởi nhân viên quản lý.

Tài liệu tham khảo

1. Steven Bragg (2018). Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Công cụ kế toán. Lấy từ: notifytools.com.
2. Steven Bragg (2019). Sự khác biệt giữa hệ thống kiểm kê định kỳ và định kỳ. Công cụ kế toán. Lấy từ: notifytools.com.
3. James Chen (2018). Hàng tồn kho vĩnh viễn. Lấy từ: Investopedia.com.
4. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2019). Hàng tồn kho vĩnh viễn. Lấy từ: en.wikipedia.org.
5. Khóa học kế toán của tôi (2019). Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là gì? Lấy từ: myaccountingcference.com.