Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn, lợi thế

các hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn là một phương pháp kế toán hàng tồn kho đăng ký ngay việc bán hoặc mua hàng tồn kho thông qua việc sử dụng các hệ thống máy tính và phần mềm quản lý tài sản kinh doanh.

Nó cho thấy một cái nhìn khá chi tiết về những thay đổi trong kho với các báo cáo ngay lập tức về lượng hàng tồn kho trong kho, và phản ánh chính xác mức độ của hàng hóa có sẵn.

Hàng tồn kho vĩnh viễn là phương pháp theo dõi hàng tồn kho được ưa thích, vì nó có thể liên tục tạo ra kết quả chính xác hợp lý, nếu được quản lý đúng cách..

Là một công ty, có nhiều hàng tồn kho của những gì cần thiết là tốn kém và có thể tạo ra chất thải. Mặt khác, có rất ít có nghĩa là bạn có nguy cơ làm khách hàng thất vọng và mất doanh thu bán hàng với đối thủ cạnh tranh của bạn.

Vì phần mềm kiểm kê vĩnh viễn luôn được cập nhật, nó có khả năng hiển thị ngay lập tức mức chứng khoán, cho phép phần mềm đáp ứng nhanh hơn với những thay đổi trong nhu cầu.

Thủ tục hoạt động như thế nào?

Với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, một công ty liên tục cập nhật hồ sơ hàng tồn kho, kế toán các khoản bổ sung và trừ cho các hoạt động như:

- Hàng tồn kho mua.

- Hàng hóa bán từ chứng khoán.

- Nguyên liệu lấy từ hàng tồn kho được sử dụng trong sản xuất.

- Bài viết bị loại bỏ.

Hệ thống hoạt động hoàn hảo khi được kết hợp với cơ sở dữ liệu máy tính, được nhân viên kho cập nhật theo thời gian thực bằng máy quét mã vạch hoặc bởi các nhà cung cấp sử dụng thiết bị đầu cuối điểm bán hàng.

Hàng tồn kho định kỳ so với hàng tồn kho vĩnh viễn

Theo truyền thống, nếu bạn muốn biết có bao nhiêu mặt hàng có sẵn trong kho, bạn phải thực hiện đếm vật lý và đối chiếu nó với các hệ thống thủ công hoặc tự động dựa trên nhiều.

Các công ty đã hạch toán vật lý vào cuối một khoảng thời gian nhất định và số liệu hàng tồn kho được cập nhật tại thời điểm đó. Đây được gọi là hệ thống kiểm kê định kỳ, vì thông tin được cập nhật định kỳ.

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn sử dụng phần mềm và quy trình quản lý hàng tồn kho cho phép cập nhật thời gian thực của chuyển động hàng tồn kho.

Nhân viên sử dụng máy quét mã vạch để ghi lại doanh số, mua hàng hoặc trả lại tại thời điểm chúng xảy ra.

Thông tin này được gửi đến cơ sở dữ liệu được cập nhật liên tục để ghi lại từng thay đổi. Bản cập nhật vĩnh viễn của hàng tồn kho là những gì mang lại cho hệ thống tên của nó và phân biệt nó với cách tiếp cận định kỳ.

Tài khoản tồn kho vĩnh viễn

Theo hệ thống này, bạn không cần duy trì tài khoản mua hàng vì tài khoản hàng tồn kho được tính trực tiếp với mỗi lần mua hàng hóa.

Các tài khoản sẽ được đăng trong hệ thống này là:

- Khi bạn mua hàng hóa để lưu trữ trong kho:

- Khi chi phí phát sinh như cước vận chuyển, bảo hiểm, vv, được thêm vào chi phí của hàng hóa:

- Nếu hàng hóa được trả lại cho nhà cung cấp:

- Khi hàng hóa được bán:

- Nếu hàng hóa được trả lại bởi khách hàng:

- Khi tìm thấy sự khác biệt giữa số lượng tài khoản tồn kho và số lượng vật lý:

Ưu điểm

Nó cho phép thay thế chính xác

Thay đổi hàng tồn kho được ghi lại trong thời gian thực, khi mua và bán hàng tồn kho. Điều này cho phép bạn tạo các báo cáo xác định ngay các mặt hàng tồn kho sắp hết.

Khám phá sự suy giảm và trộm cắp

Trong một hệ thống kiểm kê định kỳ, vào cuối giai đoạn hàng tồn kho được điều chỉnh, xác nhận số lượng hàng tồn kho vật lý. Điều này che giấu bất kỳ hành vi trộm cắp, co ngót hoặc thậm chí lỗi trong số đếm, khi điều chỉnh này được chuyển vào tài khoản chi phí hàng hóa bán ra.

Một hệ thống vĩnh viễn sẽ so sánh giá trị của hàng tồn kho trong hệ thống với số lượng cuối kỳ và sẽ cho phép bạn điều tra bất kỳ sự khác biệt nào.

Tạo báo cáo tài chính trung gian chính xác hơn

Bởi vì trong hệ thống hàng tồn kho định kỳ, giá trị hàng tồn kho không thay đổi trong kỳ, cả tài khoản hàng tồn kho trong bảng cân đối kế toán và tài khoản chi phí hàng hóa bán trong báo cáo lãi lỗ đều không chính xác trong suốt thời gian. giai đoạn.

Một hệ thống vĩnh viễn duy trì các khoản chính xác đó và cung cấp một bộ báo cáo tài chính chính xác hơn trong toàn bộ thời gian.

Quản lý chặt chẽ hơn mức tồn kho

Các mức tồn kho luôn luôn chính xác và được truy cập trực tuyến bất cứ lúc nào. Bạn có thể tính toán tỷ lệ doanh thu của mình một cách chính xác để xem liệu doanh số bán hàng đang chậm lại hay nếu sản phẩm không còn được bán nhanh chóng.

Tích hợp với các hệ thống thương mại khác

Thông tin hàng tồn kho thời gian thực là rất quan trọng đối với các nhóm tài chính và kế toán. Việc tích hợp hệ thống kiểm kê với hệ thống tài chính giúp đảm bảo chính xác các báo cáo về thuế và quy định.

Người bán có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng của họ. Sự tích hợp của nó với các hệ thống tiếp thị mang lại cho nhóm đó một ảnh chụp nhanh hiện tại về những gì được bán và những gì không..

Nhược điểm

Chi phí thực hiện cao

Để sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, trước tiên, một công ty phải cài đặt thiết bị và phần mềm chuyên dụng. Nó đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu lớn, nhiều nguồn lực và thời gian để thực hiện hệ thống một cách chính xác.

Sau khi cài đặt các thiết bị và phần mềm cần thiết, việc bảo trì và cập nhật định kỳ sẽ tiếp tục là bắt buộc, khiến các công ty tốn kém hơn nữa..

Phức tạp hơn

Nó đòi hỏi các công ty phải đào tạo cho mỗi nhân viên do sự phức tạp của hệ thống.

Nhân viên sẽ cần được đào tạo về cách sử dụng phần mềm cụ thể của công ty và cũng được đào tạo về việc sử dụng các thiết bị đặc biệt, chẳng hạn như máy quét.

Hàng tồn kho đã đăng ký có thể không phản ánh hàng tồn kho thực tế

Nó có thể là một bất lợi khi các giao dịch được ghi lại ngay khi chúng diễn ra, bởi vì hàng tồn kho đã đăng ký có thể không phản ánh hàng tồn kho thực tế theo thời gian..

Điều này là do trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, số lượng hàng tồn kho vật lý không được sử dụng thường xuyên.

Với số lượng người tham gia giao dịch trong hệ thống nhiều hơn, công ty có nguy cơ mắc lỗi cao hơn do lỗi của con người.

Thêm thời gian tiêu thụ

Với hệ thống kiểm kê định kỳ, các công ty phân bổ thời gian để đăng ký hàng tồn kho.

Họ có thể được đăng ký hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm. Điều này làm cho hệ thống kiểm kê định kỳ tiêu tốn ít thời gian hơn hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.

Với hệ thống vĩnh viễn, mỗi giao dịch phải được đăng ký ngay lập tức. Kiểm toán viên nên xem xét các giao dịch để đảm bảo chúng là chính xác và hàng tồn kho vật lý vẫn phải được thực hiện để tìm sự khác biệt trong các số liệu.

Tài liệu tham khảo

1. Steven Bragg (2017). Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Kế toán CPE Khóa học & Sách. Lấy từ: notifytools.com.
2. Đầu tư (2018). Hàng tồn kho vĩnh viễn. Lấy từ: Investopedia.com.
3. Kế toán quản lý (2017). Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Lấy từ: accountformanloyment.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Tại sao nên sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn? Lấy từ: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Những lợi thế của hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn. Doanh nghiệp nhỏ - Chron.com. Lấy từ: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Những nhược điểm của hệ thống hàng tồn kho liên tục. Doanh nghiệp nhỏ - Chron.com. Lấy từ: smallbusiness. Sync.com.