Cách cải thiện giao tiếp hiệu quả 10 lời khuyên thiết thực



các giao tiếp hiệu quả cá nhân, trong các tổ chức và công ty là rất quan trọng để đạt được các mục tiêu và phát triển các mối quan hệ cá nhân- Những thách thức phức tạp nhất của cuộc sống, chẳng hạn như các mối quan hệ xã hội quan trọng (mẹ / cha-con, gia đình, cặp vợ chồng, công việc, v.v.) hoặc tiến trình trong sự nghiệp chuyên nghiệp của bạn, họ yêu cầu xử lý giao tiếp chính xác.

Cho dù bằng miệng hay bằng văn bản, giao tiếp không phải là một vấn đề đơn giản. Tin tốt là khả năng giao tiếp có thể học được. Thực hiện theo các hướng dẫn này, bạn sẽ học cách cải thiện giao tiếp hiệu quả và chẳng mấy chốc bạn sẽ nhận thấy những thay đổi ở mức độ chấp nhận, tin tưởng và phát triển chuyên nghiệp.

10 bước để phát triển giao tiếp hiệu quả

1-Đừng coi bất cứ điều gì

Nhiều người, đặc biệt là trong lĩnh vực chuyên nghiệp, bị thuyết phục về sự vượt trội trong giao tiếp, giữ niềm tin như:

"Tôi là một người giao tiếp tốt ... mọi người khác đều có vấn đề".

"Cách giao tiếp của tôi không phải là vấn đề, đó là những người khác không biết lắng nghe".

Để chỉ ra lỗi sai của người khác là biện minh cho các vấn đề của chúng ta là sở thích số một của các xã hội cá nhân, một sự khác biệt được đề xuất bởi nhà khoa học Miller vào năm 19841.

Hiệu ứng giao tiếp mà tôi nói là một hiệu ứng quy kết: giải thích hoặc giải thích được đưa ra về nguyên nhân, lý do và lý do cho một số sự kiện (bao gồm niềm tin, thái độ và hành vi) hoặc ở người khác hoặc ở cá nhân tạo ra nó.

Nhà khoa học Kelley đề xuất rằng nếu con người đóng vai trò là nhà khoa học, chúng ta chỉ có thể phải chịu một sự quy kết như vậy nếu trong tình huống cụ thể được đề xuất2:

  • Bất cứ khi nào chúng ta ở bên người đó, điều tương tự cũng xảy ra với chúng ta.
  • Người đó có cùng vấn đề với nhiều người hơn.

Tuy nhiên, vì lý do văn hóa và học tập, chúng tôi không phải là nhà khoa học hay mục tiêu khi chúng tôi đưa ra phán xét.

Quay trở lại ví dụ, điều đơn giản và nhanh nhất là đổ lỗi cho người khác về một vấn đề nào đó, tại sao??

  • Xu hướng khuynh hướng khẳng định: chúng ta phải chịu sự thiên vị thuộc tính này nếu chúng ta không tìm kiếm thông tin vượt quá nhận thức cá nhân hoặc nếu chúng ta chồng chéo phán đoán của mình với những người khác.

Đó là, nếu chúng ta hành động như con người thay vì đóng vai trò là nhà khoa học, có lẽ chúng ta cho rằng lỗi thuộc về người khác ngay cả khi chỉ có quan sát đầu tiên do Kelley đề xuất được đáp ứng..

Kẻ thù lớn nhất của học tập và phát triển cá nhân là cách suy nghĩ của chúng ta. Nếu chúng tôi cho rằng mình hoàn hảo và những người khác là những người giao tiếp tồi, chúng tôi sẽ không bao giờ xem xét những gì chúng tôi có thể cải thiện.

Sự thật là tất cả chúng ta đều có điểm mạnh và điểm yếu trong các khía cạnh khác nhau của giao tiếp giữa các cá nhân. Không có một người nào trên hành tinh không cần phải làm việc để cải thiện khả năng giao tiếp của họ vì đó là công việc cả đời, chúng ta không bao giờ nên hạ thấp sự cảnh giác của mình.

2-Biết mình

Trước khi quyết định thay đổi cách giao tiếp, bạn nên biết điểm mạnh của mình là gì để cố gắng giữ chúng và học hỏi từ chúng hoặc điểm yếu của bạn là gì, nên hoạt động như thế nào.

Hãy dành chút thời gian để xem lại những cuộc gặp gỡ giao tiếp cuối cùng mà bạn đã có. Tự đặt câu hỏi và cố gắng mô tả phong cách giao tiếp của bạn. Một số câu hỏi bạn có thể hỏi trong mỗi cảnh giao tiếp mà bạn nhớ là như sau:

  • Cách tôi giao tiếp (hành vi, thái độ, loại lập luận được sử dụng, v.v.)?
  • Hậu quả của việc liên lạc với tôi theo cách này là gì?
  • Những công cụ giao tiếp nào của những người đã sử dụng đã tích cực hơn và tiêu cực hơn?
  • Những công cụ bạn có thể sử dụng rộng rãi??
  • Và, trong số những tiêu cực, làm thế nào tôi có thể tránh phát sinh chúng??

3-Giữ tầm nhìn toàn cầu

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở trong một bối cảnh nhóm của công việc hoặc học tập. Có lẽ điều quan trọng nhất đối với bạn và nhóm là nhiệm vụ. Tuy nhiên, đây là con dao hai lưỡi.

Khi có một nhiệm vụ để thực hiện, chúng ta có xu hướng tập trung vào nó và để có sự bất cẩn trong giao tiếp với mọi người. Khi gặp trường hợp này, hãy cố gắng duy trì tầm nhìn toàn cầu về những gì đang xảy ra.

Vì hầu hết các lỗi trong hiệu suất của một công việc là do giao tiếp kém, hãy cố gắng trở thành tiếng nói khách quan của nhóm. Ngoài ra, trong nhiều dịp, bạn sẽ tham gia vào các cuộc thảo luận nhóm. Nếu bạn là người quan sát, bạn sẽ biết cách xác định nguyên nhân của cuộc xung đột để giải quyết nó.

4-Nghe trước khi nói

Liên quan chặt chẽ đến điểm trước chúng ta thấy hiện tượng này. Chắc chắn bạn sẽ có thể xác định một số tình huống giao tiếp trong cuộc sống của bạn, trong đó bạn đã thấy mình bảo vệ vị trí của mình với mặt sau của thanh kiếm của bạn.

Đối tượng quan trọng hơn được đối xử trong một cuộc trò chuyện đối với chúng ta, chúng ta sẽ càng cố gắng cân nhắc ý kiến ​​của mình.

Điều này có thể khiến chúng ta không lắng nghe và độc quyền diễn ngôn, hoặc thậm chí đối đầu với nhau vì sự phổ biến của quan điểm của chúng tôi. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, quan điểm của bạn và của người khác không trái ngược như lúc đầu.

Do đó, chiến lược tốt nhất để tránh thấy mình trong những tình huống không thoải mái khiến chúng ta nhớ cuộc trò chuyện là một thất bại, là lắng nghe trước khi nói và cố gắng đóng góp những cuộc tranh luận ngắn nhưng có nhiều thông tin theo cách quyết đoán.

5-Công việc quyết đoán

Là một điểm giữa giữa sự thụ động và tích cực trong diễn ngôn giao tiếp của chúng tôi, chúng tôi tìm thấy sự quyết đoán. Thuật ngữ này, mặc dù đến từ tiếng Latin (khẳng định tính chắc chắn của một thứ), đã được mô tả lần đầu tiên chi tiết bởi Wolpe và Lazarus vào năm 1958.

Sự quyết đoán bao gồm khẳng định và tôn trọng bản thân, nói những gì chúng ta nghĩ và nghĩ mà không sợ bị trả thù, nhưng luôn làm như vậy với sự tao nhã và từ vị trí tôn trọng tối đa.

Tôi nên làm gì để quyết đoán?

  • Luôn luôn nói sự thật cho dù đó là tích cực hay tiêu cực đối với người đối thoại của bạn, mà không đối xử với anh ta bằng sự khinh miệt hoặc gửi tin nhắn gây tổn thương. Sự quyết đoán ngụ ý sự tao nhã và tôn trọng người khác.
  • Gửi tin nhắn của bạn rõ ràng, chính xác, nhanh chóng và mạnh mẽ. Giao tiếp quyết đoán không có nghĩa là do dự. Khi nói đến giao tiếp hiệu quả, luôn luôn ít hơn.
  • Nói về những gì bạn biết, không bao giờ dựa vào những suy đoán hoặc nhận thức đơn thuần. Tại sao? Nếu uy tín của bạn như một nguồn thông tin bị giảm đi, rất có khả năng người đối thoại của bạn sẽ lợi dụng để "ăn" các lập luận của bạn, bước vào một vòng tròn giao tiếp phòng thủ tích cực.
  • Mời đối thoại, đặt câu hỏi và yêu cầu tham gia.
  • Lắng nghe tích cực để người đối thoại của bạn. Lắng nghe tích cực là một khía cạnh giao tiếp chủ yếu là phi ngôn ngữ3. Biểu cảm khuôn mặt và cử chỉ xác nhận của bạn sẽ cho biết ý kiến ​​của bạn mà không cần bạn nói. Đây là một cách tuyệt vời để tiết kiệm từ ngữ và thể hiện bản thân trong khi bạn lắng nghe. Ngoài ra, bạn sẽ khuyến khích động lực giao tiếp lớn hơn và quan tâm đến bạn như một người để chia sẻ quan điểm.

6-Có thái độ tích cực

Mỗi hành động giao tiếp giữa con người đều chứa hai thành phần này..

Thái độ xuất phát từ niềm tin, cảm xúc và ý định của chúng tôi. Nhà tâm lý học Allport định nghĩa chúng là những khuynh hướng tinh thần và thần kinh được tổ chức từ kinh nghiệm tạo ra ảnh hưởng trực tiếp hoặc năng động đến phản ứng của cá nhân đối với tất cả các đối tượng và tất cả các tình huống tương ứng với chúng..

Nếu chúng ta phân tích định nghĩa này, chúng ta thấy rằng trong một hành động giao tiếp, thái độ của chúng ta cũng quan trọng như hành vi của chúng ta. Trong mỗi trao đổi giao tiếp, thái độ của chúng tôi sẽ luôn luôn có mặt, cung cấp thông tin cho người đối thoại của chúng tôi.

Khi tôi nói về thái độ, tôi có nghĩa là cả những người chúng ta dành cho chúng ta và những người chúng ta đối với người khác, và cả hai loại thái độ đều có tầm quan trọng nhất

Nếu thái độ của bạn đối với bản thân là tiêu cực (ít quan tâm đến bản thân), điều này sẽ được phản ánh trong cách giao tiếp của bạn, khiến công việc trở nên khó khăn hơn nhiều.

Theo cách nào? Một người không được coi trọng và muốn đủ, sẽ gây ra ảnh hưởng tương tự đối với người đối thoại của bạn và uy tín của bạn sẽ bị giảm.

Ngược lại, nếu bạn duy trì thái độ tích cực với bản thân, bạn sẽ nhanh chóng thấy rằng những người khác sẽ có hứng thú hơn khi nghe ý kiến ​​của bạn và chấp nhận lập luận của bạn.

7-Thích nghi với người đối thoại của bạn

Mọi thứ giao tiếp: bạn, người đối thoại của bạn, chủ đề, khoảnh khắc, địa điểm và cách.

Tùy thuộc vào những gì cuộc trò chuyện nên bối cảnh phải được điều chỉnh. Do đó, một cuộc trò chuyện trong công việc không giống như một cuộc trò chuyện với bạn bè hoặc gia đình.

Dù sao, khía cạnh quan trọng nhất là người mà bạn giao tiếp. Theo hướng này, Einstein nói: "Bạn không hiểu điều gì trừ khi bạn có thể giải thích nó với bà của bạn".

8-Đồng cảm: suy nghĩ của người đối thoại của tôi là gì??

Bạn có thể hỏi câu hỏi này rất thường xuyên khi bạn có một cuộc trò chuyện. Nếu vậy, rất tốt. Đồng cảm là khả năng nhận thức suy nghĩ, cảm xúc, cảm xúc và ý định của người khác.

Bạn càng biết nhiều về một người, bạn càng có thể đồng cảm với họ và bạn càng quen với việc diễn giải những gì người kia có thể cảm nhận hoặc suy nghĩ, khả năng của bạn sẽ tốt hơn.

Nếu người đối thoại của bạn cảm thấy rằng bạn đồng cảm với anh ta, anh ta sẽ cảm thấy thích thú và có động lực hơn bởi cuộc trò chuyện của bạn. Đây là lý do tại sao sự đồng cảm là một công cụ giao tiếp mạnh mẽ. Thú vị cho người khác, bạn sẽ nhận được lãi.

Tôi có thể làm gì để thể hiện sự đồng cảm trong một cuộc trò chuyện?

  • Hỏi anh ấy nếu ấn tượng của bạn là chính xác. Trong cuộc trò chuyện, hãy cố gắng đoán người khác có thể nghĩ gì và cảm thấy gì. Khi bạn có một ý tưởng sơ bộ, hãy hỏi nó một cách gián tiếp bằng cách sử dụng các biểu thức như "Có vẻ như .... Tôi có đúng không? "Hoặc" Tôi có ấn tượng rằng ... ". Dựa trên câu trả lời bạn nhận được, bạn sẽ nhận được các phím để diễn giải các tín hiệu của người đó nói riêng.
  • Hãy chú ý đến vẻ ngoài của người đối thoại của bạn: Không phải là vô ích mà người ta nói rằng đôi mắt là tấm gương của tâm hồn. Cái nhìn của một người sẽ cho bạn biết cảm giác như thế nào.
  • Đối ứng cảm xúc: Nếu những gì bạn muốn là dành cho người mà bạn nói để thể hiện cảm xúc của họ, bạn bắt đầu bằng cách làm tương tự. Rất có khả năng người khác sẽ thích nghi với mức độ biểu hiện của bạn.

Liên quan chặt chẽ đến sự đồng cảm là khái niệm về giao tiếp đạo đức. Điều này đề cập đến việc xem xét sức khỏe của người mà bạn tương tác, thể hiện sự nhạy cảm của bạn đối với cảm xúc và niềm tin của họ..

Nếu một người cảm thấy được thấu hiểu, anh ta sẽ cởi mở hơn khi lắng nghe bạn và bày tỏ với bạn những gì anh ta thực sự cảm thấy

9-Quan sát và lắng nghe tích cực

Khi chúng ta giao tiếp, tất cả các giác quan của chúng ta có thể cung cấp cho chúng ta thông tin có giá trị cao. Bằng cách sử dụng ý nghĩa của việc nghe là ưu tiên, chúng tôi chỉ nhận được 45% tổng số thông tin được truyền bởi người đối thoại của chúng tôi: giai điệu của giọng nói, âm lượng, nhịp điệu và nội dung.

55% thông tin giao tiếp khác có thể được cảm nhận thông qua ý nghĩa của thị giác3 nhưng, để làm điều này, chúng ta phải tập luyện và làm quen với việc nắm bắt các phím này: biểu cảm, cử chỉ, vị trí, nhịp thở, khoảng cách, v.v..

Khi chúng ta lắng nghe người đối thoại, chúng ta phải làm quen với việc tích cực, nghĩa là trích xuất thông tin tối đa từ các kích thích được nắm bắt: suy nghĩ, tạo ra các liên kết và diễn giải, v.v. Ngoài ra, một công cụ tốt để thúc đẩy bạn đi kèm với bài phát biểu của mình là tạo ra những xác nhận nhỏ bằng lời nói hoặc cử chỉ.

10 mắt với những thay đổi giao tiếp

Một trong những cách tốt nhất để học cách giao tiếp hiệu quả là sửa chữa bản thân và khắc phục sai lầm của chúng tôi. Có một số thay đổi giao tiếp xảy ra với tần suất cao trong tất cả các trao đổi giao tiếp:

  • Biến dạng: bao gồm việc diễn giải theo cách một phần hoặc chủ quan thông tin được truyền bởi người đối thoại của chúng tôi. Khi chúng ta lắng nghe, chúng ta phải đặt mình vào khung tham chiếu của người nói và cố gắng cô lập chúng ta, dựa trên kinh nghiệm và học tập của chúng ta. Mỗi người là một thế giới..
  • Bỏ sót: cho rằng khả năng chú ý của con người bị hạn chế, chúng ta thường mất một phần thông tin được truyền bởi người đối thoại. Điều này có thể làm nản lòng và làm nản lòng người bạn nói chuyện. Cố gắng điều chỉnh sự chú ý của bạn để đảm bảo bạn nhớ các thông tin quan trọng và lọc ít liên quan nhất. Để biết điều gì là quan trọng, chúng ta phải nhìn vào ngôn ngữ phi ngôn ngữ của người đối thoại, điều này sẽ nhấn mạnh rằng với nội dung cảm xúc lớn hơn.
  • Tổng quát hóa: sự thay đổi này, trái với những thay đổi trước đó, đề cập đến các thông điệp giao tiếp của bạn để đáp lại những thông điệp của người đối thoại của bạn. Chúng ta có xu hướng khái quát hóa một tình huống cụ thể thành "luôn luôn, không bao giờ, mọi thứ, không có gì, v.v." Cố gắng tránh sử dụng các biểu thức này bằng cách khái quát các trường hợp cụ thể mà người bạn đang nói chuyện truyền đến bạn. Tại sao? Điều này sẽ gây ra cảm giác khó hiểu trong người đối thoại của bạn, điều này sẽ dẫn đến sự từ chối và thất vọng đối với bạn.

Và bạn làm gì để thiết lập giao tiếp hiệu quả với người khác? Kinh nghiệm của bạn sẽ giúp chúng tôi có ý kiến ​​và độc giả khác. Cảm ơn!

Tài liệu tham khảo

  1. Miller, J.G. (1984). Văn hóa và sự phát triển của giải thích xã hội hàng ngày. Tạp chí tính cách và tâm lý xã hội, 46, 961-978.
  2. Kelley, H.H. (1971). Ghi công trong tương tác xã hội. New York: Báo chí học tập chung.
  3. Mehrabian, Albert (1969): "
    Một số tài liệu tham khảo và biện pháp của hành vi phi ngôn từ ". Phương pháp và dụng cụ nghiên cứu hành vi, 1, 203-207.
  4. Tập đoàn Xlibris. (2008). Kỹ năng giao tiếp hiệu quả: Nền tảng cho sự thay đổi.
  5. Phòng, H.E. (2001). Kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho các chuyên gia khoa học và kỹ thuật. Sách cơ bản.