7 chức năng của một trợ lý hành chính chính

các chức năng của một trợ lý hành chính chúng là các nhiệm vụ hỗ trợ và đệm cho các hoạt động bình thường mà một công ty phát triển. Do đó, chúng là nền tảng cho một hoạt động hiệu quả như nhau.

Các hoạt động này thường thay đổi theo lĩnh vực kinh doanh của công ty mà họ làm việc. Ví dụ, trong các văn phòng chuyên ngành như các công ty luật, người tham dự thường được đào tạo cụ thể để thực hiện các hoạt động nhất định.

Tuy nhiên, có những chức năng chung cho tất cả các lĩnh vực, thông thường, xoay quanh việc phân phối và quản lý thông tin trong văn phòng. Điều này bao gồm quản lý tài liệu, tài liệu lưu trữ và tổ chức các sự kiện.

Nhưng những hoạt động này có thể trở nên rộng hơn nhiều. Đôi khi các trợ lý hành chính cũng phải xử lý thông tin kế toán và thậm chí đảm bảo chức năng của các nguồn lực công nghệ của công ty.

7 chức năng chính của trợ lý hành chính

1- Quản lý tài liệu

Một trong những chức năng chính của trợ lý hành chính là giúp các thành viên của văn phòng quản lý tài liệu và tập tin.

Thông thường nhiệm vụ này liên quan đến việc lưu trữ, tổ chức và quản trị tập tin.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cũng có thể cần phải viết, chỉnh sửa và xem lại tài liệu.

Ở một số công ty, họ thậm chí còn được yêu cầu đọc chính tả các chữ cái hoặc ghi chú và ghi lại biên bản các cuộc họp diễn ra.

Trong một số trường hợp, ví dụ khi làm việc với một công ty luật, cần phải đào tạo chuyên môn để thực hiện các chức năng này: trợ lý hành chính phải hiểu thuật ngữ và thủ tục pháp lý.

Mặt khác, trợ lý hành chính làm việc trong lĩnh vực y học cần có kiến ​​thức khác nhau. Họ phải được đào tạo cần thiết để đối phó với bệnh nhân và đọc các báo cáo y tế.

2- Kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc lập kế hoạch cho các sự kiện văn phòng cũng thường là trách nhiệm của trợ lý hành chính. Quy mô của trách nhiệm này có thể thay đổi theo quy mô của công ty.

Một sự kiện có thể chỉ đơn giản là một cuộc họp hoặc một bữa ăn trưa kinh doanh, nhưng nó cũng có thể là một đại hội hoặc một bữa tiệc kinh doanh lớn hơn.

Trong cả hai trường hợp, trợ lý phải quản lý tất cả các tiêu chí liên quan đến sự kiện.

Điều này bao gồm liên hệ với các nhà cung cấp, đặt phòng, lựa chọn thực đơn và trang trí. Nhưng nó cũng bao gồm liên hệ, mời và xác nhận người tham dự, người nói và người nói trong trường hợp cần thiết.

3- Quan tâm trực tiếp đến người dùng và khách truy cập

Chú ý đến người dùng thường là một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất đối với trợ lý hành chính. Đối tượng mà sự chú ý được tập trung luôn phụ thuộc vào quy mô của công ty và định hướng kinh doanh của công ty.

Trong trường hợp các công ty nhỏ trực tiếp phục vụ công chúng, có thể trợ lý hành chính nên tiếp khách.

Khi điều này xảy ra, công việc của họ là nhằm hướng dẫn và hỗ trợ họ trong suốt thời gian họ ở tại các cơ sở của công ty.

Trong các công ty lớn hơn, trợ lý hành chính phải tham dự các khách truy cập khác với tư cách là đối tác hoặc nhà cung cấp lớn.

Trong trường hợp này, nhiệm vụ của họ sẽ là hướng dẫn họ hoàn thành chương trình nghị sự và các cuộc họp với ban quản lý hoặc các lĩnh vực khác của công ty.

4- Hỗ trợ qua điện thoại và ảo

Điện thoại và sự chú ý ảo được bao gồm trong danh mục hỗ trợ người dùng. Trong trường hợp hỗ trợ qua điện thoại, định hướng của khách hàng và đối tác được bao gồm, cũng như tổ chức và quản lý chương trình nghị sự.

Khi được chú ý ảo, các tác vụ phụ thuộc vào các kênh do công ty cung cấp cho dịch vụ khách hàng hoặc quản lý thông tin.

Trong một số trường hợp, đó là về việc quản lý email, trả lời, chuyển tiếp hoặc lưu trữ thư khi cần thiết.

Trong các trường hợp khác, khi các kênh liên lạc ảo đa dạng hơn, các tác vụ khác có thể được đưa vào, chẳng hạn như chú ý đến công chúng thông qua hệ thống trò chuyện hoặc thậm chí trả lời các câu hỏi thông qua mạng xã hội của công ty..

Trong các công ty lớn, thông thường có nhân sự đặc biệt tập trung vào sự chú ý của các kênh truyền thông này. Khi các công ty còn nhỏ, nhiệm vụ này thường được giao cho các trợ lý hành chính.

5- Quản lý chương trình nghị sự

Việc quản lý chương trình nghị sự thường là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của trợ lý hành chính.

Trách nhiệm này bao gồm nhận các yêu cầu cho các cuộc hẹn và cuộc họp qua điện thoại, trực tiếp hoặc trực tuyến và sắp xếp chúng trong chương trình nghị sự theo các tiêu chí đã xác định.

Nó cũng bao gồm các cuộc họp lên lịch trong và ngoài công ty, ăn trưa và đi công tác.

Trong những trường hợp sau này, trách nhiệm của người trợ lý là đặt các chuyến bay, khách sạn, nhà hàng hoặc phòng họp khi cần thiết..

6- Kế toán

Đôi khi các trợ lý hành chính chịu trách nhiệm theo dõi và ghi lại các chi phí xảy ra trong công ty. Những nhiệm vụ này có thể đơn giản, chẳng hạn như ghi lại các chi phí nhất định trong bảng tính.

Trong một số trường hợp, trợ lý được yêu cầu đào tạo để phát triển các nhiệm vụ phức tạp hơn. Ví dụ: trách nhiệm của bạn có thể bao gồm việc trình bày báo cáo kế toán cho quản lý.

Thông thường điều này phụ thuộc vào quy mô của công ty. Một công ty lớn thường có nhiều vai trò chuyên biệt hơn; trong những thông tin kế toán này được quản lý bởi một người được thuê cho mục đích đó.

Tuy nhiên, một trong những kỹ năng cơ bản cho bất kỳ trợ lý quản trị nào là lĩnh vực phần mềm kế toán văn phòng, chẳng hạn như Microsoft Excel.

7- Quản lý công nghệ

Việc quản lý tài nguyên công nghệ cũng là một phần chức năng của trợ lý hành chính. Theo nghĩa này, trách nhiệm của nó là đảm bảo rằng tất cả các công cụ cần thiết cho hoạt động của công ty hoạt động tốt.

Điều này bao gồm việc tạo các bản sao dự phòng thông tin có trong thiết bị máy tính và cập nhật chống vi-rút, trong số các tác vụ khác.

Mặt khác, nó bao gồm quản trị các thiết bị như máy chiếu và máy tính xách tay.

Nó cũng liên quan đến việc xem xét và bảo trì các thiết bị cần thiết cho sự phát triển bình thường của các hoạt động thuộc trách nhiệm của họ.

Điều này không có nghĩa là trợ lý hành chính nên có kiến ​​thức kỹ thuật. Công việc của nó bao gồm đặc biệt là thuê nhân viên kỹ thuật thực hiện bảo trì thiết bị một cách thường xuyên để tránh thất bại.

Tài liệu tham khảo

1. Bucky, J. (2017). Nhiệm vụ của Thư ký điều hành và Trợ lý hành chính. Lấy từ: thebalance.com
2. Xây dựng nghề nghiệp (2016). Làm việc như một trợ lý hành chính - Một sự lựa chọn tuyệt vời cho các nhà tổng quát. Lấy từ: Careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Trợ lý hành chính y tế làm gì? Lấy từ: rasmussen.edu
4. Học tập.com. (S.F.). Nhiệm vụ của một trợ lý hành chính. Lấy từ: học.com