Chia sẻ:
Tổ chức Ma trận là gì? Các tính năng quan trọng nhất
các tổ chức ma trận Đó là một cấu trúc kinh doanh trong đó nhân viên tham gia vào các dự án cụ thể mà không bỏ qua các chức năng của họ. Các kênh kép được sử dụng: một mặt, hệ thống phân cấp chính; và mặt khác, các chương trình cụ thể.
Nói chung, các chương trình hoặc danh mục đầu tư này đại diện cho các dịch vụ được cung cấp bởi một công ty. Khi nhu cầu của khách hàng và dịch vụ đã được xác định, công ty bắt đầu một dự án trong đó một nhóm đa ngành được thành lập với các nhân viên từ các phòng ban khác nhau để thực hiện.
Một tổ chức kiểu này duy trì cấu trúc bảng lương của nhân viên được nhóm theo các chức năng như trong sơ đồ tổ chức truyền thống, nhưng cũng sẵn sàng thích ứng với những thay đổi và nhu cầu của thị trường để đáp ứng họ nhanh hơn nhiều.
Nói cách khác, nó mang lại những lợi thế về tính linh hoạt và bảo mật cao hơn trong việc kiểm soát cá nhân các dự án để hoàn thành thành công và cũng mang đến cơ hội phát triển và quảng bá trong tổ chức..
Thực tiễn này thúc đẩy sự phân công trách nhiệm, hợp tác và giao tiếp liên ngành, chia sẻ các nguồn lực và kỹ năng và môi trường làm việc năng động..
Tổ chức ma trận đã trở nên phổ biến sau năm 1970 để điều chỉnh hoạt động sản xuất của các công ty để đáp ứng nhanh hơn cho khách hàng.
Các công ty đưa ra quyết định này đã sử dụng để duy trì cấu trúc nội bộ này một cách bí mật để tránh sự bất ổn tài chính có thể xảy ra, cả bởi sự chỉ trích của công ty bảo thủ và bởi sự cạnh tranh của mô hình cấu trúc của nó.
Tám đặc điểm chính
1- Nó cho phép hoạt động dựa trên các dự án
Yếu tố này là yếu tố có thể hiện đại hóa và năng động hóa các cấu trúc tổ chức của hệ thống phân cấp tuyến tính truyền thống, tạo ra cấu trúc linh hoạt và kép của ma trận. Công ty có thể đang làm việc trên một số dự án cùng một lúc mà không ảnh hưởng đến chức năng bộ phận của nó.
Sự ra đời của một dự án được theo sau bởi việc tạo ra một nhóm làm việc với những người có kỹ năng và kiến thức khác nhau. Thiết bị này là tạm thời và được lắp ráp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Thông thường thời gian được lập trình để thực hiện toàn bộ hoặc một phần dự án được thực hiện. Sau khi dự án hoàn thành, các thành viên có thể được chỉ định lại cho các chương trình khác. Công nhân không bao giờ ngừng thuộc về bộ phận ban đầu của họ.
2- Sự năng động của tài năng và tài nguyên
Nhân sự và nguồn lực có trình độ có thể được chia sẻ giữa các bộ phận chức năng và các nhóm dự án. Theo cách này, chúng được sử dụng hiệu quả hơn và cho nhiều đơn vị hơn trong tổ chức.
3- Truyền thông và luồng thông tin miễn phí
Cấu trúc ma trận cho phép nhân viên giao tiếp nhanh hơn bất chấp giới hạn của bộ phận. Điều đó có nghĩa là, thông tin chảy cả về phía tổ chức và về phía các bên.
Các thông tin hữu ích của cùng một dự án không nhất thiết phải được đính kèm; Nó có thể có sẵn cho tất cả mọi người. Điều này ngăn chặn các silo thông tin và tạo ra một môi trường làm việc hợp tác tích hợp tổ chức.
4 - Nó cho phép sự tồn tại của hai nhân vật quản lý cùng một lúc
Mỗi nhóm làm việc mới được chỉ định một người quản lý dự án, người đóng vai trò là người đứng đầu của các thành viên trong nhóm trong dự án. Các chức năng của người phụ trách này không phụ thuộc hoặc đặt trước các nhà quản lý cố định của từng bộ phận.
Vì vậy, đôi khi, một nhân viên có thể có hai ông chủ cùng một lúc. Để hệ thống này không xung đột, điều quan trọng là phải xác định rõ các tham số phân chia thẩm quyền và trách nhiệm giữa cả hai người đứng đầu.
5- Phát triển các nhà quản lý trong tương lai
Việc phân công các nhiệm vụ tạm thời trong các thành viên dự án làm cho tổ chức ma trận trở thành một kịch bản tuyệt vời để đào tạo các nhà quản lý trong tương lai, vì họ dễ xác định hơn trong môi trường làm việc đa ngành.
6- Trọng số của trách nhiệm được ủy thác
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc hoàn thành dự án trong thời gian và ngân sách được thiết lập. Điều này đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ để đảm bảo tuân thủ các chức năng.
Thành công của dự án sẽ phụ thuộc vào việc ra quyết định của người quản lý, bất kể thứ bậc của tổ chức. Phương thức này cũng phân cấp các chức năng và quy trình, nhường chỗ cho một mức độ độc lập hoạt động nhất định trong toàn bộ cấu trúc.
7- Cung cấp phản hồi nhanh hơn và hiệu quả hơn
Việc thành lập các nhóm liên ngành cho một dự án mới có thể diễn ra khá nhanh chóng và có khả năng chương trình sẽ bắt đầu gần như ngay lập tức.
Các dự án dựa trên các dịch vụ và sản phẩm cụ thể mà công ty được sử dụng để cung cấp; sau đó, thời gian phân công nhân sự và bắt đầu công việc là tối thiểu và không yêu cầu phê duyệt quan liêu đối với một chuỗi lệnh tuyến tính.
Điều này cho phép công ty nhanh chóng thích ứng với những gì thị trường yêu cầu, mang lại kết quả chất lượng thỏa đáng trong thời gian ngắn hơn nhiều và bắt đầu một dự án khác ngay lập tức, nếu cần thiết..
Điều này cũng cho phép sự tồn tại của nhiều dự án phát triển song song.
8- Kết thúc một dự án không phải là kết thúc công việc
Khi một dự án đóng cửa hoặc kết thúc, công ty không phải lo lắng về việc di chuyển nhân viên, vì các nhân viên không bao giờ ngừng thuộc về công việc của họ. Điều này giúp giảm chi phí cho công ty.
Ở một số công ty, con số của khoản thanh toán hoặc tiền thưởng đặc biệt cho mỗi dự án được xử lý cho từng thành viên trong nhóm, nhưng họ được trả thù lao độc lập với mức lương thường xuyên của nhân viên.
Ở những người khác, cả vị trí công việc cố định và phân công cho nhóm hoặc dự án là một phần của chức năng việc làm.
Ví dụ về các công ty có tổ chức ma trận
Yến
Công ty đa quốc gia Thụy Sĩ Nestlé là nhà sản xuất thực phẩm lớn nhất thế giới và có hơn 29 thương hiệu đã đăng ký với doanh thu hàng năm hơn 1,1 tỷ đô la. Tập đoàn này hoạt động theo cơ cấu của công ty mẹ.
Tổ chức phi tập trung của Nestlé cho phép các chi nhánh trực thuộc được hưởng độc lập cấp cao.
Mặc dù các quyết định chiến lược lớn được đưa ra ở cấp cao nhất, nhiều hoạt động hàng ngày được giao cho các đơn vị hoặc bộ phận địa phương.
Tập đoàn ABB (ASEA Brown Boveri)
Đây là một tập đoàn đa quốc gia trong ngành công nghiệp tự động hóa (robot, điện và điện tử) mà từ những năm 1980 đã thực hiện một số vụ sáp nhập và mua lại lớn các công ty cho phép tăng trưởng tốt.
Năm 2001, tổ chức ma trận được giới thiệu để tích hợp các hoạt động trên toàn thế giới và phân cấp hoạt động từ trụ sở chính tại Thụy Sĩ..
Điều này đã chứng tỏ thành công, cho phép sự gần gũi hơn với khách hàng và quá trình ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Đây là một trong số ít các công ty lớn có thể thực hiện ma trận cấu trúc. Hoạt động của nó được tổ chức thành bốn bộ phận toàn cầu, đã hình thành các đơn vị kinh doanh cụ thể tập trung vào một lĩnh vực cụ thể của ngành hoặc một danh mục sản phẩm..
Tài liệu tham khảo
- Fahad Usmani (2012). Cơ cấu tổ chức ma trận là gì? Vòng tròn học tập PM. Lấy từ pmstudycircle.com
- F. John Reh (2017). Những thách thức và lợi ích của việc quản lý ma trận tại nơi làm việc. Sự cân bằng. Lấy từ thebalance.com
- R. Schnetler, H. Steyn & P.J. van Staden. Đặc điểm của cấu trúc ma trận và ảnh hưởng của chúng đến thành công dự án (Tài liệu trực tuyến). Đại học Pretoria, Nam Phi - Thư viện điện tử khoa học trực tuyến. Phục hồi từ scielo.org.za
- Stuckenbrüc, L. C. (1979). Các tổ chức ma trận. Quản lý dự án hàng quý, 10 (3), 21-33. Viện quản lý dự án. Lấy từ pmi.org
- Martin Webster. Quản lý ma trận là gì? - Hướng dẫn quản lý ma trận. Tư tưởng lãnh đạo. lãnh đạo
- Dave Mote. Quản lý và cấu trúc ma trận. Tài liệu tham khảo cho doanh nghiệp - Bách khoa toàn thư về kinh doanh, tái bản lần 2. Lấy từ Referenceforbusiness.com
- Tiểu luận, Vương quốc Anh. (2013). Cơ cấu tổ chức Nestle. Tiểu luận Anh. Lấy từ ukessays.com
- ABB. Kinh doanh của chúng tôi Lấy từ new.abb.com